Dokumentacja jest częścią codziennego życia w świecie gromadzenia danych osobistych, finansowych i ogólnych, dlatego należy przeprowadzać okresowe kontrole metod przetwarzania dokumentów. Audyt pokazuje, jakie środki są wdrażane, metody, które powinny zostać zmienione, oraz sposoby dokonywania takich zmian.
Procedura udzielania zamówień
Organizacja powinna okresowo sprawdzać, czy przestrzegana jest jej procedura dotycząca dokumentów. Audyt może wykazać, czy organizacja posiada obecnie metodę zarządzania dokumentacją, czy wymagane dokumenty są zatwierdzane przez upoważniony personel i jak skutecznie przetwarzane są zmiany dokumentów. Ta część audytu może również pokazać, jak dostępne są dokumenty.
Przechowywanie dokumentów
Dokumenty mogą być przechowywane jako pliki drukowane lub pliki skomputeryzowane. Audyt może pokazać, czy systemy przechowywania rekordów są skonfigurowane zgodnie z potrzebami organizacji. Audyt powinien również wykazać, jak długo trwa przechowywanie dokumentów papierowych i dokumentów skomputeryzowanych. Audyt musi określać, czy dokumenty są utrzymywane w dobrym stanie i chronione przed uszkodzeniem, pogorszeniem jakości lub utratą.
Opis dokumentów
Audyt powinien zweryfikować, w jaki sposób dokumenty są opisane w systemie archiwizacji organizacji. Dokumentacja może być wymieniona według nazwy, numeru lub w formie opisowej. Dokument może mieć krótki, odpowiedni opis, aby ułatwić odnalezienie. Audyt powinien wykazać, czy dokumenty są składane systematycznie według numeru wersji i daty korekty.
