Każda firma musi posiadać metodę rejestrowania, organizowania i analizowania danych finansowych wynikających z codziennych transakcji biznesowych. W wielu przypadkach firmy i korporacje muszą stosować się do ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, które wymagają określonego systemu księgowości i księgowości. Mniejsze firmy potrzebują jednak podstawowych elementów księgowości, aby przygotować się na podatki i śledzić zarobki. Systemy księgowe można konfigurować ręcznie - przy użyciu książek fizycznych - lub za pomocą oprogramowania księgowego do porządkowania i utrzymywania informacji.
Czasopisma
W systemie księgowym czasopisma są pierwszym miejscem, w którym można znaleźć kompletne informacje o transakcji. Dziennik ogólny, używany przez wiele firm, które stosują system księgowy podwójnego zapisu, rejestruje kwoty debetowe i kredytowe dla każdego konta w momencie wystąpienia transakcji. Może również zawierać krótki opis transakcji. Niektóre firmy mogą mieć specjalistyczne czasopisma, z których każda służy do rejestrowania określonego rodzaju transakcji. Na przykład możesz mieć zarówno wypłatę gotówkową, jak i księgę pokwitowań gotówkowych, która rejestruje wpłaty zdeponowane i pisemne oraz środki pieniężne wydane i zdeponowane.Inne czasopisma obejmują dziennik płac, rachunki należne i dzienniki dotyczące należności.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe grupują transakcje według konta i ich wpływ na działalność. Kategorie w księdze rachunkowej mogą obejmować aktywa, zobowiązania, wydatki i przychody. Każda kategoria zawiera sekcje dla każdego z tych typów kont (np. Konta wydatków). Okresowo transakcje z dzienników biznesowych są publikowane lub rejestrowane w księgach. Podstawowy system księgi ma kolekcję "kont T", z których każda ma dwie kolumny, po jednej dla obciążeń i kredytów. Jednak do rejestrowania innych informacji, takich jak saldo bieżące konta, można wykorzystać systemy z trzema lub czterema kolumnami.
Arkusze robocze
Arkusze robocze dają księgowym lub księgowym możliwość analizowania danych i testowania dokładności ksiąg rachunkowych, dzienników i innych zapisów wykorzystywanych do sporządzania sprawozdań finansowych. Jeden taki arkusz, saldo prób, zawiera listę sald wszystkich rachunków w księdze głównej, rekordy dostosowujące pozycje do rachunków i zamyka wszelkie tymczasowe konta. Kiedy "zrównoważony", saldo debetowe musi być równe kredytom, w przeciwnym razie księga zawiera błąd, który należy poprawić. Inne arkusze robocze obejmują arkusze analizy i uzgadniania. Arkusze analizy analizują saldo określonego konta. Arkusze uzgadniania uzgadniają różnice między dwiema lub więcej znanymi kwotami, takimi jak kwota gotówki zapisana na koncie księgi oraz kwota, jaką pokazuje wyciąg bankowy.
Sprawozdania finansowe
Sprawozdania finansowe przekazują istotne informacje o sytuacji finansowej firmy podmiotom zewnętrznym. Większość systemów księgowych wykorzystuje cztery główne sprawozdania finansowe. Bilans zawiera migawkę sytuacji finansowej spółki na konkretną datę, wyszczególniając jej aktywa, zobowiązania i kapitał własny akcjonariusza. Celem rachunku zysków i strat jest pokazanie zysku netto spółki za dany okres. Rachunki przepływów pieniężnych pokazują wzrosty i spadki w gotówce za dany okres, w odniesieniu do działalności gospodarczej, inwestycji i działalności finansowej przedsiębiorstwa. Ponadto zestawienie danych dotyczących kapitału własnego akcjonariusza lub właściciela powoduje zmianę zysków spółki, wykazując takie pozycje, jak zysk netto za dany rok oraz dywidendy wypłacone akcjonariuszom.
