W dzisiejszych czasach każdy może założyć firmę. Najtrudniej jest rozwijać firmę i osiągać szczytową wydajność. Ty i Twój zespół musicie ciągle doskonalić swoje umiejętności, uczyć się nowych rzeczy i poszerzać swoją wiedzę. Bez względu na to, jak dobry jesteś w tym co robisz, zawsze jest miejsce na poprawę. Właśnie tam wkracza filozofia Kaizen. Proces ten, zwany również procesem ciągłego doskonalenia, obejmuje szereg praktyk mających na celu zwiększenie wydajności pracy i produktywności. Może być stosowany we wszystkich dziedzinach życia, nie tylko w biznesie.
Co to jest ciągłe doskonalenie?
Proces ciągłego doskonalenia oparty jest na filozofii japońskiej Kaizen, zgodnie z którą małe pozytywne zmiany mogą przynieść duże rezultaty. To słowo oznacza "_zmień na lepsze "_ W biznesie, odnosi się do działań i praktyk, które mogą poprawić wydajność i działanie organizacji. Perspektywy Kaizen są również wykorzystywane w coachingu życia, psychoterapii, edukacji i innych dziedzinach.
Organizacje próbują udoskonalić swoje procesy od dziesięcioleci. W latach 80. japońskie firmy próbowały wdrażać tradycyjne techniki zarządzania w bardziej efektywny sposób niż zachodnie firmy. Ich międzynarodowy sukces jest żywym dowodem na to, że Kaizen działa i że może przynieść znaczące ulepszenia we wszystkich obszarach działalności. Tak narodziła się ta metodologia.
Firmy na całym świecie korzystają z Kaizen w celu usprawnienia swojej działalności, zidentyfikowania możliwości i zmniejszenia ilości odpadów. Niektórzy realizują to jako nieformalny zestaw wytycznych, podczas gdy inni uważają to za formalną praktykę. Ciągłe doskonalenie jest często stosowane w połączeniu z innymi metodami, takimi jak Scrum, Lean, Six Sigma i Kanban.
W zależności od potrzeb Twojej firmy możesz zastosować tę koncepcję w jednym lub kilku obszarach pracy. Niektóre firmy postrzegają to jako sposób na stworzenie i utrzymanie kultury ciągłego doskonalenia w zakresie badań, obsługi klienta, rozwoju produktu, zarządzania i innych. Inni używają Kaizen, aby zachęcać do pracy zespołowej i rozwijać dynamiczne środowisko pracy.
Ta filozofia może pomóc Twojej firmie rozwijać się i robić więcej w krótszym czasie. Oczekuj lepszej i szybszej pracy, dostarczaj produkty o wyższej jakości i obniżaj koszty w szerokim zakresie towarów, usług i systemów. Pomyśl o Kaizen jako o stopniowym, niekończącym się procesie, który może podnieść wydajność Twojej firmy i jej efektywność, aby mógł osiągnąć swoje cele.
Jeśli wykonasz szybkie wyszukiwanie w Internecie "zasad i praktyk kaizen", "kaizen", "zasad ciągłego doskonalenia" i innych podobnych terminów, otrzymasz tysiące wyników. Ta koncepcja została poddana licznym badaniom i napisano o niej wiele książek. "Tworzenie kultury Kaizen, Kaizen: klucz do sukcesu w Japonii" i "Metody firmy Toyota Kaizen" to tylko kilka z nich.
Zasady doskonalenia procesów Kaizen
Kaizen to zarówno filozofia życia, jak i metoda naukowa, która wykorzystuje organizacyjne przekonania i wartości oraz statystyczną kontrolę jakości w celu usprawnienia procesów pracy. Istnieje kilka zasad usprawniania procesów Kaizen, które różnią się w zależności od źródła. Według niektórych ekspertów obejmują one informacje zwrotne, wydajność i ewolucję; pierwszy to siła napędowa dwóch pozostałych.
Inni eksperci twierdzą, że istnieje pięć, sześć, a nawet 10 zasad usprawniania procesów. Jednak wszyscy mają podobieństwo i mają ten sam cel: ciągłe doskonalenie procesów pracy, usług, produktów i innych kluczowych obszarów firmy. Przyjrzyjmy się najbardziej popularnym zasadom Kaizen i sposobom ich wdrożenia w Twojej organizacji.
Nigdy nie przestawaj ulepszać
Proces doskonalenia trwa i nigdy się nie kończy. Stopniowo wprowadzając niewielkie zmiany, aby zwiększyć przepływ pracy i produktywność, zmniejszysz ryzyko i osiągniesz więcej w dłuższej perspektywie.
