Wypadki się zdarzają. Czasami wyniki są niewielkie; niektóre wypadki, takie jak wraki pociągów lub samolotów, wycieki chemikaliów lub innych substancji lub wybuchy mogą mieć drastyczne konsekwencje. W wyniku tak poważnego incydentu, społeczeństwo ma prawo wiedzieć, co się stało i co się dzieje, aby naprawić to, co się stało. Departament public relations firmy może dostarczyć mediom wstępne oświadczenie holdingowe, które przedstawia podstawowe fakty dotyczące incydentu i pozwala ludziom wiedzieć, że masz do czynienia z sytuacją. Oświadczenie musi być starannie napisane w jasnym i zwięzłym języku.
Mianować osobę, która sporządzi i / lub przekaże oświadczenie holdingowe mediom. Zazwyczaj firmy zatrudniają pracowników public relations do zajmowania się tymi sprawami. Rozumiem jednak, że media mogą potrzebować informacji od rzeczywistych decydentów w firmie, takich jak właściciel lub dyrektor generalny.
Rozpocznij oświadczenie gospodarstwa, wyrażając troskę o wszelkie ofiary i empatię w tej sytuacji.
Podaj podstawowe fakty dotyczące incydentu. Według SAE Communications, twoje oświadczenie holdingowe powinno odpowiadać na podstawowe pytania o to, co się wydarzyło, kto był zaangażowany, kiedy to się stało, gdzie to się stało i dlaczego tak się stało. Nie połykaj ani nie ignoruj żadnego z tych punktów. Jeśli istnieją fakty, które nie są gotowe do udostępnienia, zazwyczaj można wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy; na przykład chcesz powiadomić rodziny ofiar przed zwolnieniem ich nazwisk. Podobnie możesz odmówić omówienia przyczyny incydentu, dopóki wyniki dochodzenia nie zostaną zakończone.
W większości przypadków poważnego wypadku lub incydentu firmy nie działają samodzielnie, ale współpracują z osobami udzielającymi pierwszej pomocy i innymi organizacjami, zazwyczaj związanymi z rządem. Wspominanie o tych agencjach i typ zaangażowania jest ważną wiadomością, a także pomaga ogólnie złagodzić obawy - większość ludzi jest uspokojona wiedząc, że agencje reagowania kryzysowego są zaangażowane w sytuacjach nadzwyczajnych.
Podaj linię czasu, w której ponownie zajmiesz się mediami i w jaki sposób media mogą skontaktować się z organizacją, aby uzyskać więcej informacji. Wyjaśnij, czy i kiedy kierownictwo firmy, takie jak dyrektor generalny, będzie dostępne, aby odpowiedzieć na pytania i wątpliwości.
Ostrzeżenie
Nie spekuluj i nie prowokuj spekulacji na temat tego, czego nie wiesz, i nie przypisuj winy. Jesienią 2014 r. Pacjent zarażony ebolą został niewłaściwie wypuszczony ze szpitala w Dallas. W swoich pierwszych oświadczeniach szpital obwiniał swoje pielęgniarki o uwolnienie; kiedy dwie pielęgniarki zaangażowane w opiekę nad pacjentem zostały same zainfekowane, szpital zasugerował, że złamali protokół. Szpital odwołał te oskarżenia w obliczu dodatkowych informacji sugerujących, że pielęgniarki nie zrobiły nic złego i że w rzeczywistości personel medyczny był odpowiedzialny za błędy, ale jego reputacja została poważnie nadszarpnięta.
