Program spotkań biznesowych jest używany do komunikowania ważnych spraw, które będą omawiane podczas spotkania. Ten dokument pozwala wszystkim uczestnikom odpowiednio przygotować się do tematów spotkań.
Program spotkania biznesowego musi odpowiedzieć na kilka pytań: na czym polega dyskusja? Dlaczego miałoby to być dyskutowane? Kto będzie zaangażowany w dyskusję? Kto jest odpowiedzialny za niektóre tematy? Jak długo temat będzie omawiany na spotkaniu?
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Aplikacja do edycji tekstu
Utwórz nowy dokument wraz z Planem spotkania jako tytułem i nazwą pliku. Dla wygody możesz sformatować nazwę pliku w ten sposób: Spotkanie Agenda_RRR_MM_DD. W ten sposób, gdy zajrzysz do swoich folderów, każdy konkretny program będzie łatwy do znalezienia.
Wprowadź datę spotkania, miejsce i nazwiska osób, które biorą udział w spotkaniu. Informacja ta okaże się kluczowa, szczególnie w śledzeniu postępu określonego tematu, projektu lub problemu.
Stwórz tabelę z 5 kolumnami zatytułowaną "Spotkanie biznesowe w dniu (data spotkania)."
Wpisz "Temat" jako tytuł pierwszej kolumny. Następnie wprowadź temat każdego spotkania, który będzie omawiany.
Klawisz "Cele / cele" jako drugi tytuł kolumny. Krótko opisz pożądany efekt końcowy dla każdego tematu podczas spotkania.
Wpisz "Zespół" jako trzeci tytuł kolumny. Zwróć uwagę na osoby, które będą odpowiedzialne za przedstawienie tematu lub przemawianie w jego imieniu. Jeśli temat ma lidera zespołu, pamiętaj o tym również.
Kluczowa "Strategia" jako czwarty tytuł kolumny. Wymień sposób, w jaki zamierzasz rozwiązać ten temat. Przykłady obejmują "burzę mózgów" w celu generowania pomysłów, "przejrzenie", aby przejść do wybranego wyniku lub projektu, "decyzję", jeśli trzeba podjąć decyzję, lub "informacje", jeśli konieczne jest udostępnienie informacji ogólnych.
Wpisz "Czas" jako tytuł piątej kolumny. Wskaż liczbę minut, które każdy temat zostanie przydzielony do dyskusji. Jest to konieczne, aby utrzymać dobry przepływ pomysłów w sali konferencyjnej i zapewnić strukturę spotkania.
Zapisz dokument po wprowadzeniu wszystkich znanych informacji w każdym wierszu.
Wskazówki
-
Stół to tylko podstawowy sposób organizowania tematów do dyskusji na spotkaniu. Możesz dowolnie formatować swój program spotkań biznesowych, pod warunkiem, że wszystkie podane pozycje są włączone.
Ważne jest, aby przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na przedyskutowanie wybranych tematów, ale nie za dużo czasu, w przeciwnym razie dyskusje będą kontynuowane. Zapytaj prezenterów, ile czasu będą musieli przedstawić na swoich tematach.
Upewnij się, że wszyscy uczestniczący w posiedzeniu otrzymują porządek obrad co najmniej dzień przed proponowanym spotkaniem. W ten sposób wszyscy będą mieli czas na przygotowanie ewentualnych poprawek do porządku obrad.
