Prowadzenie małej firmy to coś więcej niż tylko wizja i misja. Zrozumienie faktycznego kosztu siły roboczej jest kluczem do osiągnięcia celów i rozwoju firmy na dłuższą metę. Bez ciężko pracujących pracowników Twoja firma nie dostałaby się tam, gdzie idzie, więc dokładnie obliczyć koszt jej zatrudnienia, aby zapewnić długotrwałą stabilność zatrudnienia i ciągły rozwój firmy. Oznacza to coś więcej niż tylko znajomość pensji Twoich pracowników. Uzyskaj dokładną lekturę dotyczącą ogólnego wskaźnika obciążenia pracą, jaki płaci Twoja firma, aby wesprzeć każdego z ważnych członków zespołu.
Co to jest wskaźnik obciążenia?
Wskaźnik obciążenia pracą obejmuje wszystkie koszty związane z Twoim pracownikiem, a nie tylko koszty rzeczywistej płacy. Wielu właścicieli małych firm nie docenia, ile kosztuje utrzymanie pracownika na liście płac i kończy się większymi stratami, niż się spodziewano. Zanim rozważysz zatrudnienie swoich pierwszych pracowników lub nowych pracowników, obliczyć w pełni obciążoną stawkę pracy, w tym koszty takie jak świadczenia, podatki opłacane przez pracodawcę, płatny czas wolny i koszty ogólne.
Na przykład początkowa pensja dla współpracownika w twoim sklepie może wynosić 30 000 $ rocznie, ale błędem byłoby stwierdzenie, że to jest koszt zatrudnienia. Po otrzymaniu zasiłku, podatków, płatnego urlopu i kosztów ogólnych możesz mieć kolejne 20 000 $ wydatków związanych z tym pracownikiem każdego roku. Dodatkowe koszty mogą wyglądać mniej więcej tak:
- Koszty opieki zdrowotnej: 9 800 USD
- Płatny czas wolny: 2500 USD
- Rozwój zawodowy: 2400 $
- Podatki od wynagrodzeń: 2300 USD
- Koszty ogólne: 3000 USD
Po dodaniu tych wydatków łączna kwota 20 000 USD jest uważana za wskaźnik obciążenia pracą. Aby obliczyć dokładną część tego obciążenia, podziel dodatkowe koszty przez roczne wynagrodzenie pracownika. 20 000 USD / 30 000 USD = 0,67 lub 67 procent obciążenia dla tego pracownika.
Ile kosztuje pracownik za godzinę?
Koszt pracownika za godzinę to więcej niż jej wynagrodzenie za godzinę. Jak pokazano powyżej, pracownik, który kosztuje firmę 20 000 USD rocznie, oprócz wynagrodzenia za 30 000 USD, faktycznie kosztuje 50 000 USD rocznie i ma wskaźnik obciążenia równy 67 procent. Jeśli obliczysz stawkę godzinową tego pracownika, dzieląc jej roczne wynagrodzenie w wysokości 30 000 $ przez 2080 godzin możliwej pracy rocznie, to wygląda na to, że koszt zatrudnienia tej osoby to tylko 14,42 USD za godzinę. Jeśli jednak weźmiesz pod uwagę wskaźnik obciążenia i podzielisz pełne 50 000 USD przez 2080 godzin, rzeczywisty koszt godzinny tego pracownika wynosi 24,04 USD. Kiedy jesteś małą firmą próbującą utrzymać się na powierzchni i zwiększyć marże zysku, różnica w wysokości 10 USD za godzinę to wielka sprawa. Obliczając w pełni obciążony koszt pracy na godzinę każdego pracownika, można uniknąć zatrudniania większej liczby pracowników niż firma może sobie pozwolić, aby pozostać rzetelnym pracodawcą dla ludzi, których już posiadasz.
Jak obliczyć obciążenie pracownika?
Chociaż zrozumienie kosztów świadczeń i podatków na pracownika może być dość proste, obliczanie kosztów ogólnych na pracownika może być nieco bardziej skomplikowane. Koszty ogólne na pracownika obejmują takie elementy, jak koszty budowy, utrzymanie, podatki od nieruchomości, usługi komunalne, sprzęt biurowy, materiały biurowe i ubezpieczenia. Gdy obliczysz ogólną sumę dla swojej firmy, podziel ją przez liczbę pracowników na personel. Zobacz ten przykład dla firmy zatrudniającej 43 osoby:
- Koszty budowy: 24 000 USD
- Utrzymanie: 10 000 USD
- Podatki od nieruchomości: 3,500 USD
- Narzędzia: 8 500 USD
- Sprzęt biurowy: 7000 USD
- Materiały biurowe: 4 500 USD
- Ubezpieczenie: 100 000 USD
- Razem: 157,500 USD
- Ogółem na pracownika: 3 663 USD
Należy pamiętać, że liczba ta będzie różnić się w zależności od branży i firmy. Niektóre branże będą wymagać sprzętu bezpieczeństwa dla wszystkich pracowników, mundurów, specjalnych laboratoriów, sal operacyjnych, centrów produkcyjnych i innych. Inne firmy mogą całkowicie wyeliminować kategorie takie jak koszty budowy, podatki od nieruchomości i konserwacja, zwłaszcza firmy cybernetyczne, które nie wymagają centralnych biur. Suma kosztów ogólnych obejmuje wszystkie koszty, które nie są różne dla różnych pracowników i pracowników.
