Jako agent ubezpieczeniowy będziesz musiał odrzucić niektóre roszczenia. Kiedy odmawiasz roszczenia, musisz wysłać klientowi list z opisem przyczyny odmowy. To może być niezręczne, ale jest to część twojej pracy. Staraj się, aby Twój list był profesjonalny i zwięzły, aby interakcja była tak prosta jak to tylko możliwe dla ciebie i klienta.
Wskazówki
-
Pamiętaj, aby podać szczegółowe informacje o odmowie lub klient może pozwać ubezpieczyciela o odszkodowanie z powodu roszczenia ubezpieczeniowego w złej wierze.
Jakie są przyczyny odmowy roszczenia klienta?
Niektóre typowe powody odrzucania roszczeń ubezpieczeniowych to:
- Szkody nie są objęte zasadami klienta.
- Klient nie zapłacił jej składek ubezpieczeniowych.
- Nie ma wystarczających dowodów na poparcie roszczenia.
- Roszczenie nie zostało złożone na czas.
- Klient podał nieprawidłowe informacje.
Ta lista nie jest wyczerpująca i mogą istnieć inne powody odmowy roszczenia. Ważne jest jasne wskazanie tych powodów. Jeśli klient nie jest zadowolony z powodów, które podasz, może mieć prawo do złożenia skargi.
Co powinno znajdować się w Twoim Liście odmowy roszczenia?
Twój list odmowy powinien zawierać:
- Twoje imię i nazwisko, stanowisko i firma.
- Data zgłoszenia roszczenia.
- Data odmowy.
- Powód odmowy.
- Numer polisy klienta.
- Numer roszczenia.
Zapoznaj się z przewodnikiem po stylach swojej firmy i szablonami listów odmownych w swojej branży, aby sprawdzić, czy w Twoim liście znajdują się dodatkowe informacje. Na przykład, być może będziesz musiał odwołać się do obowiązującej w Twoim stanie ustawy o ubezpieczeniu samochodu bez wad, jeśli mieszkasz w jednym z państw, które wymagają ofiar wypadków samochodowych, aby złożyć roszczenia z tytułu obrażeń osobistych (PIP).
Jak sformatować list odmowy roszczenia?
Twój list odmowy roszczenia powinien być sformatowany jak każda inna komunikacja biznesowa. Oto przykładowy szablon do naśladowania:
Twoja firma Twój numer telefonu Twój adres email
Nazwa klienta i dane kontaktowe sformatowane w ten sam sposób, w jaki sformatowałeś swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe powyżej.
RE: Odmowa roszczenia DATA: data kalendarza twojego listu
Drogi (imię i nazwisko klienta)
Treść listu
Z poważaniem,
Twoje imię
Podaj tutaj liczbę obudów w nawiasie.
Jak napisać ciało listu?
W pierwszym akapicie zaznacz, że list jest odpowiedzią na roszczenie klienta. Nazwij numer roszczenia i numer polisy klienta, a także datę wystawienia roszczenia. Podaj krótki opis natury roszczenia. W drugim akapicie należy szczegółowo opisać etapy dochodzenia prowadzonego przez firmę w sprawie roszczenia. W następnym akapicie grzecznie, ale wyraźnie stwierdza się, że firma zaprzecza roszczeniu klienta w oparciu o jego ustalenia w toku dochodzenia.
Twój akapit końcowy powinien zawierać instrukcje, aby klient mógł się z Tobą skontaktować, jeśli ma jakiekolwiek pytania lub dodatkowe uwagi dotyczące roszczenia lub odmowy. Dziękuję klientowi za roszczenie i jego firmę. Podkreśl, że mimo, że musiałeś odmówić tego konkretnego roszczenia, masz nadzieję, że będziesz kontynuował swoją profesjonalną relację z klientem w przyszłości. Jeśli masz jakieś załączniki, zanotuj je tutaj.
