Rachunkowość jest zasadniczym aspektem działalności. Dokładne prowadzenie dokumentacji umożliwia firmie dostarczanie dokładnych raportów finansowych między innymi akcjonariuszom, pożyczkodawcom i urzędowi podatkowemu. Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest poddawana audytowi, czy tylko musi złożyć swoje kwartalne podatki, będziesz potrzebować wykwalifikowanego księgowego po swojej stronie, aby przygotować niezbędne oświadczenia i upewnić się, że podstawowe teorie rachunkowości są spełnione. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, dokładne zrozumienie wielu sposobów spojrzenia na swoje potrzeby finansowe i dobre zrozumienie zasad rachunkowości jest konieczne zarówno dla właścicieli firm, jak i dla księgowych, aby zapewnić, że Twoja przyszłość fiskalna jest chroniona.
Czym jest teoria rachunkowości?
Dla księgowych i właścicieli firm istotne jest zrozumienie podstawowych zasad rachunkowości. Zasady stojące za tymi teoriami stały się z biegiem czasu rzeczywistymi praktykami stosowanymi przez księgowych, aby zapewnić prawidłowe zarządzanie i śledzenie finansów. Istnieje kilka zasad uznanych za część podstawowej teorii rachunkowości, w tym zasadę kosztu, zasadę dopasowania, istotność, konserwatyzm i założenie jednostki monetarnej.
Zasada kosztu: Zasada ta wymaga księgowania aktywów, gdy tylko zostaną nabyte. Mogą one obejmować zarówno proste rzeczy, jak materiały biurowe i sprzęt fabryczny, jak i nowe marki. W zależności od rodzaju zasobów, które rejestrujesz, możliwe, że z czasem stracą na wartości. Jednak powinny one być udokumentowane, gdy je zdobędziesz.
Zasada dopasowania: Zasada ta wymaga, aby wszystkie transakcje związane z określonym rodzajem dochodu były utrzymywane razem i zgłaszane jako jednostka. Zgodnie z teorią zasady dopasowania, wydatki są zawsze wykazywane w tym samym okresie, np. W miesiącu, kwartale lub roku, a powiązany dochód jest rejestrowany. Ta teoria istnieje tylko w memoriałowej metodzie rachunkowości. Na przykład, jeśli Twoja firma ma sprzedawcę, który zarabia 2000 $ w prowizji za pracę wykonaną w styczniu, wydatek na to należy odnotować w styczniu, nawet jeśli nie płacisz pracownikowi do następnego miesiąca. Zasada ta wymaga, aby księgowi byli ostrożni i zawsze zgodni w swojej dokumentacji.
Materialność: Pojęcie istotności stwierdza, że standard rachunkowości można zignorować, o ile wynik netto będzie miał wystarczająco mały wpływ na księgi, że nikt ich nie rozpatrzy, nie zostanie wprowadzony w błąd. Przy ustalaniu, czy dana transakcja jest wystarczająco ważna, należy wziąć pod uwagę ostrożność, ponieważ istotność nie określa w sposób konkretny, które transakcje uznaje się za najbardziej znaczące.
Na przykład, jeśli masz niewielki wydatek, który zostanie rozłożony na okres jednego roku, na przykład opłatę za korzystanie z internetu bezprzewodowego, nie ma znaczenia, czy 240 USD zostanie uwzględnione przy pierwszym podpisaniu umowy, czy w rozbiciu na 20 dolarów 12 miesięcy, które będą miały wpływ. Istotność zmienia się również w zależności od wielkości firmy, ponieważ mniejsze budżety wymagają poświęcenia większej uwagi każdej wydanej ilości, ponieważ stanowią większą część całości. Komisja Papierów Wartościowych i Giełd sugeruje, że nie trzeba uwzględniać elementu zamówienia, który reprezentuje mniej niż 5 procent budżetu, ale wszystko powyżej tej kwoty powinno być.
Konserwatyzm: Zasada ta dotyczy zobowiązań. Aby zapewnić, że Twoja firma utrzyma wystarczającą ilość pieniędzy na rachunkach, które ma na horyzoncie, konserwatyzm wymaga, aby wszystkie zobowiązania i potencjalne zobowiązania zostały zarejestrowane, gdy tylko zostaną spodziewane. W ten sposób firmy mogą planować wydatki, które pojawią się w przyszłości.
Założenia jednostki walutowej: Ta zasada rachunkowości wysokiego szczebla jest odpowiednia dla dużych i globalnych firm. Bierze pod uwagę wartość dolara i to, czy ta wartość może pozostać stała lub zmienić się w czasie. Przewidując potencjalne wahania kursów walut, może pomóc firmom w planowaniu przyszłego rozwoju działalności, rozbudowie zakładów produkcyjnych lub możliwości inwestycyjnych.
Zarządzanie a rachunkowość finansowa
Niektóre rodzaje rachunkowości mogą bardziej koncentrować się na potrzebach menedżerów. Rachunkowość zarządcza jest szczególnie pomocna dla liderów firm, ponieważ księgowi pracują nad przygotowaniem raportów, które pomogą menedżerom w podejmowaniu ważnych decyzji, które pomogą im w przyszłości. Zwykle księgowi zarządcy są dobrze zorientowani w prowadzeniu firmy i dlatego są lepiej przygotowani do udzielania porad właścicielom.
