Lista kontrolna kontroli wewnętrznej dla osób podpisujących czek różnią się w zależności od organizacji. Każda firma musi ustalić solidny plan zarządzania ryzykiem, aby wyeliminować możliwość nieuczciwości i zapobiec oszustwom. W przypadku niektórych podmiotów proces rozpoczyna się od zamówienia czeków i zakresów od magazynu kontrolnego do wymagania dla dwóch sygnatariuszy lub specjalnego zatwierdzenia dla kontroli przekraczających określoną kwotę. Okresowo przeglądaj zasady, aby upewnić się, że obejmują najlepsze praktyki.
Pisemna polityka
Umieść na piśmie wewnętrzne zasady lub kontrole, które określają kontrole organizacji w zakresie kontroli od zamówienia i od otrzymania do faktycznego podpisania. Narzędzia do projektowania składające się z dokumentów i zapisów do rejestrowania wszystkich transakcji i zdarzeń sprawdzających. Upewnij się, że obiekt ma odpowiednią pamięć masową, a programy komputerowe mają odpowiednie zabezpieczenia autoryzacyjne.
Pusty czek
Wiele organizacji ma osoby lub opiekunów, którzy są odpowiedzialni za przechowywanie arkusza kontrolnego w celu sprawdzenia zapasów. Proces ten może obejmować następujące etapy: rejestrację daty dostawy pustych kontroli i wskazanie kolejności otrzymanych kontroli. Wpisz brakujące numery kontrolne na arkuszu kontrolnym. Osoba, która otrzymuje partię czeków zerowych, musi podpisać datę i datę każdej wysyłki. Ponadto zapisz datę i kolejność nieużywanych czeków zwróconych do magazynu. Zweryfikuj wystawioną ostatnią kontrolę; zapewnia to utrzymanie nienaruszonej sekwencji kontrolnej.
Niezależne kontrole i salda
Niezależne kontrole i salda stanowią najlepszą praktykę, jeśli chodzi o kontrole wewnętrzne dla osób podpisujących czek. Obejmuje to zapewnienie, że kwoty kontroli, uzgodnienia mają prawidłowe kwoty, w tym kontrole urzędnicze, porównywanie aktywów z zarejestrowaną odpowiedzialnością, skomputeryzowane kontrole. Ponadto, przejrzyj zarządzanie raportami księgowymi, takimi jak raporty bilansu wiekowego i inne automatyczne raporty.
Recenzje administracyjne
Czasami organizacja może nie być w stanie podzielić zadań; w takim przypadku administrator powinien przeprowadzić rutynowe przeglądy, aby zapewnić integralność procesu sprawdzania pisowni. Podpisuj tylko kontrole z odpowiednią dokumentacją i upewnij się, że osoba podpisująca kontrole przesyła pocztą czek z biura. O ile to możliwe, nie zwracaj czeków osobie, która utrzymuje wypłaty gotówkowe i rekompensuje zobowiązania. W ramach polisy nie wystawiaj czeków na "Gotówkę".
Oddzielne konta
Załóż co najmniej dwa oddzielne konta bankowe dla swojej firmy. Wpłać wszystkie środki i wpływy na pierwsze konto. Przekaż wystarczającą ilość środków na drugie konto, aby pokryć sprawdzanie, które piszesz. Członek zarządu lub inna wyznaczona osoba powinna mieć upoważnienie do przekazania środków na konto. Ponadto utwórz oddzielne konto dla listy płac; ponownie, prześlij tylko kwotę niezbędną do wypełnienia listy płac.
Podpisy
Niektóre tablice mogą wymagać dwóch podpisów na czekach. Jednak uzyskanie dwóch podpisów może być uciążliwe i wymagać podpisania z wyprzedzeniem pustych czeków. Jeśli zasady nie działają w Twojej organizacji, zmień zasadę na wymaganie jednego sygnatariusza aż do określonej kwoty w dolarach. Ustanowić także bezpośrednią wpłatę dla pracowników i korzystać z usług płacowych stron trzecich.
