Administrator grantów jest odpowiedzialny za nadzorowanie wniosków o dofinansowanie, monitorowanie funduszy grantowych i upewnianie się, że wszystkie działania dotacyjne są zgodne z umową. Administrator musi znać wszystkie terminy i mierzalne wyniki oraz tworzyć korespondencję, tworzyć raporty i przechowywać zapisy, aby udowodnić, że wszystkie warunki dotacji zostały spełnione. Zbieranie danych, wprowadzanie danych i analizy są częścią procesu. Administracja grantu to działalność zawodowa wymagająca szczególnej uwagi i wiedzy technicznej.
Zorganizować
Zbierz i zorganizuj wniosek o dofinansowanie, wszystkie materiały dodatkowe i kolejną korespondencję związaną z nagrodą. Skorzystaj z sekcji dotacji jako punktu wyjścia do organizacji, z plikiem dla każdego wymiernego wyniku, na przykład. Prześlij wszystkie zebrane dane w ramach wyniku, do którego się odnosi, więc informacje są łatwo dostępne, gdy nadejdzie pora sporządzania raportów miesięcznych lub rocznych. W prawidłową administrację grantu zaangażowanych jest wiele dokumentów, które należy starannie zorganizować.
Identyfikacja i przesłanie wymaganych formularzy w sposób i ramy czasowe określone w umowie. Utworzenie listy kontrolnej i linii czasu na wczesnym etapie procesu pomoże zapewnić zgodność.
Określić i wdrożyć systemy gromadzenia danych niezbędne do spełnienia warunków przyznania dotacji. Każdy wymierny wynik określony w dotacji musi zostać udowodniony za pomocą dokumentacji. Na przykład, jeśli obiecałeś zapisać 50 uczniów, musisz mieć formularze rejestracyjne i arkusze logowania w formie pisemnej.
Monitoruj budżety: Śledź wydatki, aby upewnić się, że zakupy i wydatki są dokonywane zgodnie z pozycjami w budżecie i regularnie publikuj raporty o wydatkach, aby pracownicy wiedzieli, gdzie stoją w odniesieniu do zakupów i ograniczeń budżetowych.
Uzyskanie zgody na zmiany w przyznawaniu dotacji, zgodnie z postanowieniami umowy, wraz z postępem okresu dotacji i wyraźną potrzebą zmian. Wszelkie zmiany w warunkach dotacji muszą być zatwierdzone przez dyrektora generalnego organizacji.
Monitoruj postęp w osiąganiu celów i obiecanych rezultatów i sugeruj zmiany, jeśli nie są one spełniane. Jeśli cele obecności nie są spełniane, na przykład członek personelu odpowiedzialny za rekrutację musi zostać ostrzeżony, aby mógł podjąć działania naprawcze.
Wskazówki
-
Zapisz wynagrodzenie administratora w dotacji jako pozycję w budżecie. Jeśli administrator obsługuje więcej niż jedną akceptację, zapisz je jako procent czasu potrzebnego do administrowania każdą dotacją.
Ostrzeżenie
Nie popełniaj błędu polegającego na oczekiwaniu, że istniejący personel znajdzie czas na zarządzanie sporą dotacją. Przyznanie nagród w wysokości 100 000 USD i więcej wymaga dużo czasu i wiedzy specjalistycznej, aby zapewnić zgodność i zgodność, jeśli masz nadzieję na uzyskanie finansowania w przyszłości.
