Zarządzanie zmianą odnosi się do tego, w jaki sposób organizacje wdrażają nowe programy, procesy i inicjatywy. Chociaż zmiana jest konieczna dla firm, może stworzyć opór u pracowników, zwłaszcza w przypadku braku właściwej komunikacji. Skuteczne zarządzanie zmianami ma zatem ogromne znaczenie dla organizacji, a kluczowymi elementami są planowanie i zarządzanie na poziomie osób.
Planowanie
Zbyt wiele organizacji nie może zarządzać zmianą, ponieważ nie angażują się w planowanie, zauważa Kevin Dwyer, założyciel Change Factory, w artykule dla ProjectSmart.co.uk. Zarządzanie zmianami wymaga zrozumienia ryzyka, oszacowania niezbędnych zasobów i planowania sytuacji awaryjnych oraz tego, co musi się stać, zanim zmiana zostanie wprowadzona. Umiejętności i procesy zarządzania projektami, w tym zarządzanie ryzykiem i zasobami, planowanie awaryjne, priorytetyzacja i przegląd, są niezbędne do planowania i komunikowania zmian, mówi Dwyer.
Wpajając wiarę
Drugim kluczowym elementem we wdrażaniu zmian jest zarządzanie zmianami na poziomie ludzi. Ludzie w organizacji przechodzącej zmiany muszą mieć powody, aby sądzić, że zmiana jest konieczna, wyjaśnia Dwyer. Namaluj duży obraz dla osób dotkniętych chorobą, aby pokazać im korzyści dla organizacji po zmianie. Jeśli korzyści płynące ze zmiany zostaną wyraźne, istnieje większa szansa, że ludzie w organizacji zaakceptują nawet trudne zmiany.
Motywacja
Zmotywuj jednostki do zmiany, odpowiadając na pytanie "Co w tym jest dla mnie?" Fred Nichols z Distance Consulting odnosi się do takich apeli do własnego interesu, jak do empiryczno-racjonalnej strategii zarządzania zmianą. Strategia empiryczno-racjonalna zakłada, że ludzie są rozumnymi istotami, które będą podążać za własnym interesem. Możliwości motywacyjne dla większości pracowników obejmują osiągnięcia, uznanie, odpowiedzialność, awans, rozwój osobisty i samą pracę, więc zajmij się tymi obszarami podczas formułowania swojego komunikatu o zmianie.
Powtórzenie
Czas zmian jest dla większości ludzi emocjonalny, dlatego pracownicy muszą być wcześnie i często informowani o wiadomości. Poinformuj ich o ważnej przyczynie, planie zmian oraz o tym, jak plan postępuje w miarę kontynuowania projektu. Upewnij się, że zwracasz uwagę na swoją rolę w zmianie i informuj ich o wczesnych zmianach, aby zwiększyć motywację.
Uczciwość
Zmiana organizacyjna nie powiedzie się bez uczciwej komunikacji. Powiedz pracownikom o wyzwaniach związanych ze zmianą, a także o szansach i sukcesach, i nie wyolbrzymiaj korzyści dla jednostek. Uczciwość w procesie zmian zwiększy wsparcie, sprawiając, że pracownicy uwierzą w to, co im mówisz, zauważa Dwyer.
