Zarządzanie projektem zasadniczo odnosi się do procesu i powiązanych działań związanych z planowaniem, organizowaniem i kontrolowaniem zasobów w celu osiągnięcia określonych celów. Projekty zazwyczaj ograniczane są przez takie czynniki, jak zakres, budżet i czas, co wymaga od funkcji zarządzania projektem optymalizacji alokacji zasobów i ich właściwej integracji w celu przezwyciężenia tych ograniczeń i osiągnięcia wcześniej określonych celów. Zarządzanie działaniami projektu może być postrzegane jako sekwencja kroków, które należy wykonać, zgodnie z pięcioma fazami definiującymi cykl życia projektu.
Inicjacja
Inicjowanie projektu rozpoczyna cykl życia projektu i obejmuje zmontowanie zespołu kierowanego przez kierownika projektu i dostarczenie przeglądu projektu. Omówienie zazwyczaj obejmuje określenie przyczyny projektu, celów biznesowych i strategii osiągnięcia pożądanych rezultatów. Ponadto podano wstępny zakres, propozycję budżetową, kamienie milowe i datę zakończenia. Ten etap zazwyczaj dotyczy kierowników wyższego szczebla, którzy tworzą uzasadnienie biznesowe dla projektu w oparciu o studium wykonalności i opracowują kartę projektu, która określa wizję projektu, zakres, oczekiwania i plan wdrożenia.
Planowanie
Planowanie wymaga sporządzenia wykresu wszystkich niezbędnych zadań do zakończenia projektu i podania realistycznych terminów realizacji zadań. Faza planowania często wymaga stworzenia planu zarządzania projektem, który poprowadzi zespół. PMP zawiera szczegółowy podział wymaganych umiejętności, oceny ryzyka, zasobów innych niż siły robocze i kamieni milowych dla każdego zadania. Identyfikuje interesariuszy i określa kryteria niezbędne do pomyślnego zakończenia każdego zadania - jak i kiedy zostaną podjęte działania, procedury, których należy przestrzegać, częstotliwość zgłaszania i kanały komunikacji.
Wykonanie
Podczas fazy realizacji planowane rozwiązanie wdrażane jest w celu spełnienia wymagań projektu. Zespół projektowy i niezbędne zasoby są gromadzone i wykorzystywane do tworzenia pożądanych wyników projektu. Jest to faza iteracyjna, która obejmuje rozwiązywanie problemów, testowanie i recenzje w celu spełnienia określonego zestawu wymagań dotyczących produktu. Kierownik projektu nadzoruje właściwą alokację zasobów, aby projekt był realizowany zgodnie z harmonogramem. Utrzymuje również komunikację z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi - członkami zespołu projektowego, kierownictwem wykonawczym i dostawcami - w celu omówienia statusu projektu.
Kontrola
Faza kontrolna obejmuje testowanie i monitorowanie projektów, aby upewnić się, że wykonywane prace są zgodne z planem i spełniają oczekiwania interesariuszy. Celem jest akceptacja projektu przez klienta. Wyniki projektu są stale monitorowane, a jeśli wystąpią jakiekolwiek odchylenia lub klient zażąda określonej zmiany, dane są przekazywane z powrotem do procesów wykonawczych, aby podjąć działania naprawcze. Faza ta jest zakończona, gdy rezultaty - końcowe wyniki projektu - są zatwierdzane przez klienta jako spełniające określone standardy jakości określone w planie.
Zamknięcie
Faza zamknięcia obejmuje zwykle dokumentację projektu - proces, który rozpoczyna się, gdy wyniki są udostępniane przez wykonawcę i formalnie akceptowane przez klienta. Wszystkie istotne materiały są przekazywane, łącznie z dokumentacją projektową, podręcznikami i kodem źródłowym. Wszystkie dokumenty związane z administracją kontraktem są wypełnione, podkreślone podpisanymi dokumentami umowy o przyjęcie. Formalne sprawozdanie z przeglądu projektu, które identyfikuje i ocenia poziom sukcesu projektu, a także krytyczny przegląd wyciągniętych wniosków, jest również udzielany klientowi.