Dokładne obliczanie stopy ciężaru pracy
Wiele małych firm prowadzi własną księgowość, gdy dopiero zaczynają. Dokładność jest ważna w każdym aspekcie rachunkowości, a zwłaszcza przy obliczaniu kosztów utrzymania pracowników. Jeśli przeliczysz te liczby, może to oznaczać konieczność zwolnienia pracowników lub utratę potrzebnych przychodów na rozwój firmy. Przyjęcie dokładnego kosztu obciążenia pracą zależy od posiadania dokładnych danych na temat tego, ile płacisz każdemu pracownikowi, liczby godzin pracy w danym okresie, wydatków podatkowych, ubezpieczenia i kosztów ogólnych. Zakładając, że Twoja firma prowadzi dokładne rejestry dla każdej z tych kategorii, dostępnych jest kilka darmowych kalkulatorów internetowych.
Mimo że dostępne są kalkulatory online pomagające w ustaleniu wskaźnika obciążenia pracą dla pracowników, mogą one nie być całkowicie dokładne. Twoja firma może mieć wyjątkowe wydatki, które kwalifikują się jako część kosztów ogólnych, ubezpieczenia lub podatków. Jeśli zostawisz te liczby z równania, możesz odejść z niedokładnym obrazem tego, ile kosztuje zatrudniać twoją załogę. Rozważ skonsultowanie się z księgowym, który może zajrzeć do twoich książek, złapać martwe punkty i pomóc ci upewnić się, że wszystkie stosowne wydatki są uwzględnione w twoich obliczeniach. W miarę rozwoju małej firmy posiadanie relacji z doświadczonym księgowym jest korzystne nie tylko przy obliczaniu kosztów związanych z obciążeniem pracą, ale także w zakresie podatków, prognozowaniu zysków i kontrolowaniu przepływów pieniężnych.
Zmniejszenie wskaźnika ciężaru pracy
Choć może wydawać się, że nie masz wyboru, jak zapłacić wysoki wskaźnik obciążenia pracą dla swoich pracowników, istnieją sposoby, aby obniżyć koszty, gdy zależy od tego dolnej linii. Obniżenie wskaźnika obciążenia pracą może pozwolić na utrzymanie większej liczby pracowników lub uniknięcie zwalniania cennych członków zespołu. Obniżenie kosztów ogólnych jest jednym ze sposobów zmniejszenia obciążenia pracą. Jeśli masz członków swojego zespołu, którzy pracują z komputera, czy mogą pracować tak wydajnie z domu, jak z biura? Rozważ zaoferowanie pracownikom opcji pracy zdalnej, a następnie zmniejszenia rozmiaru biura. To nie tylko obniża koszty, ale także zmniejsza koszty transportu, jedzenia i profesjonalnej garderoby.
Innym sposobem na obniżenie wskaźnika obciążenia pracą jest ocena podwyżek płac, zmniejszenie obrotów, przekształcenie pełnoetatowych pracowników w czterodniowy tydzień pracy lub zatrudnienie niektórych osób jako niezależnych kontrahentów zamiast pracowników najemnych. Jeśli chodzi o niezależnych kontrahentów, Twoja firma mogłaby prawdopodobnie zapłacić wyższą stawkę za sztukę niezależnemu wykonawcy i nadal utrzymywać niższe obciążenie pracą, ponieważ są one odpowiedzialne za płacenie własnych podatków i świadczeń. Oznacza to, że nie płacisz za swoje ubezpieczenie zdrowotne, podatki od ubezpieczeń społecznych i dni wolne. Dla tych, których utrzymujesz jako wynagradzanych pracowników na liście płac, zastanów się nad ograniczeniem wydatków na rzeczy takie jak podróże, posiłki czy firmowe pojazdy.
Gdy jest to warte Kosztu Wyższego Obciążenia Pracy
Czasami, wyższy koszt obciążenia pracą jest wart ceny. Na przykład, możesz mieć eksperta od elektrowni na liście płac, który jest popyt w twojej dziedzinie. Ma wewnętrzną wiedzę, której nie możesz nigdzie indziej, a jeśli twój konkurent zatrudniłby ją zamiast ciebie, twoja firma straciłaby przewagę. W takim przypadku utrzymanie hojnego pakietu wynagrodzeń i świadczeń jest warte wydatku, ponieważ zwiększa ogólną sumę zysków. Chociaż warto płacić więcej za doskonałość, staraj się, aby najsilniejsi pracownicy uczyli i trenowali innych członków twojej grupy roboczej, aby wszyscy osiągali wyższy poziom wydajności. Zwiększa to wydajność zespołu i marżę zysku oraz sprawia, że nie ponosisz zbyt dużego obciążenia kosztami pracy, aby utrzymać ludzi na liście płac.
