Raport połączeń jest ważnym aspektem prowadzenia udanego biznesu. Sprzedawcy i inni profesjonaliści korzystają z raportów połączeń, aby rejestrować szczegóły wszystkich wykonywanych połączeń telefonicznych, a także odwiedzać potencjalnych i obecnych klientów. Raporty połączeń zazwyczaj zawierają to, co zostało omówione, wynik rozmowy i wszelkie inne istotne informacje. Raporty te są następnie przekazywane przełożonym i służą do rejestrowania kontaktów z klientami. Mogą także przekazać nadzorcom cenne informacje zwrotne na temat wyników pracy pracownika.
Zacznij od udokumentowania, z kim rozmawiasz. Dodaj szczegółowe informacje o tej osobie. Może to być klient, potencjalny klient lub powracający klient. Zgłoszenie powinno zawierać imię i nazwisko osoby, stanowisko, firmę, dane kontaktowe i wszelkie inne charakterystyczne cechy. Przykładową cechą może być to, że ta osoba jest gotowa na awans, który dałby mu więcej mocy w firmie.
Dołącz w raporcie, czy rozmawiałeś z kimkolwiek podczas rozmowy lub wizyty. Być może rozmawiałeś z recepcjonistą lub asystentem, albo ktoś inny z firmy mógł zasiąść do działu sprzedaży. Pamiętaj o podaniu istotnych informacji na temat strony trzeciej, na przykład, czy ma ona możliwość podjęcia decyzji, czy firma kupuje od ciebie.
Zapisz cel połączenia i czy był on osobiście czy przez telefon. Być może próbowałeś dokonać sprzedaży, uzyskać informacje lub po prostu dogonić istniejącego klienta. Szczegółowy opis celu rozmowy jest ważny, ponieważ Ty i Twój przełożony musicie przeanalizować, czy połączenie się powiodło.
Dodaj swoją opinię o sukcesie połączenia z raportem połączenia. Sukces jest zwykle określany przez wynik. Na przykład, jeśli ostatecznym wynikiem była sprzedaż, najprawdopodobniej połączenie zakończyło się sukcesem. Jednak sukces nie zawsze jest czarny lub biały. Być może próbujesz nawiązać kontakt z potencjalnym nowym klientem. Dlatego, jeśli udało Ci się porozmawiać z tą osobą, połączenie zakończyło się sukcesem niezależnie od tego, czy sprzedaż została zamknięta.
Dołącz wszelkie inne informacje, które uważasz za istotne w raporcie połączenia. Wygląd biura i nastrój osoby, z którą rozmawiałeś, mogą potencjalnie wpłynąć na końcowy efekt połączenia lub wizyty. Te informacje mogą również decydować o tym, w jaki sposób podejmiesz kontakt z tą osobą w przyszłości. Na przykład, jeśli potencjalny klient wydawał się zirytowany twoim podejściem do sprzedaży, Twój przełożony może zasugerować, że inny sprzedawca w twoim biurze z innym podejściem do sprzedaży spróbuje skontaktować się z tą konkretną osobą w przyszłości.
Wskazówki
-
Upewnij się, że używasz poprawnej pisowni i gramatyki w raportach połączeń. Nie chcesz denerwować swojego przełożonego prostymi błędami. W końcu może on wykorzystywać raporty połączeń, aby ocenić wydajność pracy i wartość dla firmy.
