Podręcznik na temat zasad i procedur jest pisemnym dokumentem szczegółowo opisującym zasady organizacji i konkretne sposoby jej uruchamiania. Obejmuje to wszystko, od ogólnej perspektywy organizacji po szczegóły przetwarzania poczty przychodzącej. Kilka podstawowych pomysłów dotyczących polityki i procedur postępowania sprawi, że podręcznik będzie bardziej przydatny dla pracowników.
Zbierz opinie od działów
Przed napisaniem oficjalnego podręcznika dla organizacji, powinieneś otrzymać informację zwrotną od wszystkich różnych działów na temat ich polityki i procedury. Nawet jeśli nie ma formalnego podręcznika polityki i procedur, departamenty prawdopodobnie mają własną nieformalną politykę, notatki i rozproszone przewodniki. Podręcznik dotyczący zasad i procedur, o ile nie jest napisany dla nowej firmy lub organizacji, powinien brać pod uwagę sposób, w jaki dział jest już uruchomiony. Wprowadzenie całkowicie nowych zasad i procedur może spowolnić produkcje ze względu na krzywą uczenia się. Zamiast tego należy pomyśleć o polityce i procedurze postępowania jako miejscu konsolidacji wszystkich nieformalnych polityk i procedur w jednym miejscu, aby uniknąć nieporozumień.
Jednak nie jest to regułą absolutną. Jedną z korzyści płynących z napisania podręcznika zasad i procedur jest to, że daje on szansę na sprawdzenie efektywności pracy organizacji. Pisząc podręcznik, porozmawiaj z menedżerami i pracownikami różnych działów, aby sprawdzić, czy jakakolwiek polityka i procedury, z którymi obecnie pracują, są uciążliwe, trudne lub niespójne. Jeśli tak, możesz zorganizować spotkanie w celu omówienia bardziej skutecznych sposobów pracy przed ukończeniem podręcznika.
Rozróżnić politykę i procedurę
Polityki obejmują ogólne zasady, które opisują, co można lub nie można zrobić, i to od filozoficznych do konkretnych. Na przykład, polityka może być "jesteśmy przyjaźni dla środowiska" lub "składać wszystkie wnioski o przyjęcie do Departamentu Przyjęć." Procedury opisują krok po kroku procesy przeprowadzania polityki. Podczas tworzenia podręcznika zasad i procedur należy rozróżnić te dwa elementy, tworząc nagłówki polityk i procedury dla każdej podpozycji lub listy polityk. Umożliwi to szybką nawigację podręcznika pracownikom, którzy chcą znaleźć szczegółowe informacje na temat sposobu prowadzenia polityki.
Bądź jasny i konkretny
Pisząc podręcznik zasad i procedur, możesz często przeglądać swoją pracę, aby wyciąć żargon, złożone zdania i niejasne instrukcje. Staraj się utrzymywać zdania na 15 lub mniej słów. Unikaj wyskoków i zdań, które można interpretować na więcej niż jeden sposób. Zamiast podawać instrukcje "przetwarzaj wszystkie faktury i wysyłaj formularz do kierownika", opisz procedury przetwarzania faktur i podaj nazwę konkretnego formularza, który chcesz wysłać do kierownika.
Możesz chcieć, aby jeden lub więcej pracowników przeglądało podręcznik zasad i procedur, aby sprawdzić, jakie części mają trudności ze zrozumieniem.
Przejrzyj i regularnie aktualizuj
Podręcznik polityki i procedur to żywy dokument. Aby była przydatna, w razie potrzeby przejrzyj ją i regularnie aktualizuj. Spotkanie odbywa się raz do roku, aby sprawdzić, czy należy wprowadzić zmiany do podręcznika zasad i procedur. Obejmuje to nowe sposoby pracy, przeformułowanie trudnych lub dezorientujących akapitów oraz burzę mózgów na temat sposobów zwiększenia użyteczności podręcznika, na przykład poprzez dodanie większej ilości informacji lub kodowanie kolorów w różnych rozdziałach.
Unikaj umieszczania w polityce informacji wrażliwych na czas, takich jak nazwiska osób kontaktowych, numery telefonów osób i adresy URL stron internetowych. Zamiast odnosić się do określonych osób lub tytułów w podręczniku, odwołaj się do nazw działów. Pomoże to zagwarantować, że podręcznik zasad i procedur pozostanie ważny dłużej.
