Kiedy słyszysz księgowego mówiącego o obciążeniach i kredytach, zwykle nie mówią o karcie debetowej lub karcie kredytowej w lokalnym banku. Obciążenia i kredyty, w sensie księgowym, oznaczają coś nieco innego. Służą one jako środek do rejestrowania transakcji księgowych, a te wpisy stanowią podstawę czegoś, co nazywa się księgowaniem podwójnego zapisu.
W 1400 roku po raz pierwszy zastosowano rachunkowość podwójnego zapisu, a włoski matematyk, Luca Pacioli, napisał i opublikował książkę na ten temat w 1494 roku. Książka została zilustrowana przez jego przyjaciela Leonarda Da Vinci i opisała system księgowy, obejmując takie tematy, jak rachunkowość. czasopisma, rachunek zysków i strat, bilans, rachunkowość podwójnego zapisu i wiele innych pojęć, które stały się podstawą systemów rachunkowości stosowanych do dziś.
Chociaż wielu w tej dziedzinie uważa Pacioli za "ojca rachunkowości", pewna forma jego systemu podwójnego dostępu była używana przez wiele lat, zanim opublikowano książkę Pacioli, chociaż nikt nie wie, jak i kiedy powstał system rachunkowości.
Co to jest debet i kredyt?
System rozliczania transakcji gospodarczych, zwany również księgowaniem, opiera się na założeniu, że każda nowa transakcja prowadzona przez przedsiębiorstwo powoduje dwie różne zmiany w stanie finansowym przedsiębiorstwa. Księgowi wykorzystują obciążenia i kredyty, aby rejestrować transakcje na dwóch lub więcej rachunkach przy użyciu określonego zestawu zasad obciążenia i kredytu.
Poza światem rachunkowości słowo kredyt zwykle ma pozytywne konotacje, takie jak dodatkowa praca za kredyty lub uzyskanie kredytu za trudną próbę. Jednak dla księgowych jedyną rzeczą, którą stanowią debet i kredyt, są lewa i prawa strona konta T, które są używane w następujący sposób.
Podczas tworzenia i wprowadzania transakcji rozliczeniowych można wykorzystać obciążenia i kredyty, aby określić, w jaki sposób wpływające na firmę kwoty lub dolary wpływają na zaangażowane konta. Można wprowadzić je do opartego na oprogramowaniu systemu księgowego, wprowadzając dane do dziennika rozliczeniowego, znanego jako wprowadzanie dziennika. System rachunkowości zostanie utworzony w celu księgowania tych zapisów w dzienniku do głównego rejestru księgowego firmy, zwanego księgą główną.
Prawdopodobnie zobaczysz debet i kredyt skracany jako dr i cr. Wydaje się, że nie istnieje jedno wyjaśnienie pochodzenia tych skrótów, ale niektórzy spekulują, że są to zapisy debetowe i kredytowe. Inni spoglądają wstecz na księgowość historyczną i mówią, że oznaczają łacińskie słowa debere ad credere.
Kredyt oznacza wpis transakcji dokonany po prawej stronie rekordu konta dwukolumnowego, natomiast debet oznacza wpis transakcji dokonany po lewej stronie. Te rekordy kont, zwane "kontami T", zyskały swoją nazwę, ponieważ księgowy rysuje kształty T na papierze i umieszcza nazwy kont na górze, takie jak "gotówka" na jednej T i "materiały biurowe" na drugiej.
Lewa strona każdego konta T jest zawsze używana do wpisów debetowych, a prawa strona T jest zawsze używana do zapisów kredytowych. Konta T są często używane jako podstawowe narzędzie szkoleniowe, które pomaga uczniom zrozumieć, jak działa rachunkowość podwójnego zapisu. Konta T umożliwiają zapisanie na papierze, w jaki sposób każda strona transakcji jest zapisywana na różnych kontach księgi głównej. Ta metoda nie działa w przypadku księgowania pojedynczego wpisu.
Te konta T są graficznym sposobem reprezentowania konta w księdze głównej, która jest głównym rekordem przechowywania wszystkich transakcji księgowych firmy. Wielu księgowych wypisuje zapisy księgowe na papierze za pomocą diagramów kont T, jako sposób podwójnego sprawdzenia transakcji i upewnienia się, że obciążenia i kredyty wynoszą łącznie zero i zachowują równanie rachunkowe zrównoważone.
