W miarę upływu czasu może być trudniej wyśledzić absolwentów na zjazdy lub specjalne wydarzenia związane ze szkołą. Stowarzyszenie absolwentów szkół wyższych pomoże w popieraniu poszczególnych wydarzeń z klasy kończącej szkołę, prowadząc aktualną listę wszystkich absolwentów szkół. Zanim możesz zorganizować specjalne wydarzenia i poprosić o darowizny lub składki, potrzebujesz stowarzyszenia zaangażowanego w planowanie i organizację wydarzeń dla absolwentów.
Skontaktuj się z kolegami z klasy w liceum, z którymi nadal utrzymujesz kontakt, aby utworzyć grupę interesu. Po umówieniu się na spotkanie z tą grupą, niech każdy członek grupy komunikuje się z kolegami z klasy, z którymi nadal się kontaktuje, aby ewentualnie dołączyć do grupy.
Spotkaj się z przedstawicielami szkół, aby poinformować ich o rozpoczęciu stowarzyszenia absolwentów szkół średnich. Ustal, czy jest to ogólne stowarzyszenie szkolne dla wszystkich klas absolwentów lub stowarzyszenia poszczególnych absolwentów. Poproś o listę nazwisk i adresów absolwentów z plików szkolnych. To da ci miejsce, w którym możesz zacząć tworzyć listę absolwentów i uruchamiać bazę danych.
Niech każdy członek grupy interesu bierze kilka nazwisk z listy absolwentów, aby zaktualizować informacje kontaktowe dla absolwentów. Niech każda osoba z grupy interesu śledzi członków klasy, kontaktując się z pozostałymi kolegami z klasy, których nadal znają lub komunikują się na stronach mediów społecznościowych lub wyszukując w Internecie dla nich. Zaktualizuj listę absolwentów o aktualne adresy e-mail, informacje o adresie ulicznym lub oba.
Napisz list do absolwentów szkół wyższych, który wyjaśnia plany utworzenia stowarzyszenia absolwentów. Poproś ich o podanie zaktualizowanych informacji kontaktowych. Poproś osoby zainteresowane udziałem w stowarzyszeniach absolwentów o skontaktowanie się z członkami grupy interesów.
Ustal agendę na pierwsze spotkanie stowarzyszenia absolwentów. Program powinien zawierać plany dotyczące rozwoju struktury organizacyjnej stowarzyszenia, takie jak regulamin, deklaracje misji, plan działania, cele, nominacje dla oficerów stowarzyszenia i wybory oraz ewentualne struktury finansowania.
Zwołaj spotkanie osób zainteresowanych udziałem w radzie przywództwa lub radzie stowarzyszeń. Zdecyduj, kiedy zorganizować nominacje i wybory oficerów oraz mechanizm głosowania. Zorganizuj komitet, który będzie odpowiedzialny za opracowanie regulaminu organizacji i innej grupy, aby wymyślić pomysły na działania związane z finansowaniem, takie jak darowizny dla wolontariuszy, roczne opłaty lub sponsoring.
Przeprowadzić wybory oficerskie i sformalizować regulaminy organizacji.
Poproś indywidualnych wolontariuszy o udział w oddzielnych komitetach zajmujących się komunikacją stowarzyszeniową, działaniami związanymi z gromadzeniem funduszy, gromadzeniem składek, jeśli są ustanowione, oraz wydarzeniami związanymi z ponownym spotkaniem.
Zaplanuj terminy posiedzeń komisji i koordynuj nadchodzące posiedzenia zarządu, aby uwzględnić aktualizacje komisji. Na przykład zaplanuj następną datę przywództwa lub spotkania zarządu, czas i miejsce, a także dołącz do porządku obrad prezentację komisji dotyczącą proponowanej struktury należności stowarzyszeniowych i zasugeruj działania mające na celu zbieranie funduszy na przegląd i zatwierdzenie.