Przełomowe ulepszenia wymagają więcej zmian, a zatem wiążą się z wyższymi kosztami i większym ryzykiem. Są również bardziej czasochłonne. Stopniowe, ciągłe ulepszenia, w przeciwieństwie, pozwalają na ciągłe doskonalenie swoich praktyk i osiąganie bardziej wydajnych i dokładnych wyników.
Toyota, na przykład, wykorzystała tę strategię, aby zostać liderem branży. Zamiast podejmować duże projekty, zachęcono pracowników do zidentyfikowania najdrobniejszych problemów, wskazania przyczyn leżących u ich podstaw i podjęcia kroków niezbędnych do ich usunięcia.
Zgodnie z tą filozofią nadmierne skupianie się na procesach i sposobie działania może powstrzymać kreatywność i innowacyjność. Menedżerowie i ich zespoły powinny zamiast tego skupiać się na poprawie. Można tego dokonać, identyfikując możliwości lub problemy, analizując proces i opracowując plan działania.
Następnie należy wdrożyć ten plan lub rozwiązanie, śledzić wyniki i odpowiednio dostosować swoje wysiłki. Jeśli wszystko idzie dobrze, standaryzuj to rozwiązanie i wdrażaj je w całej organizacji, jej procesach i odpowiednich obszarach.
Wielu właścicieli firm wciąż tkwi w starej mentalności "tak zawsze to robiliśmy". Uważają, że tak długo, jak coś działa, nie ma potrzeby, aby go zmienić w jakikolwiek sposób - to zatrzymuje innowacji i poprawy. Jako lider ważne jest, aby każdego dnia kwestionować status quo.
Załóżmy, że Twoi pracownicy od lat używają tego samego oprogramowania do zarządzania zapasami. Czy powtarzasz sobie, że skoro te programy działały dobrze przez tak długi czas, dlaczego wydałeś więcej na najnowsze oprogramowanie? W końcu twoi pracownicy zarabiają na swój czas i wysiłki.
Prawda jest taka, że pracownicy mogą być w stanie zrobić więcej w krótszym czasie, osiągnąć lepsze wyniki i uniknąć kosztownych błędów, przechodząc na nowoczesny program zarządzania zapasami. Będą pracować wydajniej iz większą dokładnością, mniej się stresować i nadążać za stale zmieniającymi się trendami w branży. Nie będą już musieli pisać codziennych raportów i wysyłać wiadomości e-mail tam iz powrotem, sprawdzać błędy ręcznie i spędzać godziny naprawiając wszelkie problemy, które mogą się pojawić.
Pamiętaj, że głównym celem ciągłego doskonalenia jest identyfikacja, redukcja i eliminacja nieoptymalnych procesów. Obejmuje to sposób, w jaki Twoi pracownicy pracują i zarządzają ich codziennymi zadaniami.
Ludzie, Twój Najcenniejszy Zasób
Proces ciągłego doskonalenia obraca się wokół działań zespołowych. Podkreśla fakt, że pracownicy są najcenniejszym zasobem firmy i że ich pomysły są cenne. Zmotywowani pracownicy są dumni ze swojej pracy, starają się jak najlepiej i mają satysfakcję z osiągnięć.
W ankiecie z 2015 r. 17 procent pracowników w USA stwierdziło, że zostali aktywnie zwolnieni. Ponad połowa zgłosiła, że nie jest zaręczona. Tylko 32 procent respondentów było zatrudnionych w miejscu pracy.
Zaangażowani pracownicy mają większe szanse na innowacje i wypróbowanie nowych procesów. Mają też tendencję do pozostawania dłużej w firmie i wydajniejszej pracy. Metoda Kaizen aktywizuje ludzi i stymuluje ich kreatywność, co może poprawić wyniki finansowe Twojej organizacji.
Zmierz wyniki
Z systemem oceny trudno jest powiedzieć, jak dobry jest proces. Nie wystarczy dokonać drobnych zmian i skupić się na poprawie. Musisz również zmierzyć wyniki swoich wysiłków i odpowiednio dostosować swoje operacje.
Użyj danych, aby określić, co działa, a co nie. Jeśli twoje wysiłki się powiodły, zastosuj je na szerszą skalę i kontynuuj śledzenie wyników. W momencie, w którym coś przestanie działać tak, jak powinno, musisz zacząć wszystko od nowa. Zidentyfikuj podstawową przyczynę problemu, przeprowadź burzę mózgów i wdrażaj rozwiązania na małą skalę, a następnie dokonaj oceny wydajności i skuteczności każdego procesu.
Ciągłe doskonalenie działa najlepiej w organizacjach o długoterminowych celach. Umocuj wszystkich do udziału w tym procesie, od zarządzania do działu HR i działów sprzedaży. Zachęć swoich pracowników do dzielenia się pomysłami i proponowania zmian. Porzuć perfekcjonizm i kontynuuj poszukiwania obszarów, które można poprawić.