Księgowi finansowi generalnie pracują jednak nad dostarczaniem raportów wskazujących, w jakim stopniu firma jest prowadzona. Oba typy księgowych muszą przestrzegać tych samych złotych zasad rachunkowości, a jeśli pracują dla tej samej firmy, stosują te same zasady rachunkowości ze względu na spójność.
W rachunkowości, jak w większości dziedzin biznesu, rozważenie różnych opcji daje najbardziej skuteczną strategię długowieczności i kondycji finansowej. Profesjonalni księgowi znają wszystkie podstawowe teorie rachunkowości i wiedzą, jak wykonać każdą pracę dla firm, z którymi współpracują. Żadna zasada nie jest koniecznie odpowiednia dla wszystkich firm, a potrzeby organizacji ewoluują w miarę upływu czasu. Częste przewartościowanie podejścia, jakim zajmuje się firma, polega na uwzględnianiu ich rachunkowości i sprawozdawczości finansowej.
Podstawowa wiedza na temat rachunkowości
Księgowość opiera się na czymś, co nazywa się "złotymi regułami", które są serią wytycznych dotyczących śledzenia transakcji finansowych. Bez względu na to, czy stosowana jest zasada rachunkowości, czy księgowy przestrzega strategii finansowej lub zarządzania, ważne jest przestrzeganie tych zasad.
Pierwsza z tych zasad dotyczy podwójnego systemu księgowania, który nakazuje, że każda transakcja musi być odzwierciedlona w co najmniej dwóch kontach. Na przykład, jeśli Twoja firma sprzedała produkty za 5 000 USD, zgodnie z zasadą memoriałową, księgowy zarejestruje transakcję w kategorii przychodów (kredyt) i należności (debetowych) w tej samej wysokości.
Druga złota zasada rachunkowości, używana dla tak zwanych rachunków rzeczywistych, nakazuje, aby zawsze debetować, co przychodzi i uznawać to, co wychodzi. Rachunek rzeczywisty z definicji ma wartość pieniężną i jest własnością przedsiębiorstwa.
Wreszcie, jeśli chodzi o rachunki nominalne, musisz obciążyć wszystkie wydatki i straty oraz zaliczyć wszystkie dochody i zyski. Konta nominalne to te, które dotyczą kapitału, na przykład czynsz, rabaty lub prowizje.
Podstawowe wytyczne i warunki rachunkowości
Jako właściciel małej firmy powinieneś rozumieć podstawowe zasady i wytyczne, abyś mógł upewnić się, że Twój księgowy działa zgodnie z najlepszą praktyką. W każdym przypadku transakcje powinny być udokumentowane natychmiast, wraz z datą, opisem i kontem, które będą zarówno obciążone, jak i zapisane.
Ogólnie mówiąc, transakcje są śledzone w dzienniku. Jeśli prowadzisz dużą firmę lub masz szereg złożonych transakcji, wiele dzienników jest używanych do śledzenia kredytów i obciążeń. Na przykład dziennik wpływów gotówkowych śledzi dochód, a dziennik wypłat gotówki śledzi wydatki. Oczywiście, oprogramowanie księgowe zastąpiło czasopisma fizyczne w większości firm, ale programy wykorzystują te same podstawowe czasopisma księgowe do śledzenia finansów.
Plan kont pokazuje bieżące sumy wszystkich kont Twojej firmy. Należą do nich aktywa, pasywa, kapitał własny właściciela, przychody, koszt sprzedanych towarów, koszty operacyjne i inne rachunki. Jeśli zajmujesz się głównie usługami, a nie sprzedażą produktów, nie będziesz mieć kosztu sprzedanych towarów. Twój księgowy zaleci, które kategorie powinny być używane i uwzględnione w planie kont, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Cztery założenia teorii rachunkowości
Teoria rachunkowości wymaga, aby księgowi pracowali nad czterema założeniami. Pierwsze założenie teorii rachunkowości wymaga, aby firmy zawsze korzystały z oddzielnego konta czekowego i karty kredytowej w przypadku płatności biznesowych. Prowadzenie oddzielnych rachunków osobistych i biznesowych jest nie tylko łatwiejsze dla księgowych w przygotowywaniu sprawozdań finansowych, ale jest również wymogiem ogólnie przyjętych zasad rachunkowości. W związku z tym połączenie dwóch kont może sprawić, że będzie bardziej prawdopodobne, że zostaniesz poddany audytowi.
Drugie założenie teorii rachunkowości zakłada, że firma będzie nadal istniała i nie zbankrutuje. Trzecie założenie zakłada, że sprawozdania finansowe odzwierciedlają kwoty w dolarach, a nie liczby takie jak produkcja jednostkowa. Czwartym założeniem teorii rachunkowości jest to, że sprawozdania finansowe należy przygotowywać co najmniej raz w miesiącu lub raz w roku.
