Rozwijanie lub ulepszanie działalności może być trudnym przedsięwzięciem, niezależnie od tego, czy tworzysz stronę internetową, projektujesz operację produkcyjną czy organizujesz pracowników firmy. Schematy blokowe to sposób wizualnego przedstawienia każdego kroku procesu oraz kolejności wykonywania kroków. Korzystając z elementów schematu blokowego do tworzenia mapy wizualnej, często można przedstawić proces o większej jasności niż sam opisy tekstowe.
Symbole schematów blokowych
Każdy symbol na schemacie blokowym oznacza określony krok lub czynność do wykonania. Krótki opis każdego symbolu wyjaśnia, co należy zrobić. Na przykład prostokąt na schemacie blokowym procesu inwentaryzacji może powiedzieć: "Rozłóż arkusze zliczające". Kształty symboli są ustandaryzowane. Prostokąt wskazuje określony krok. Ovals na początku i końcu schematu pokazują, gdzie zaczyna się i kończy. Prostokąty z zaokrąglonymi końcami oznaczają, że dane muszą być wprowadzane, pobierane lub przechowywane. Istnieją również specjalne symbole dla konkretnych rodzajów schematów blokowych, takich jak te wykorzystywane do projektowania oprogramowania, planowania procesu pracy, audytu i księgowania.
Diamenty decyzji
Złożone procesy zawsze zawierają ścieżki alternatywne. Ścieżka do naśladowania zależy od pewnych warunków. Na przykład proces wykonywania inwentaryzacji obejmuje opcje umożliwiające kontynuowanie liczenia przedmiotów lub przejście do następnego elementu po zakończeniu liczenia bieżącego. Te punkty decyzyjne są oznaczone symbolami w kształcie rombów. Etykieta w symbolu może brzmieć: "Zliczanie wykonane?" I zawierać strzałki wskazujące alternatywne kroki w zależności od odpowiedzi.
Wskaźniki zamówień
Użyteczność schematu blokowego polega na tym, że każdy krok jest połączony z poprzedzającymi i kolejnymi etapami w logicznej kolejności. Strzałki służą do wskazania następnego kroku. Czasami punkt decyzji wymaga powrotu do wcześniejszego kroku. W takim przypadku strzałka wraca do odpowiedniego wcześniejszego symbolu. Inne decyzje mogą wymagać przeskakiwania lub przeskakiwania do zadania w innym miejscu schematu blokowego. Takie skoki są wskazywane przez złącza. Symbol konektora to okrąg z etykietą informującą, gdzie należy iść dalej.
Tworzenie schematu blokowego
Schemat może być użyty do diagramowania dowolnego procesu, ale wszystkie wykorzystują pewne wystandaryzowane symbole, takie jak wspomniane wcześniej prostokąty i kształty diamentów. Ta standaryzacja jest ważna, ponieważ umożliwia czytelnikom łatwe i dokładne śledzenie schematu blokowego. Aby utworzyć schemat blokowy, rozpocznij od procesu, który chcesz zmapować i podziel go na kroki. W przypadku inwentarza możesz zacząć od tej listy: rozpowszechniać arkusze zliczające, liczyć inwentarz, a następnie zbierać i sumować arkusze zliczające. Następnie przejrzyj każdy krok i podziel go na bardziej szczegółowe kroki. Użyj standardowych symboli i wskaż punkty decyzyjne i inne operacje specjalne. Kontynuuj przegląd każdego kroku i rozbij go, aż cały proces zostanie wyznaczony w logicznie połączonej serii prostych działań.
