Aby komunikacja była skuteczna, powinna zawierać siedem kluczowych elementów. Komunikacja jest przetwarzana ustnie lub na piśmie przez odbiorców. Publiczność może składać się z jednej osoby lub tysiąca. Gdy chcesz skutecznie przekazać wiadomość do kogoś lub grupy osób, niezależnie od tego, czy jest to mówione, czy napisane, dołącz te elementy do wiadomości.
Struktura
Proces komunikacji powinien zawierać dobrą strukturę. Ten element komunikacji polega na stworzeniu otworu, ciała i zamknięcia dla przemówień i listów. Otwór informuje publiczność o temacie, ciało to wyjaśnia i zamyka je wszystkie razem.
Przejrzystość
Drugim elementem w procesie komunikacji jest przejrzystość. Przesłanie, które przekazuje mówca, musi być jasne, umożliwiając widzom zrozumienie tematu i jego celu.
Konsystencja
Spójność jest również ważnym elementem komunikacji. Osoba komunikująca wiadomość musi upewnić się, że nie zawiera niespójności, które mogłyby wprowadzić w błąd słuchających.
Średni
Medium odnosi się do sposobu przekazywania wiadomości. Wiadomości są przekazywane na wiele sposobów, w tym przez listy, połączenia telefoniczne, notatki, przemówienia, wiadomości głosowe i transmisje telewizyjne. Wybór odpowiedniego medium do komunikacji ma kluczowe znaczenie i powinien zostać wybrany zgodnie z budżetem i celem. Wybierając medium, określ najlepszy i najbardziej opłacalny sposób na przekazanie wiadomości.
Stosowność
Kolejnym istotnym aspektem komunikacji jest trafność. Sprawdź, czy przekazywany komunikat jest odpowiedni dla odbiorców, którzy go otrzymują. Jeśli komunikat dotyczy statystyk finansowych, upewnij się, że odbiorcy zrozumieją wskaźniki i dane, które prezentujesz.
Prymat i czas odejścia
Publiczność nie zawsze rozumie całą wiadomość, ale może zapamiętać szczegóły tylko od początku i zakończenia wypowiedzi lub rozmowy. Pojęcie to nosi nazwę "prymatu i czasu przeszłego". Kiedy komunikujesz wiadomość, pamiętaj o tym elemencie. Podaj najważniejsze szczegóły, które chciałbyś, aby widzowie zrozumieli na początku i na końcu wiadomości.
Psychologiczna zasada siedmiu plusów lub minus dwa
Według Lee Hopkinsa, autora komunikacji biznesowej, psycholodzy uważają, że ludzie przechowują informacje w swoich mózgach w klastrach. Z tego powodu zasada ta została stworzona i stanowi, że w każdej chwili ludzie mogą pamiętać tylko od pięciu do dziewięciu informacji naraz. Jest to obliczane na podstawie siedmiu i dodawania lub odejmowania dwóch.
