Planowanie biznesowe projektu może wymagać założeń dotyczących kalkulacji kosztów na początku procesu; może nie znać wszystkich faktycznych kosztów do zakończenia projektu. Wariancja ceny zakupu jest narzędziem księgowym, które oblicza różnicę między tymi kosztami. Pokazuje to, czy zyski osiągnęły szacunki, czy są wyższe lub niższe od pierwotnych prognoz.
Standardowe koszty
Podczas procesu budżetowania firmy zazwyczaj szacują pewne koszty, takie jak surowce, robocizna i koszty ogólne. Pracownicy mogą wykorzystać dane poprzedniego okresu rozliczeniowego, informacje publiczne lub inne zasoby, aby spróbować oszacować standardowy koszt każdego z tych wydatków. Często w procesie produkcyjnym koszty surowców i pracy zmieniają się w ciągu roku w zależności od dostępności zasobów i podaży i popytu. Oznacza to, że rzeczywisty koszt może nie być taki sam, jak standardowy lub szacunkowy koszt.
Aktualna cena
Kiedy firma otrzymuje materiały lub pracownicy lub kontrahenci wykonują niezbędną pracę, wówczas faktyczne koszty są ponoszone, a księgowy lub księgowy może je dokładnie zarejestrować. Rzeczywiste koszty pracy mogą być inne, ponieważ firma błędnie oszacowała, ile godzin pracy potrzebuje, aby wyprodukować lub zbudować towar. Rzeczywisty koszt jest rejestrowany jako koszt w procesie księgowym, natomiast koszt standardowy to zobowiązanie.
Wariant ceny zakupu
Wariancja ceny zakupu jest różnicą między rzeczywistym kosztem a standardowym kosztem. Wzór określający wariancję ceny zakupu w budżecie to: (cena standardowa * liczba szacowanych jednostek) - (rzeczywista cena * liczba rzeczywistych jednostek). Jeśli wartość jest dodatnia, wówczas rzeczywiste koszty wzrosły. Jeśli wartość jest ujemna, nastąpił spadek kosztów rzeczywistych. Firmy nie chcą odczuwać wielkich wahań w żadnym kierunku. Rozpoznanie odchylenia raczej szybko jest korzystne dla kierownictwa, które może następnie wprowadzić wszelkie niezbędne zmiany w budżecie, aby zrekompensować wzrost lub spadek wydatków i środków pieniężnych.
Przykład PPV
Na przykład 1 stycznia Sue, księgowy ABC, Inc., utworzył budżet i oszacował koszt stali, której firma potrzebowałaby w pierwszym kwartale na 700 USD za tonę i zużyłaby pięć ton. W kwietniu, po przeanalizowaniu kosztów pierwszego kwartału, widzi, że cena stali wynosi 650 USD za tonę, a firma zużyła 5,25 ton. Wariancja ceny zakupu dla stali to (700 USD x 5) - (650 USD x 5,25), co stanowi 87,50 USD za pierwszy kwartał.
