Raporty biznesowe są często umieszczane w trwałych plastikowych oprawkach lub oprawionych za pomocą spiralnego lub grzebieniowego oprawy, aby zapewnić, że będą przechowywane w wielu czytnikach. Format raportu, z którego użytkownicy korzystają w raportach związanych, nazywa się "formatem manuskryptu". Raport w formacie manuskryptu zawiera kilka sekcji: stronę tytułową, list przekazu, spis treści, streszczenie, wstęp, tło problemu lub sytuacji, dyskusja, rozwiązanie, wniosek, cytowane prace i załączniki.
Rozpocznij raport, tworząc stronę tytułową. Stronę tytułową można sformatować na kilka różnych sposobów, ale musi ona zawierać tytuł raportu, nazwisko autora, nazwę odbiorcy i datę.
Utwórz literę przekazu. Chociaż raport może mieć wielu odbiorców, list przekazania jest adresowany do przewodniczącego komisji lub osoby o najwyższym rankingu. Litera przekazu wprowadza zadanie i obejmuje główne punkty. Stanowi to wstępne streszczenie dla odbiorcy raportu.
Napisz treść raportu, zaczynając od wprowadzenia. Wprowadzenie opisuje cel raportu, problem, który omawiasz i zakres problemu. Na przykład, jeśli tematem raportu jest brak parkingu w miejscu pracy, opisałbyś problem z parkowaniem, powód, dla którego Twoja firma musi rozwiązać problem i które parkingi omawiasz.
Utwórz sekcję o nazwie i celu, która omówi wszelkie istotne informacje dodatkowe. Odbiorca raportu może już wiedzieć o tych informacjach, ale uwzględnienie go da reszcie komitetu dokładny przegląd, a także wykazanie się wiedzą na ten temat. Przykład parkowania można omówić z faktem, że partie były odpowiednie, gdy zaczynałeś, ale od czasu fuzji firmy w 2004 roku, nowi pracownicy mieli problemy ze znalezieniem parkingu.
Napisz sekcję, która omawia różne rozwiązania tego problemu. Kierownictwo będzie chciało być informowane o wszystkich możliwych rozwiązaniach lub wszystkich możliwych przyczynach w przypadku raportu analitycznego. Przykryj każde rozwiązanie lub przyczynę w szczegółach i przedstaw dowód dla każdego.
Opisz najlepsze rozwiązanie lub najbardziej prawdopodobną przyczynę. Jeśli jesteś zwolennikiem rozwiązania, podaj budżet i harmonogram rozwiązania, aby kierownictwo miało jasny obraz wszystkich pieniędzy i prac związanych z wdrożeniem rozwiązania. Jeśli opisujesz najbardziej prawdopodobną przyczynę, wyjaśnij, co może zająć, aby rozwiązać problem.
Napisz wniosek podsumowujący raport i ponawia potrzebę wdrożenia najlepszego rozwiązania lub rozwiązania najbardziej prawdopodobnej przyczyny. Podaj informacje o działaniu, takie jak odpowiednie daty spotkania, aby zagłosować na rozwiązanie lub inne informacje dotyczące spotkania.
Utwórz listę cytowanych prac, która zawiera listę wszystkich źródeł. Umożliwi to kierownictwu zapoznanie się z problemem lub weryfikację faktów.
Umieść wszelkie załączniki, takie jak kopia ankiety lub szczegółowy schemat, na końcu raportu.
Utwórz streszczenie po napisaniu treści raportu. Następnie umieść podsumowanie wykonawcze bezpośrednio za spisem treści w raporcie. Streszczenie powinno zawierać około 1/10 długości raportu i powinno stanowić kompleksowy przegląd całego raportu. Celem podsumowania wykonawczego jest przedstawienie dogłębnego podsumowania całego sprawozdania dla komitetu.
Zapisz spis treści na końcu, ale umieść go za listem przekazu. Po zakończeniu wypełniania treści raportu wpisz wszystkie główne nagłówki i podpozycje i umieść je w spisie treści wraz z ich numerem strony.
Zwiąż raport. Jeśli Twój raport zostanie przeczytany tylko raz lub dwa razy, przezroczysta plastikowa pokrywa z przesuwanym segregatorem będzie wyglądać profesjonalnie i będzie wystarczająco wytrzymała do kilku zastosowań. Jeśli Twój raport musi być trwalszy, zanieś go do punktu usługowego i poproś o jego powiązanie. Kopiarnia może umieścić na raporcie wysokiej jakości plastikową osłonę i włożyć na nią oprawę. Spoiwo grzebieniowe to odpowiednia, niedroga opcja, ale wiązanie spiralne będzie najbardziej trwałym i atrakcyjnym wyborem za zaledwie kilka dolarów więcej.
