Większość systemów księgowych oferuje raporty starzenia się A / P (zobowiązania), aby pomóc menedżerom w kontrolowaniu bieżących zobowiązań. Ten raport pokazuje, co firma zawdzięcza, komu i jak długo. Gdy środki pieniężne są ograniczone, często planuje się płatności za rachunki w zależności od tego, kiedy są one należne i nie płacą wszystkich rachunków w tym samym czasie.
Znaczenie
Raport starzenia się jednostek gospodarczych nie tylko pomaga firmom zarządzać przepływami pieniężnymi, ale także pozwala im korzystać z rabatów za wcześniejszą spłatę. Ten popularny raport zawiera szczegółowe informacje, które kierownictwo może wykorzystać do identyfikacji błędów i rozbieżności. Łącznie w raporcie o starzeniu stanowi zazwyczaj całkowite bieżące zobowiązanie firmy i powinno odpowiadać saldu do zapłaty w księdze głównej. Na przykład, jeśli raport o starzeniu pokazuje, że należne jest 200 USD, kwota ta powinna również znajdować się w księdze głównej. Jeśli tak nie jest, konieczne jest przeprowadzenie badań w celu zidentyfikowania problemów i ich usunięcia.
Formaty
Raporty dotyczące starzenia się mogą być przygotowane przez sprzedawcę, daty faktury, daty płatności i inne formaty. Najbardziej popularny styl pokazuje nazwy dostawców po prawej stronie i cztery kolumny o nazwie "w ciągu 30 dni", "od 30 do 60 dni", "od 61 do 90 dni" i "ponad 90 dni". Liczby są umieszczane w tych kolumnach w zależności od długości zaległego rachunku.Zwykle ten raport zawiera kolumnę "ogółem" po prawej stronie, gdzie sumowane są wszystkie numery kolumn i obliczana jest łączna odpowiedzialność
Analiza
Oprócz upewnienia się, że rachunki są opłacane na czas, menedżerowie stosują raport starzenia się, aby przeanalizować przepływy pieniężne i sposób korelacji zobowiązań z zapasami i kosztem sprzedanych towarów. Wskaźniki finansowe mogą być pomocne w analizie, np. Wskaźnik "dni do zapłaty", który jest obliczany poprzez podzielenie średnich rachunków do zapłacenia przez koszt towarów sprzedanych dziennie. Kiedy ten stosunek jest zbyt niski lub zbyt wysoki, nadszedł czas na analizę starzenia i znalezienie obszarów, które można by poprawić.
Rozważania
Aby raporty o starzeniu dostarczały znaczących informacji, dane wprowadzane do systemu rozliczeń powinny być dokładne. Upewnij się, że poprzednie okresy są zamknięte, aby zapobiec umieszczaniu wpisów w niewłaściwych okresach w przeszłości. Szukaj również duplikatów w głównym pliku danych zobowiązań, który jest częstym problemem w tym obszarze, w którym sprzedawca mógł zostać wprowadzony więcej niż raz. Niektóre systemy pozwalają łatwo łączyć się z dostawcami, korygując problem duplikowania rekordów. Użyj tej funkcji, jeśli jest dostępna, ponieważ alternatywą jest ręczne przesłanie danych, co nie jest wydajnym procesem.
