Firmy i organizacje działają w sposób systematyczny, odzwierciedlający wielkość, cel, etap rozwoju i cele firmy. Wykres organizacyjny lub schemat organizacyjny to wizualna reprezentacja tego wewnętrznego systemu i struktury, które ułatwiają zrozumienie operacji i ról firmy. Ponieważ nie wszystkie organizacje działają w ten sam sposób, istnieją różne typy struktur organizacyjnych, w tym funkcjonalne, macierzowe, dywizjonalne i płaskie. Każdy z tych schematów organizacyjnych firmy ma unikalny wygląd i zapewnia szczegółowy obraz struktury organizacji. Schematy organizacyjne są doskonałym narzędziem do wizualizacji relacji raportowania i ról w zespole w organizacji.
Dlaczego struktura organizacyjna ma znaczenie
Sławny cytat z indeksu Hockey Hall of of Fame Wayne Gretzky mówi, że brakuje nam 100 procent zdjęć, których nie robimy, co w kontekście hokeja, życia i biznesu oznacza, że nie możesz osiągnąć celu, jeśli nie weźmiesz akcja, czyli "strzał". "Wizja i misja firmy mogą być przekonujące, ale bez jasno określonej struktury organizacja nie ma żadnego kierunku, nie ma jednoznacznych celów i celów do podjęcia działań, dlatego brakuje 100% jego możliwości osiągnięcia sukcesu. Na przykład w przypadkowej organizacji pracownicy i departamenty mogą nie rozumieć swojej roli i znaczenia ich wkładu, co może prowadzić do braku morale i wypalenia zawodowego. Kiedy firma wizualnie definiuje swoją strukturę organizacyjną, opisy stanowisk, relacje i role poszczególnych osób i działów są wyjaśnione, a osiągnięcie celów staje się znacznie łatwiejsze.
W miarę rozwoju organizacji wykres struktury organizacyjnej firmy może wymagać modyfikacji w celu odzwierciedlenia zmian w firmie w miarę jej rozwoju. Na przykład, startup może zacząć od wykresu flatarchy, ale gdy nabiorą one rozpędu, przejdź do wykresu dzielonego w miarę rozwoju nowych regionów i sub-marek. Kiedy twoja obecna struktura biznesowa nie pozwala twoim zespołom szybko realizować swoich celów, szukaj wskazówek, aby ocenić, czy reorganizacja twojej struktury przywróci rozpęd i szybciej osiągnie twoje cele.
Rodzaje struktur wykresów organizacyjnych
Wykres struktury organizacyjnej wygląda jak mapa różnych osób i działów w organizacji; biznesowy odpowiednik rodzinnego genogramu, który przedstawia związki między różnymi członkami rodziny. Tak jak rodzinny genogram pomaga nam zrozumieć strukturę rodziny i role ludzi w rodzinie, schemat struktury organizacyjnej pomaga nam zrozumieć role jednostek w firmie.
Są to cztery główne typy struktur wykresów organizacyjnych, które mogą odzwierciedlać bieżące operacje firmy lub pomóc w restrukturyzacji w inny tryb działania:
- Funkcjonalny: Funkcjonalny firmowy schemat organizacyjny przedstawia to, co większość ludzi kojarzy z biurokratycznymi lub hierarchicznymi sposobami działania. Jest to tradycyjna struktura odgórna z C-Suite na górze, a następnie inne kierownictwo wyższego szczebla i średni menedżerowie o największej sile i wpływie w firmie. Na szczycie diagramu znajduje się stosunkowo niewielu pracowników, a coraz więcej pracowników lub działów jest wymienionych w dolnej części diagramu. Im dalej w organizacji, tym mniej energii mają ludzie. Ludzie są podzieleni na działy w zależności od ich funkcji lub umiejętności w firmie. Przykłady organizacji hierarchicznych obejmują wojsko, większość korporacji i zorganizowane religie. Jedną z głównych zalet struktury funkcjonalnej jest zdolność każdego pracownika i działu do skupienia się tylko na tym, co robią najlepiej, bez martwienia się o inne działające części organizacji. Jednocześnie brak komunikacji między działami może spowolnić postęp w kierunku ogólnych celów organizacji, ponieważ prawica często nie ma pojęcia, co robi lewa ręka.
