Istnieją konkretne rzeczy, które możesz przekazać innym osobom w Twoim miejscu pracy, korzystając z dystrybucji notatek. Notatka na ogół komunikuje coś ważnego dla współpracowników i zazwyczaj jest przekazywana do co najmniej więcej osób w firmie. Można również użyć notatki, aby wszyscy wiedzieli o czymś pilnym, na przykład o utraconych plikach. Utracone pliki mogą wpływać na działanie firmy, a pracownicy powinni być powiadamiani o problemie i o tym, w jaki sposób mogą pomóc jak najszybciej.
Wypełnij nagłówek notatki o utraconych plikach. Obejmuje to wiersz daty, tematu, kim jest notatka i od kogo pochodzi. Te linie są oznaczone jako "Data", "Temat", "Do" i "Od". Podmiot powinien przynajmniej powiedzieć "Zgubione pliki", ale może również opisać, które pliki zostały utracone.
Wyjaśnij krótko problem w pierwszym akapicie bezpośrednio pod nagłówkiem. To zdecydowanie powinno zawierać zgubione pliki, takie jak pliki dla określonego klienta lub projektu. Może również zawierać informacje o tym, w jaki sposób sądzisz, że pliki zostały zgubione, gdzie mogą znajdować się i jak ważne jest ich odnalezienie.
Opisz więcej o problemie w następnej sekcji. Uzyskaj więcej szczegółowych informacji na temat utraconych plików w tym momencie. Możesz podać szczegółowe informacje o kliencie lub projekcie, w którym znajdują się pliki, lub więcej informacji o tym, jak pliki mogą być wyszukiwane przez pracowników. W tym miejscu podaj konkretną datę, w której pliki muszą zostać znalezione.
Powiedz odbiorcom notatki dokładnie, co chcesz zrobić w ostatniej sekcji. Powinny to być określone elementy czynności, takie jak wyszukiwanie w bazie danych X lub przechodzenie przez wszystkie pliki osobiste na wypadek, gdyby zapisano utracone pliki na komputerze firmowym lub dyskach flash. Powtórzyć datę znalezienia plików przez.
Sprawdź notatkę. Upewnij się, że nie zawarłeś żadnych poufnych informacji o plikach, których nie powinno się zapisywać w formie pisemnej. Upewnij się także, że wyraźnie wskazałeś, jak ważne jest znalezienie zagubionych plików.
