Utworzenie spisu przedmiotów w biurze może być ważne w przypadku kradzieży, pożaru lub klęski żywiołowej. Bez listy będziesz musiał polegać na swojej pamięci, by uwzględnić zawartość biura. Kopię tej listy należy przechowywać poza terenem zakładu i aktualizować w miarę nabywania lub usuwania mebli i sprzętu biurowego. Opcjonalnie można uzupełnić listę zasobów rysunkami lub fotografiami pokazującymi położenie kluczowych obiektów w każdym pokoju.
Meble i akcesoria
Lista mebli biurowych i akcesoriów do pokoju obejmuje biurka, krzesła, lampy, kosze na śmieci, szafki na akta, a nawet zabiegi okienne. Nie należy pomijać przedmiotów dekoracyjnych, takich jak obrazy lub obrazy, elementy wiszące na ścianach, rośliny, ozdobne figurki i lustra. Sprawdź półki składające się na bibliotekę biurową. Niektóre podręczniki mogą być stosunkowo drogie, a ich wartość należy zanotować.
Systemy komputerowe
Sercem większości biur jest dziś jeden lub więcej systemów komputerowych. Systemy składają się z głównej obudowy komputera (procesora), monitorów, drukarek, skanerów, głośników, klawiatur, myszy i wszystkich powiązanych kabli połączeniowych. Nagrywaj dowolne komputery przenośne. Dodatkowe elementy obejmują zasilacze awaryjne do akumulatorów i systemy projekcji wideo. Inwentaryzacja biurowa, która również zawiera informacje o cenie zakupu i dacie zakupu każdej pozycji, niezależnie od tego, czy chodzi o meble, czy komputery, umożliwia wykorzystanie tej listy do określenia kwoty pokrycia potrzebnej do ubezpieczenia zawartości biura. Zapisywanie ceny zakupu i daty jest również przydatne przy wypełnianiu deklaracji podatku dochodowego, ponieważ komputery i inny sprzęt biurowy może być amortyzowany przez kilka lat, a ich cena i data zakupu są potrzebne w obliczeniach. Dołącz także oprogramowanie komputerowe do listy.
Sprzęt do komunikacji
Biura zazwyczaj używają sprzętu elektronicznego do komunikacji, oprócz e-maili za pośrednictwem komputera. Lista zasobów biurowych powinna zawierać kopie i faksy, telefony, dyktafony i domofony. Szerokopasmowe modemy i routery są używane do łączenia komputerów i VoIP (Voice Over Internet Protocol) z usługami komunikacyjnymi. Posiadanie listy zawierającej numery seryjne wszystkich urządzeń elektronicznych i komputerowych będzie cenne w przypadku kradzieży.
Kieszonkowe dzieci
Materiały biurowe "materiały biurowe" są uważane za przedmioty zużyte w trakcie prowadzenia działalności i muszą być okresowo uzupełniane. W tej kategorii znajduje się papier do maszyn kopiujących i drukarek, notebooków i papieru do notebooków, podkładek z wyściółką, datowników i kalendarzy, atramentu i tonera do drukarek i faksów, długopisów i ołówków, markerów, spinaczy do papieru, worków na śmieci, kopert i tym podobnych. Przejście przez sklep z artykułami biurowymi lub szybkie spojrzenie na szafę zaopatrzeniową przypomni o wszelkich dodatkowych elementach dostaw. Dostępne są programy pomocnicze w zarządzaniu i śledzeniu zapasów biurowych oraz mogą informować o wyczerpaniu zapasów i konieczności ich reorganizacji.
