Pisanie reklamacji i komunikatów o korektach wymaga przygotowania i planowania przed rozpoczęciem pisania. Pisz z prostego schematu, aby utrzymać porządek. Zdecyduj, co chcesz zrobić dla czytelnika. Na przykład, czy chcesz odzyskać swoje pieniądze, czy chcesz wymienić produkt? List roszczenia jest sposobem na rozwiązanie problemów dotyczących popełnionych błędów i może wymagać dostosowania. Komunikat dostosowujący jest odpowiedzią na list z reklamacją, który został skierowany przeciwko Twojej firmie.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Wpływy kasowe
-
Rachunki
Zgłoś roszczenie
Napisz o istotnych faktach w pierwszym akapicie. Rozpocznij od problemu. Wyjaśnij dokładnie, co się stało i powód, dla którego piszesz list roszczenia.
Wyjaśnij, dlaczego uważasz, że twoje roszczenie powinno zostać przyznane w drugim akapicie. Powiedz czytelnikowi o szczegółach roszczenia i odpowiedzialności prawnej oraz uczciwości. Na przykład produkt nie działał tak, jak sugerowała reklama.
Rozpocznij trzeci akapit, żądając akcji. Poproś o to, czego oczekujesz od czytelnika. Uwzględnij datę, w której spodziewasz się działania. Nie groż, ale wyjaśnij, jakie dodatkowe kroki możesz podjąć, jeśli Twoje żądanie nie zostanie spełnione. Zamknij tekst "Z poważaniem" i podpis nad drukowanym nazwiskiem.
Wiadomość dostosowawcza
Zacznij swój pierwszy akapit od zdania zatwierdzenia. Przekaż najpierw dobrą wiadomość dla klientów i zastosuj się do roszczenia klienta.
Rozpocznij drugi akapit, wyjaśniając błąd. Wyjaśnij przyczynę problemu. Nie przypisuj winy. Skoncentruj się na swoich ciągłych wysiłkach, aby uniknąć błędów i trudności.
Wyraź swoje uznanie dla biznesu klienta w trzecim akapicie. Przeproś, jeśli uważasz, że musisz to zrobić. Jeśli nie możesz zastosować się do wszystkich elementów wnioskowanej korekty, wyjaśnij dlaczego i dodaj wszelkie niezbędne informacje na temat tego, w jaki sposób będziesz odpowiadać na wniosek.
Zamknij list z "Z poważaniem" i wydrukuj i podpisz swoje imię.
Sprawdź swój list, aby upewnić się, że dźwięk jest przyjazny. Staraj się nie zabrzmieć protekcjonalnie lub złośliwie.
Wskazówki
-
Zachowaj kopię listu do swoich zapisów.
Podaj jako załączniki dokumenty, takie jak rachunki, materiały reklamowe lub pokwitowania, które mogą tworzyć kopie zapasowe tego, co piszesz.
