Posiadanie podręcznika zasad i procedur w trybie online umożliwia każdemu pracownikowi przeglądanie zasad i procedur w dowolnym momencie bez obawy o najnowsze aktualizacje. Program Compay pozwala uniknąć drukowania kilku kopii w formie papierowej w zależności od potrzeb różnych działów. Pierwszym krokiem jest napisanie podręcznika zasad i procedur, a następnym jest utworzenie bezpłatnego konta za pomocą Dokumentów Google, interfejsu internetowego, który umożliwia członkowi przesyłanie dokumentów i udostępnianie ich innym. Następnie prześlij dokument i ustaw poziomy uprawnień osób mogących wyświetlić dokument.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program do edycji tekstu zainstalowany na komputerze
-
połączenie internetowe
-
Adres e-mail
Otwórz nowy dokument w aplikacji do edycji tekstu. Krótko opisz, jakie treści należy uwzględnić w podręczniku dotyczącym zasad i procedur. Możesz rozbić podręcznik według działu, a następnie według zadań w każdym dziale. Pamiętaj, aby podać informacje kontaktowe dla kluczowych pracowników odpowiedzialnych za każdy dział. Sformatuj i sprawdź dokument. Zapisz swoją pracę.
Zaloguj się do Internetu i wejdź na google.docs.com. Utwórz konto, używając wyznaczonego służbowego adresu e-mail z hasłem zawierającym litery i cyfry. Sprawdź pocztę e-mail, aby otrzymać e-mail z potwierdzeniem od Google z informacjami o nowym koncie i kliknij link potwierdzający w e-mailu, aby dokończyć proces obsługi konta.
Zaloguj się ponownie na nowo utworzone konto. Kliknij "Prześlij dokument" w pobliżu opcji menu po lewej stronie. Pojawi się nowe okno z dwiema sekcjami. Pasek po lewej stronie pokazuje pulpit lub pliki na dysku twardym, w zależności od konfiguracji. Użyj ikon strzałek w górnej części okna, aby przejść do miejsca, w którym zapisano podręcznik zasad i procedur. Kliknij plik zasad i procedur, aby wyświetlić go w polu "Nazwa pliku". Kliknij "Otwórz". Dokumenty Google pokażą pasek stanu po zakończeniu przesyłania.
Kliknij "Wstecz, aby zarządzać dokumentami". Kliknij puste pole wyboru obok nowo przesłanej instrukcji zasad i procedur.
Kliknij "Udostępnij dokument" na pasku narzędzi nad podręcznikiem. Otworzy się inne małe pudełko, w którym możesz wpisać adresy e-mail osób, które chcesz mieć uprawnienia do przeglądania lub edytowania dokumentu. O ile Twój przełożony nie powiedział inaczej, wybierz "Zobacz" na teraz. Gdy klikniesz "Zaproś", wyślesz nowy e-mail do wymienionych osób, informując ich, że istnieje nowy dokument, który mogą wyświetlić. Masz teraz pełną instrukcję zasad i procedur online.
Wskazówki
-
Możesz dostosować ustawienia, bawiąc się za pomocą uprawnień i poziomów powiadomień. Jeśli chcesz, Dokumenty Google mogą informować osoby zapraszane za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana w dokumencie. Dzięki temu Twoi współpracownicy wiedzą, że jest dostępna zaktualizowana wersja. Ewentualnie Dokumenty Google udostępniają również link ze strony głównej, aby udostępnić dokument jako stały link do strony internetowej, co może ułatwić dystrybucję większej liczbie osób i wyeliminować konieczność codziennego aktualizowania poziomów uprawnień.
Ostrzeżenie
Nie udostępniaj hasła do Dokumentów Google każdemu, kto nie chce mieć dostępu do zmian na koncie.
