Może to być mylące, wiedząc, jakie dokumenty musisz mieć pod ręką, gdy prowadzisz małą firmę. Jeden z tych dokumentów, Formularz Internal Revenue Service W-9 - Wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikat - zawiera ważne informacje potrzebne Tobie i Internal Revenue Service dla firm, niezależnych kontrahentów i osób, którym dokonujesz jakiejkolwiek płatności, w tym pracowników i dostawców w trakcie roku podatkowego.
W-9 Cel
IRS zaleca, abyś zażądał od wszystkich dostawców przesłania W-9, gdy planujesz dokonać płatności na nich w wysokości 600 $ lub więcej, jeśli są to osoby fizyczne lub niezależni wykonawcy, nieruchomości lub część krajowego trustu, spółek partnerskich, korporacji, odpowiedzialność firmy, stowarzyszeń lub organizacji utworzonych w lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych Celem W-9 jest podanie nazwy prawnej i adresu sprzedawcy oraz dokładnego numeru identyfikacyjnego podatnika do celów sprawozdawczości podatkowej na koniec roku na formularzu 1099. Informacje podatkowe na dokumencie mogą mieć formę dokumentu tożsamości pracodawcy, numeru identyfikacyjnego podatnika cudzoziemca będącego rezydentem, a nawet numeru ubezpieczenia społecznego. Dokument musi być opatrzony datą i podpisem przez osobę wymienioną lub przez przedstawiciela osoby prawnej, jeśli jest to firma.
Powiadomienie IRS
Po wysłaniu dokumentów Form-1099, które wskazują płatności dokonane na rzecz dostawców i innych w ciągu roku, w oparciu o zebrane informacje W-9, IRS wyśle ci powiadomienie, jeśli informacje na 1099 nie zgadzają się z jego zapisy. Będziesz musiał zażądać drugiej W-9 od tych dostawców, których informacje są nieprawidłowe. Urząd skarbowy wymaga, aby zachować dokumentację W-9 dla wszystkich osób, którym zapłacono ponad 600 USD w roku podatkowym w ramach standardowych praktyk prowadzenia dokumentacji, na ogół do siedmiu lat. Staraj się regularnie prosić o zaktualizowane W-9 od dostawców, aby zapewnić dokładność lub przynajmniej za każdym razem, gdy rząd zaktualizuje lub zmieni formularz.