Złożona transakcja księgowa może wymagać zapisów zapisanych na wielu różnych kontach, co wymaga użycia kilku odręcznych kont T do zapisania i sprawdzenia transakcji.Ponownie, służy to jako skuteczny sposób sprawdzenia, czy wszystkie transakcje są obciążone saldami i saldami do zera i że transakcja nie zawiera żadnych błędów przed wprowadzeniem wpisów do księgi głównej systemu księgowego.
W przypadku zwykłej codziennej pracy księgowej, księgowy tworzyłby zapisy księgowe bezpośrednio w oprogramowaniu księgowym, zamiast używać kont T.
Co to jest saldo kredytowe?
Saldo kredytowe odnosi się do salda dolara na określonym rachunku, ale nie jest to takie proste. Gdy firma tworzy księgę główną, tworzy ona plan kont. Jest to lista każdego konta używanego przez firmę do rejestrowania transakcji finansowych, a dane na tych kontach ostatecznie wpływają do sprawozdań finansowych firmy.
Każde konto ma "normalne" saldo; innymi słowy, zwykle posiada saldo debetowe lub kredytowe. Na przykład rachunek sprzedaży zwykle ma dodatnie saldo, które byłoby saldem kredytowym. Aby zwiększyć to konto, należy wprowadzić kredyt. Jeśli Twoje konto sprzedaży ma saldo debetowe lub ujemne, będzie to ważna czerwona flaga do zbadania. Niektóre konta zachowują się odwrotnie, a saldo kredytowe będzie ujemne, np. Wpis o kredycie na konto kasowe zmniejsza saldo rachunku pieniężnego.
Wszystkie rachunki, czy to debetowe czy kredytowe, są zgodne z zasadą zwaną równaniem księgowym:
Równania rachunkowe: Aktywa = Pasywa + kapitał własny
To podstawowe równanie leży u podstaw całego systemu rachunkowości podwójnego zapisu, a gdy dane wejście wpływa na rachunek aktywów, musi również wpływać na rachunek zobowiązań lub na rachunek kapitałowy właściciela, aby utrzymać równanie w równowadze. Dwukrotny system debetowo-kredytowy to mechanizm, który pomaga utrzymać równowagę równania.
Konta o normalnym saldzie kredytowym zwiększają się, gdy dokonano wpłaty. Dochody przychodzące do firmy lub zyski, takie jak zysk ze sprzedaży aktywów, takich jak zużyty sprzęt sprzedawany przez firmę, są rachunkami rachunku zysków i strat i są rejestrowane jako wzrost za pomocą zapisu kredytowego. W bilansie pozycja kredytowa zwiększyłaby zobowiązania i rachunki kapitałowe właścicieli.
Co to jest saldo debetowe?
Rachunki o normalnym saldzie debetowym obejmują aktywa na bilansie i na rachunkach wydatków w rachunku zysków i strat. Oznacza to, że pozycja debetowa zwiększa saldo tych kont. Rachunki wydatków obejmują koszty wynagrodzeń, koszty odsetek, wydatki na dostawy i inne koszty związane z biurem.
Nie zawsze łatwo jest zachować debety i kredyty, ale możesz myśleć o obciążaniu rachunku wydatków za każdym razem, gdy ponosisz koszty.
Czy saldo debetowe jest dodatnie czy ujemne?
Szybka odpowiedź brzmi: to zależy. Normalne saldo dla konta aktywów to saldo debetowe, a także kwota dodatnia. Na przykład rachunek gotówkowy w bilansie ma normalne, dodatnie saldo debetowe, jeśli firma ma gotówkę w banku.
Z drugiej strony, gdy weźmiesz pod uwagę rachunek wydatków w rachunku zysków i strat, te rachunki mają również normalne saldo debetowe, ale zamiast tego stanowią liczbę ujemną lub pieniądze wypłacone przez firmę.
Co to znaczy zasilić kwotą?
Po zaksięgowaniu kwoty dokonujesz wpisu na koncie w formie kredytu, w przeciwieństwie do debetu. Jeśli zasilisz konto odpowiedzialności, zwiększysz saldo. Na przykład, jeśli zasilisz rachunki w wysokości 100 USD, ponieważ zwiększyłeś kredyt dla klienta, zwiększyłeś saldo swojego rachunku zobowiązań. W rachunku zysków i strat, jeśli zasiliłeś swoje konto przychodów ze sprzedaży, zwiększyłeś go również, ponieważ rachunek sprzedaży ma normalne saldo kredytowe, a wpisy kredytowe zwiększają go.
