Niezależnie od tego, czy pracujesz, czy w domu, czy w sytuacji towarzyskiej, dobra komunikacja pisemna i ustna ma zasadnicze znaczenie dla szybkiego i jasnego dostarczania informacji. Pomaga uniknąć nieporozumień i zapobiega pomyłkom i stratom czasu. Wraz ze wzrostem wykorzystania technologii w interakcji międzyludzkiej, nasza umiejętność pisania na piśmie, a zwłaszcza werbalna, czasami może na tym ucierpieć. Jednak umiejętności te są tak ważne w naszym codziennym życiu.
Czas to pieniądz
Skuteczne rozdrobnienie jest szczególnie istotne w miejscu pracy, gdzie "czas to pieniądz". Im więcej czasu marnuje się z powodu niewystarczających lub niedokładnych informacji przekazywanych między kolegami, tym więcej pieniędzy traci firma. Na przykład brak szczegółów w krótkim może oznaczać, że projektant musi przerobić cały projekt, podwajając czas potrzebny do wykonania zadania.
Przejrzystość
Przekazując informacje, oczekujesz, że osoba lub osoby, do których się zwracasz, dokładnie rozumieją, o co Ci chodzi. Częściej niż nie, niektóre pomyłki lub błędne interpretacje mogą prowadzić do niedokładnego czytania. Na przykład, jeśli chirurg dał niejasne instrukcje podczas poważnej operacji, konsekwencje mogą być śmiertelne.
Interpretacja
Bez pomocy języka ciała i intonacji wokalnej, aby nas prowadzić, pisemna komunikacja, szczególnie w nieformalnym sensie, jest otwarta na interpretację czytelnika, co może prowadzić do ogromnych nieporozumień. Coraz więcej z nas polega na przesyłaniu wiadomości e-mail, wiadomości tekstowych i komunikatorów internetowych. Ten brak personalizacji oznacza, że musimy dokładnie przemyśleć, w jaki sposób postrzegane będą nasze wiadomości. Chociaż możesz chcieć czegoś żartować, inna osoba może to przeczytać i wziąć to dosłownie. Słaba komunikacja pisemna lub ustna może prowadzić nie tylko do zniekształcenia faktów, ale także do twoich myśli i intencji.
Profesjonalizm
W środowisku zawodowym, im jaśniej i bardziej zwięźle jesteś w swojej pisemnej i werbalnej komunikacji, tym bardziej sprawny będziesz się wydawał. Jeśli list jest źle sformułowany lub jeśli wydajesz pozornie nieplanowaną i chaotyczną prezentację, może się wydawać, że nie potraktowałeś tej sprawy poważnie, a zatem możesz wyglądać na nieprofesjonalną. Poprzez zrozumienie w jak najmniejszej ilości słów i przemawianie z jasnością i projekcją, pokażemy, że jesteś dobrym komunikatorem, który dobrze zna Twój przedmiot.
Pewność siebie
Częścią dobrej komunikacji, szczególnie werbalnej, jest zaufanie do tego, co mówisz. Jeśli wahasz się i mamrocze, gdy mówisz, lub, co gorsza, mówisz coś nieprawdziwego ze względu na udzielenie odpowiedzi na pytanie, to nie skutecznie przekażesz punkt widzenia lub instrukcje. Jeśli nie wydajesz się wierzyć w to, co mówisz, to jak możesz oczekiwać od kogoś innego?
