Drobne środki pieniężne są wykorzystywane wewnątrz organizacji w celu pokrycia niewielkich wydatków, takich jak niewielkie ilości materiałów biurowych, opłaty pocztowe, wydatki parkingowe gości czy opłaty za taksówki. Drobne środki pieniężne są często przechowywane w gotówce w miejscu pracy. Ze względu na płynny charakter drobnego rachunku pieniężnego istnieje inny zestaw ryzyk dla drobnych funduszy pieniężnych w porównaniu do innych funduszy wewnątrz organizacji.
Pożyczki osobiste
Pracownik, który ma dostęp do drobnego funduszu gotówkowego, może uważać, że można użyć tego funduszu jako krótkoterminowego osobistego zasobu pożyczkowego, biorąc pieniądze z funduszu, aby opłacić rachunki lub pokryć inne wydatki osobiste, dopóki nie otrzyma zapłaty. Takie transakcje nie są rejestrowane i mogą prowadzić do jawnej kradzieży drobnych środków pieniężnych. Przynajmniej fundusze nie są dostępne do legalnych zastosowań w okresie "pożyczki" pracownika.
Sprawdź Cashing
Gdy niewielki fundusz pieniężny znajduje się na rachunku bankowym, pracownik mający dostęp do konta może próbować dokonać osobistych czeków na koncie. Banki mogą mieć wdrożone zasady, które zapobiegają zarabianiu osobistych kontroli, ale ryzyko, że pracownik wypłaci czek, który nie ma wystarczających funduszy. Kiedy wraca złowrogi czek, środki są wyciągane z drobnego funduszu gotówkowego, powodując komplikacje, dopóki sytuacja nie zostanie naprawiona.
Rejestr wydatków
Ponieważ niewielki fundusz gotówkowy obchodzi zwykłe procedury raportowania wydatków w organizacji, zwiększa się ryzyko sprzeniewierzenia drobnych środków pieniężnych. Prowadzenie księgi głównej lub rejestrowanie drobnych wypłat gotówkowych w funduszu dodatkowo zwiększa ryzyko sprzeniewierzenia. Zapis drobnych wypłat gotówkowych nie powinien być przechowywany wraz z drobnymi pieniędzmi i nie powinien być utrzymywany przez nikogo, kto ma dostęp do drobnego funduszu gotówkowego. Posiadanie innych rekordowych wydatków na imprezy pomaga zapobiegać nadużyciom funduszu.
Nieautoryzowany dostęp
Drobne środki pieniężne są płynnymi aktywami, więc dostęp do tych pieniędzy powinien być ograniczony do jednej osoby, aby uniknąć wielokrotnych opiekunów, którzy mogą obwiniać się nawzajem za brakujące fundusze. Pojedynczy posiadacz drobnych środków pieniężnych musi być odpowiedzialny za utrzymywanie pieniędzy w bezpiecznym miejscu. Pudełko, w którym znajduje się gotówka, musi mieć blokadę - szuflada kasjera jest rozsądną opcją - aby powstrzymać nieautoryzowany dostęp. Aby dodatkowo zabezpieczyć niewielki fundusz pieniężny, skrzynia powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, takim jak zamknięta szafka, szuflada biurka lub sejf, do którego ma dostęp tylko dysponent kasy drobnej gotówki.
