Komunikacja wewnętrzna to proces, w którym informacja jest przekazywana do interesariuszy, których dobrobyt zależy od sukcesu firmy. Interesariusze ci to nie tylko pracownicy, ale także sprzedawcy, inwestorzy, niezależni kontrahenci i partnerzy biznesowi. Komunikacja wewnętrzna polega przede wszystkim na dzieleniu się faktami z osobą lub grupą bezpośrednio zaangażowaną w reprezentowanie organizacji.
Pracownik a komunikacja wewnętrzna
Komunikacja wewnętrzna jest często używana zamiennie z relacjami z pracownikami lub komunikacją organizacyjną. Jednak komunikacja między pracownikami i organizacją zazwyczaj koncentruje się na przekazywaniu korzyści i wartości. Komunikacja pracowników - tradycyjnie kierowana przez dział zasobów ludzkich lub menedżerów - jest dostosowana specjalnie do pracowników działów. Komunikacja organizacyjna koncentruje się na tworzeniu wydajnych systemów, tworzeniu pozytywnej kultury pracy i zachęcaniu do zbiorowego uczestnictwa. Teorie komunikacji wewnętrznej koncentrują się na zarządzaniu tym, kto otrzymuje informacje, na temat tego, co jest udostępniane, na temat tego, w jaki sposób informacje te są dostarczane właściwym osobom, kiedy je otrzymują i dlaczego komunikacja jest potrzebna do podejmowania lepszych decyzji.
Funkcja komunikacji wewnętrznej
Komunikacja wewnętrzna to funkcja zorientowana na wiadomości, której celem jest dostarczanie odpowiednich, aktualnych i dokładnych informacji odpowiednim zainteresowanym stronom. Praktyk komunikacji wewnętrznej koncentruje się na kształceniu, tworzeniu świadomości i dzieleniu się wiedzą na temat danych firmy. Pożądane wyniki obejmują zachęcanie do wyrażania opinii, wzmacnianie konstruktywnego dialogu i wzmacnianie roli interesariuszy w działaniach, problemach i osiągnięciach. Wewnętrzny menedżer komunikacji integruje informacje za pośrednictwem różnych mediów - biuletynów, wideo, połączeń konferencyjnych, e-maili i osobistych interakcji, żeby wymienić tylko kilka. Może ściśle współpracować z pracownikami i praktykami organizacji, a nawet korzystać z tych ról.
Formalne teorie komunikacji
Formalne teorie komunikacji wewnętrznej obejmują badanie wzorców komunikacji odgórnej, obniżonej i poziomej. W komunikacji odgórnej menedżerowie dzielą się informacjami z podwładnymi za pośrednictwem formalnych konferencji, sesji szkoleniowych lub pisemnych dokumentów. Wewnętrzna komunikacja w dół lub w górę obejmuje uzyskiwanie informacji zwrotnej lub sugestii od pracowników lub innych zainteresowanych stron. Firmy i menedżerowie, którzy zachęcają do obniżenia poziomu komunikacji, mają przewagę poprzez uzyskanie cennej porady - na przykład dlaczego metoda produkcji jest przestarzała, żmudna dla pracownika i kosztująca firmę miliony - która może pomóc im w podejmowaniu lepszych decyzji. Teorie komunikacji poziomej sugerują, że jednostki organizacyjne mogą być zintegrowane i lepiej wyposażone, aby zmaksymalizować zasoby między działami. Komunikacja pozioma zachęca do otwartego przepływu informacji wśród pracowników na tym samym poziomie.
Nieformalne teorie komunikacji
Nieformalne sieci lub kanał "winorośli" mogą rządzić komunikacją wewnętrzną. Teorie komunikacji wewnętrznej sugerują, że zakłócenia i wpływy częściej występują w kanałach nieformalnych niż w kanałach formalnych. Nieformalne sieci nie przestrzegają zasad hierarchii w odniesieniu do wpływów; na przykład menedżer może ufać opiniom recepcjonisty, zanim zapyta innego kierownika o konkretną sytuację. Niektóre osoby, niezależnie od tytułu, mogą mieć również wpływ na innych w kształtowaniu opinii i dzieleniu się informacjami. Chociaż informacje te mogą być zniekształcone lub niedokładne, nieformalna komunikacja może promować kontakty typu peer-to-peer, co może zaoszczędzić czas i pieniądze.
Wpływ komunikacji wewnętrznej
Najważniejszymi priorytetami komunikacji wewnętrznej są pozytywny wpływ na uczestnictwo firmy i podejmowanie lepszych decyzji. Motywacja do komunikacji wewnętrznej obejmuje wzajemne, finansowe korzyści dla firmy i interesariuszy. Zarządzanie danymi wyjściowymi informacji do konkretnych grup, które są współzależne od sukcesu firmy, jest głównym czynnikiem w teorii komunikacji wewnętrznej. Na przykład firma inżynieryjna zatrudniona do budowy projektu składa się z niezależnych kontrahentów i nie zatrudnia bezpośrednio pracowników firmy, która zamówiła projekt, ale ich głównym zaangażowaniem jest pomoc w budowie i rozwoju firmy. Firma inżynieryjna, która chce osiągnąć ten cel - i zostać wynajęta na przyszłe projekty - będzie współpracować z firmą, aby zaprojektować imponujący, estetyczny budynek, który przemawia do misji firmy. Zrozumienie teorii komunikacji wewnętrznej może pomóc menedżerom w podejmowaniu lepszych decyzji i zachęcać do swobodnego przepływu produktywnej komunikacji.