Jeśli dokonasz wpłaty kredytowej na konto o normalnym saldzie debetowym, które obejmuje konta aktywów na bilansie i na rachunkach wydatków w rachunku zysków i strat, oznacza to, że zmniejszasz saldo konta. Załóżmy na przykład, że zapłaciłeś 50 USD za gotówkę, by kupić zapasy. Zmniejszysz rachunek gotówkowy, wprowadzając wpis kredytowy, ponieważ gotówka jest zwykłym kontem salda debetowego.
Czym są konta Contra?
Konta Contra są kontami księgi głównej, które działają odwrotnie niż zwykłe konta debetowe i kredytowe. Na przykład konto kont zapasowe ma normalne saldo kredytowe, w przypadku którego zwykły rachunek aktywów ma normalne saldo debetowe. Konta Contra działają w celu zrównoważenia zwykłych rachunków i pozwalają pierwotnemu saldu rezydować w zapisach księgowych, a także raportować kwoty rekompensaty.
Na przykład na rachunku należności istnieje konto przeciwstawne pod nazwą "odpis na wątpliwe rachunki". Saldo na rachunku należności stanowi rachunek klienta wystawiony, ale jeszcze niezapłacony. Odpis na wątpliwe rachunki stanowi kwotę, za którą firma uważa, że nigdy nie zobaczy zapłaty. Kwota ta stanowi często niewielki procent całkowitego salda należności.
Załóżmy, że na koncie do otrzymania należności ma normalne saldo debetowe w wysokości 30 000 USD. Odpis na wątpliwe rachunki ma normalny bilans kredytowy w wysokości 2000 $. Te dwa konta równoważą się nawzajem, pozostawiając państwu kwotę 28 000 USD w należnościach. Korzystanie z tych dwóch kont pozwala ci nadal raportować kwoty pierwotnych należności i być w stanie wykazać, że są one kompensowane przez 2 000 $, o których wiesz, że prawdopodobnie nigdy nie otrzymasz, co daje kwotę, która zamieni się w gotówkę.
Inne kontra konta istnieją i zawsze mają partnera. Na przykład skumulowana amortyzacja jest kontem innych aktywów i jest powiązana z rachunkiem zakładu i sprzętu środków trwałych. Rachunek sprzedaży ma konto przychodów w kontraście zwane zwrotami i dodatkami.
Korzystanie z salda próbnego
Księgowi zbierają raport zwany saldem próbnym, gdy używa się systemu księgowego z podwójnym wejściem, aby sprawdzić, czy wszystkie wpisy zostały wykonane poprawnie. Saldo prób zawiera listę wszystkich kont w księdze głównej firmy i salda każdego konta. Podczas korzystania z rachunkowości podwójnego zapisu, musisz wprowadzić pozycję debetową, aby zrównoważyć każdy wpis kredytowy i odwrotnie. Jeśli otrzymasz gotówkę na sprzedaż towarów, zwiększysz konto sprzedaży za pomocą wpłaty kredytowej, a także zwiększysz swój rachunek pieniężny, używając wpisu kredytowego. Wszystkie obciążenia i kredyty muszą się wzajemnie kompensować.
Gdy spojrzysz na raport z salda próbnego, wszystkie pozycje powinny się wzajemnie kompensować, aby raport wyniósł zero. Jeśli saldo próbne ma jakąkolwiek inną sumę, wprowadzono niepoprawny lub niekompletny wpis, który musi zostać naprawiony.
Niektóre błędy mogą nie zostać wykryte przez sprawdzenie salda próbnego, na przykład, jeśli obciążenia i kredyty kompensują się wzajemnie, ale zostały wprowadzone na niewłaściwe konta. Jeśli w ogóle nie wprowadzisz transakcji, nie zauważysz tego błędu, patrząc na saldo próbne. Dodatkowo, jeśli zostały popełnione różne błędy w obciążeniach i kredytach, a one po prostu zrekompensowały się nawzajem, nie zostaną wykryte na saldzie próbnym.
