Wyobraź sobie środowisko pracy, w którym nie masz wskazówek, jak skutecznie komunikować się ze swoimi współpracownikami i żadnych zasad dotyczących tego, co powiedzieć światu zewnętrznemu. Wygląda na to, że ta firma nie odniesie wielkiego sukcesu, prawda? Sposób, w jaki organizacja komunikuje się z osobami w niej przebywającymi oraz osobami spoza niej, jest nieodłączny od jej sukcesu. Polityka komunikacji i wytyczne pomagają pracownikom udostępniać informacje, aby skutecznie wykonywać swoją pracę i wspierać wizerunek organizacji na zewnątrz.
Rola komunikacji wewnętrznej
Komunikacja wewnętrzna ma miejsce, gdy firma udostępnia informacje swoim pracownikom. Firmy mogą wewnętrznie komunikować się na piśmie za pośrednictwem e-maili i notatek lub ustnie na spotkaniach i konferencjach. Głównym celem komunikacji wewnętrznej jest identyfikacja i dzielenie się celami firmy. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, do czego zmierzają. Cele mogą mieć charakter firmowy, departamentalny lub indywidualny. Niezależnie od tego, wiedząc, jaki jest ich cel, pomagają pracownikom pozostać na dobrej drodze.
Tworzenie lepszego środowiska pracy jest kolejnym powodem, dla którego komunikacja wewnętrzna jest tak ważna. Dzięki komunikacji wewnątrz firmy dotyczącej zmian organizacyjnych, numerów sprzedaży i kwestii związanych z zasobami ludzkimi firmy mogą tworzyć przejrzyste i efektywne środowiska pracy, w których pracownicy mogą się rozwijać. Pomaga to zmniejszyć obroty, przyciągnąć nowe talenty i zwiększyć zadowolenie pracowników. Firmy mogą także zatrzymać plotki firmy zanim zaczną, zapewniając, że komunikują się otwarcie i rutynowo z pracownikami.
Komunikacja wewnętrzna pomaga firmom utrzymać markę i kontrolować przekaz. Dzięki silnej obietnicy marki, która jest przekazywana wewnętrznie, pracownicy mają lepszą obsługę rozmów z klientami i innymi podmiotami zewnętrznymi. Dzięki komunikacji, która prowadzi do jasnych celów i dobrze wyszkolonej kadrze, firmy mają większą szansę na zapewnienie pozytywnych interakcji z klientami.
Cel komunikacji zewnętrznej
Komunikacja zewnętrzna ma miejsce, gdy firma wymienia informacje z klientami, potencjalnymi klientami, partnerami, dostawcami, inwestorami i innymi interesariuszami spoza firmy. Integralną kwestią jest to, że organizacja wdraża politykę, która kieruje pracownikami do informacji, jakie informacje udostępniać poza firmą, komu je udostępniać i jak się nimi dzielić.
Posiadanie wytycznych co do rodzaju informacji, którymi należy się podzielić z którą stroną jest ważna, aby pewne informacje nie wpadały w niepowołane ręce lub nie stwarzały problemów dla firmy. Na przykład, jeśli firma opracowuje nowy produkt, który zrewolucjonizuje rynek, ważne jest, aby nie udostępniać konkurentom konkretnych szczegółów tego produktu przed jego wydaniem. Jednak firma może chcieć powiedzieć swoim cenionym klientom, inwestorom i partnerom o produkcie, zanim ktokolwiek inny.
Kontrolowanie negatywnych informacji o firmie jest jednym z powodów, dla których efektywna komunikacja zewnętrzna jest tak ważna. Dzięki wprowadzeniu strategii organizacje mogą dotrzeć do zewnętrznych interesariuszy i omówić problemy. Jeśli firma ma do czynienia z katastrofą PR, na przykład posiadanie planu rozmowy z mediami i klientami jest ważnym elementem radzenia sobie z sytuacją.
Zapewnienie jednolitej wiadomości wewnętrznej i zewnętrznej
Aby firma odniosła sukces, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna musi współpracować, aby osiągnąć cele firmy. Na przykład, jeśli firma dzieli sprzeczne informacje z pracownikami i inwestorami, może mieć do czynienia z kilkoma nieszczęśliwymi i niezmotywowanymi interesariuszami, co może prowadzić do większych problemów.
Firmy muszą wspólnie przyglądać się zarówno odbiorcom wewnętrznym, jak i zewnętrznym, aby mieć ujednoliconą politykę komunikacji. Na przykład, jeśli firma opracowuje komunikat marki, ważne jest, aby tworzyć punkty rozmowy zarówno do użytku wewnętrznego, jak i zewnętrznego. W ten sposób firma może rozwijać komunikację, która przemawia do pracowników i motywuje ich do wykonywania swoich zadań, a także do informacji, które przyciągają klientów i partnerów. Jeśli wiadomości te zostały opracowane osobno, mogą występować sprzeczne pomysły lub różne terminy, które są mylące zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