- Matryca: Macierzowy schemat organizacyjny firmy jest podobny do wykresu funkcjonalnej struktury firmy, z wyjątkiem tego, że pracownicy zgłaszają się do co najmniej dwóch przełożonych, w zależności od sytuacji i projektu. Na przykład mogą mieć jednego głównego szefa, ale potem różnych kierowników projektów dla trzech różnych projektów, nad którymi obecnie pracują. Oznacza to, że są oni odpowiedzialni za raportowanie do czterech różnych osób. Chociaż wykres ten pokazuje przede wszystkim relacje odgórne, zobaczysz także poziome linie relacji między ludźmi lub działami na tym samym poziomie, ponieważ ludzie muszą zgłaszać się do siebie w konkretnych projektach. Zaletą systemu matrycowego jest to, że umożliwia łatwą komunikację między działami. Ale wadą struktury macierzy jest to, że pracownicy mogą być zdezorientowani lub przytłoczeni przez konieczność zgłaszania się do tak wielu różnych przełożonych jednocześnie, każdy z własnym stylem zarządzania i wymaganiami.
- Dział (w tym geograficzny): Oddzielny schemat struktury firmy dotyczy dużych firm, które mają pod swoją marką kilka marek lub lokalizacji geograficznych. The Gap jest doskonałym przykładem organizacji wydzielonej. Na przykładowym schemacie organizacyjnym The Gap znajduje się na górze, a następnie marki, którymi zarządzają, są wymienione na drugim poziomie wykresu, w tym The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta i Hill City. Każda z tych sekcji ma następnie swoją strukturę funkcjonalną na schemacie organizacyjnym. Inną firmą, która działa w ten sposób, jest Fabletics, którego nazwa znajduje się u góry wykresu, a następnie podział marek w drugiej linii, w tym JUSTFAB, Shoedazzle i Fabletics and Fabkids, z których każda ma własną strukturę funkcjonalną. Wykresy wydzielone mogą zawierać różne typy struktur organizacyjnych w ramach każdego działu. Podczas gdy jeden dział funkcjonuje ze strukturą funkcjonalną, inny może wykorzystywać strukturę macierzową, zaś nowo rozwijający się podział najlepiej sklasyfikować jako flatarchię. Siłą struktury podziału jest to, że różne działy w ramach tej samej firmy mają moc autonomicznego działania jako organizacje. Komunikacja pomiędzy działami może być jednak trudna, a różnice w polityce i procedurach mogą radykalnie różnić się w poszczególnych działach od jednej dywizji do drugiej.
- Flatarchy: W flatarchii pracownicy są mile widziani, aby wnosić nowe pomysły lub uczestniczyć w zespołach analitycznych, niezależnie od stanowiska. Schemat organizacyjny wciąż przypomina hierarchię, w której są przełożeni, ale superwizorzy i pracownicy mogą być zgrupowani w kategoriach "płaskie zespoły", gdzie idee wszystkich są równie ważne. Firmy takie jak Google, Linkedin i 3M przyjmują swoich pracowników do udziału w grupach innowacyjnych i zapewniają czas na indywidualną kreatywność i projekty, które mogą przynieść korzyści całej organizacji. Zamiast nowych pomysłów z góry na dół, nowe pomysły są mile widziane z miejsca, w którym są generowane w sposób naturalny. Siłą flatarchii jest bogactwo możliwości, które otwierają się dla organizacji, gdy nowe idee nie ograniczają się do umysłów wybranych. Niemniej jednak potrzebne jest silne oświadczenie i deklaracja misji, aby wszyscy byli na tej samej stronie, aby uniknąć realizacji pomysłów w zbyt wielu różnych kierunkach jednocześnie.
Tworzenie schematu struktury organizacji
Gdy zrozumiesz, czy Twoja organizacja działa w oparciu o strukturę funkcjonalną, macierzową, działową lub flatarchiczną, możesz utworzyć schemat struktury organizacyjnej, który odzwierciedla twój tryb działania. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw i Insperity OrgPlus to oprogramowanie oferujące możliwości tworzenia wykresów organizacyjnych, które pozwalają wybrać pożądaną strukturę, a następnie po prostu podłączyć odpowiednie informacje do każdej pozycji, działu lub działu w organizacji. To oprogramowanie automatycznie tworzy wykres, który można wykorzystać do zwiększenia komunikacji i wydajności w organizacji. Dostępne są różne wersje - od darmowych po płatne, z darmowymi wersjami najbardziej odpowiednimi dla mniejszych firm, a płatne bardziej odpowiednie dla większych organizacji lub dla tych, którzy oczekują wysoce zindywidualizowanej grafiki.
Skończony schemat organizacyjny może być pomocny w wyjaśnianiu ról kierownictwu, pomagając pracownikom zrozumieć ścieżki promocji w firmie lub komunikować plany na przyszłość. Niektóre firmy wykorzystują swoje wykresy do podwójnego celu jako katalogu firmowego wraz z numerami telefonów i adresami e-mail.
W czasie transformacji organizacyjnej, tworzenie różnych schematów struktury organizacyjnej może pomóc Ci w przeprowadzeniu burzy mózgów poprzez ocenę każdej struktury i jej korzyści dla Twojej firmy - nieocenionego narzędzia do podejmowania świadomych decyzji w przyszłości.
