Obszar komunikacji biznesowej obejmuje wiele rodzajów listów formalnych. Pismo z zapytaniem, czasami pisane jako "zapytanie", często stanowi pierwszy krok do dalszej komunikacji. Biznes między konsumentem a producentem, między dwoma przedsiębiorstwami lub między pracodawcą a pracownikiem często rozpoczyna się od zapytania jednej ze stron. Komunikacja może również zakończyć się, gdy autor otrzyma początkową odpowiedź.
Wskazówki
-
Ilekroć piszesz do kogoś, aby poprosić o informacje, jest to list z zapytaniem. Możesz ich używać do zajmowania się wszelkiego rodzaju sprawami, takimi jak sponsoring, oferty pracy, sprzedaż, projekty i finansowanie.
Formularz zapytania Podstawowa definicja
A więc, co to jest list z zapytaniem? Gdy dana osoba wymaga konkretnych informacji od innej strony, może rozważyć napisanie listu z zapytaniem. Zasadniczo, ten list stawia pytanie lub prośbę do czytelnika z zamiarem przekonania czytelnika do odpowiedzi. Idealne dochodzenie identyfikuje konkretną osobę zdolną do zapewnienia odpowiedniej odpowiedzi w zwięzły, celowy sposób. Na przykład właściciel firmy księgowej może wysłać zapytanie do kierownika sprzedaży materiałów biurowych, aby poprosić o katalog lub wizytę przedstawiciela handlowego, wyjaśniając, że planuje aktualizację lub przeniesienie swojej firmy.
Podstawowy format
Zapomnij o adresowaniu twojego listu z zapytaniem "Do kogo to może dotyczyć"; zamiast tego, w miarę możliwości, wskaż konkretną osobę kontaktową w nagłówku i pozdrowienie Twojego listu. Na przykład, jeśli piszesz, aby zapytać o staż, zrób trochę pracy domowej, przez telefon lub online, aby określić nazwisko menedżera ds. Zatrudnienia. Standardowy list z zapytaniem ma z grubsza trzy akapity. Pierwszy akapit wskazuje, czego chce autor, np. Informacje o produkcie, otwarciu pracy lub innym żądaniu; na przykład:
Droga Pani Smith,
Jestem studentem (imię i nazwisko), pracującym na kierunku Bachelor of Arts w zakresie opieki nad dziećmi i młodzieżą. Szukając stażu na lato 20XX, znalazłem listę Twoich programów dotyczących możliwości odbycia praktyki (nazwa strony internetowej).
W drugim akapicie wyjaśniono powody, dla których pisarz złożył swoją prośbę czytelnikowi. Wyjaśnij, dlaczego zdecydowałeś się skontaktować z tym konkretnym czytelnikiem i dowiedzieć się, w jaki sposób żądane informacje przyniosą korzyść:
Ponieważ jesteś osobą kontaktową do programu praktyk, piszę o więcej informacji. Docelowo szukam stażystki, aby podnieść swoje umiejętności i doświadczenie w opiece nad zagrożoną młodzieżą. Do tej pory moje zajęcia i doświadczenie obejmują (kursy listy, względna praca wolontariuszy, inne staże).
Ostatni akapit powinien wiązać list z wyrazem wdzięczności za czas i pomoc czytelnika. List zazwyczaj kończy się bezpłatnym zamknięciem, takim jak "Z poważaniem", po którym następuje nazwisko pisarza.
Zaproszeni i Niepożądani
Listy zapytań pochodzą z żądanych lub niezamawianych zapytań. Zamówione pisma z zapytaniem pojawiają się najczęściej, gdy firma reklamuje swój produkt lub usługę w nadziei, że wzbudzi ciekawość potencjalnych klientów. W przypadkach, w których konsument nie może sam zbadać produktu, konsument musi skontaktować się z firmą za pośrednictwem zamówionego listu z zapytaniem. W niezapowiedzianym piśmie z zapytaniem odbiorca nie składa wcześniejszej oferty informacji. Nadawca żąda informacji ze źródła, o którym wierzy, że ma odpowiedź na pytanie, bez zaproszenia do tego ze źródła.
Zamówiony przykład: dotacje i finansowanie
Wiele fundacji lub firm oferujących dotacje woli otrzymywać pismo z zapytaniem przed otrzymaniem pełnej propozycji dotacji. Ten typowy list polecający musi w pełni wyjaśniać Twoją potrzebę finansowania i może przekraczać podstawowy format trzech akapitów, ale nie powinien przekraczać trzech stron. Oprócz podstawowego wprowadzenia, udane zapytanie o dotację lub wniosek o dofinansowanie musi zawierać krótki opis Twojej organizacji, oświadczenie o potrzebie, metodologię, której zamierzasz użyć w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów i wszelkich innych źródeł finansowania. planować skorzystanie z.
Niepożądany przykład: Praktyki i prace
Większość listów z pytaniami o pracę i staże przychodzi w sposób niezamówiony. Rozważ wysyłanie zapytań, gdy podziwiasz firmę i myślisz, że możesz dzielić wzajemnie korzystne stosunki pracy. Rozpocznij swój list, przedstawiając siebie i swoje zainteresowanie zatrudnieniem w swojej firmie. Kontynuacja krótkiego omówienia, w jednym lub dwóch akapitach, informacji o twoich kwalifikacjach oraz o tym, w jaki sposób uważasz, że doświadczenie w firmie czytelnika przyniesie korzyści zarówno Tobie, jak i firmie. Stawianie stopy w drzwiach w towarzystwie, które podziwiasz, zapewnia satysfakcjonujące doświadczenie w praktyce. I kto wie? Jeśli dobrze pasujesz, może to doprowadzić do stabilnej pozycji.
