List z żądaniem biznesowym może być skutecznym sposobem na żądanie zapłaty, szukania ofert lub szacunków lub uzyskania informacji. Profesjonalnie napisane litery są szczegółowe, szczegółowe i na temat. Dostarczają również wszystkie informacje, które odbiorca musi spełnić, w sposób terminowy i dokładny.
Użyj profesjonalnego formatowania i języka
List z żądaniem biznesowym powinien być napisany na papierze firmowym firmy i pochodzić od osoby lub departamentu składającego wniosek. Na przykład list do potencjalnego kandydata do pracy z prośbą o dodatkowe informacje powinien pochodzić z działu kadr lub menedżera ds. Rekrutacji, natomiast list z prośbą o próbki produktów powinien pochodzić od przełożonego działu zakupów. Śledź tradycyjne formatowanie listów biznesowych i używaj sformalizowanego języka, aby przekazać profesjonalny wizerunek. Na przykład "Dear Ms. Smith."
Przejdź do rzeczy
Napisz otwór, który powie czytelnikowi, czego potrzebujesz od razu. Na przykład: "Twoje konto jest spóźnione o 90 dni i wymaga natychmiastowego działania" lub "Twoje CV jest imponujące i chciałbym zobaczyć listy polecające, a także zapisy z twojej uczelni." Nie zmuszaj odbiorcy do brnięcia zbędne informacje, aby dojść do twojego punktu.
Być specyficznym
Podaj wszystkie informacje, które odbiorca potrzebuje, aby spełnić Twoje żądanie, takie jak numer referencyjny zamówienia zakupu lub numery kont lub kopie umów lub polis. Załączniki referencyjne lub załączniki w treści listu. Na przykład: "Jak widać w załączonej kopii naszej pierwotnej umowy, dostawa produktów jest zaplanowana na pierwszy poniedziałek każdego miesiąca. Jest to prośba o zmianę tej daty na trzeci poniedziałek każdego miesiąca."
Złóż zamówienie
Dokładnie określ, co chcesz robić dalej, aby nie było miejsca na nieporozumienie ze strony odbiorcy. Na przykład: "Twoja faktura musi zostać opłacona w całości do 15 czerwca 2015 r. Lub będziemy zmuszeni do zaprzestania świadczenia usługi." Ułatw sobie przestrzeganie, załączając samodzielnie zaadresowaną kopertę, link do strony opcji płatności za stronę Twojej firmy, etykieta adresowa lub pełny adres pocztowy.
Wyślij prośbę o przesłanie listów
Mimo że to samo podstawowe podejście dotyczy wiadomości e-mail oraz zwykłych listów poczty, należy zauważyć kilka różnic. Użyj logo firmy i podpisu elektronicznego i zachowaj wszystkie inne formalne formalności związane z pisaniem listów biznesowych. Poproś także o pokwitowanie zwrotne, aby zweryfikować, czy odbiorca otrzymał Twoją korespondencję.
Przechowuj rekordy
Wydrukuj kopię listów z prośbą o własne referencje. Jest to szczególnie ważne, jeśli piszesz listy kolekcji. W przypadku, gdy dług musi zostać przekazany agencji windykacyjnej lub pełnomocnikowi, będziesz miał papierowy ślad wskazujący, co zrobiłeś, aby odebrać dług do tej pory.
