Jeśli masz szczęście, aby wielu dostawców walczyło o twoją firmę, zapraszając cię na drogie obiady i dziękując prezentami, strzeż się. Pozornie przyjazne gesty, takie jak te, mogą przekroczyć linię etyki w zamówieniach, wpływając na decyzje zakupowe. Nawet jeśli nie masz na nie wpływu, samo pojawienie się niewłaściwego zachowania może zaszkodzić twojej i reputacji firmy.
Problemy etyczne w zakupach
Instytut Zarządzania Dostawami przyjął trzy zasady dotyczące kupowania menedżerów i pracowników do zapamiętania w swojej pracy:
- Utrzymuj uczciwość w swoich decyzjach i działaniach.
- Zawsze dąż do najlepszej wartości dla swojego pracodawcy.
- Pozostań lojalny wobec swojego zawodu.
Na podstawie tych zasad ISM opracował standardy dla specjalistów ds. Zakupów, których należy przestrzegać, aby upewnić się, że utrzymują wysoką etykę w zamówieniach. Normy te obejmują prawidłowe działanie z dostawcami i nie pozwalają na to, aby dostawcy podejmowali decyzje. Innym standardem jest powstrzymanie się od zawierania umów gwarantujących wzajemne porozumienie lub takie, które mogłyby kolidować z interesami twojego pracodawcy.
Przykłady nieetyczne zachowanie
Oczywiście chcesz promować dobre relacje z dostawcami i potencjalnymi dostawcami. Jednak nawet pozornie nieszkodliwe działania mogą służyć jako przykłady nieetycznego zachowania w zamówieniach.
Przykład: Każdy musi jeść, więc jaka jest szkoda w jedzeniu z potencjalnym sprzedawcą w celu omówienia szczegółów?
Po pierwsze, możesz stać się zbyt przyjazny, do tego stopnia, że chcesz robić interesy z tym sprzedawcą, nawet jeśli jego ceny i warunki nie są najkorzystniejsze. Jest taki miły, że jesteś skłonny wziąć go na słowo, gdy opisuje warunki dostawy, które wydają się zbyt piękne, aby mogły być prawdziwe. Po drugie, jeśli nie zjesz lunchu z każdym sprzedawcą, który się do ciebie zbliża, okazujesz faworyzowanie.
Przykład: Potencjalny sprzedawca oferuje najniższe ceny za zasoby reklamowe, z których Twoja firma korzysta regularnie. W zamian, zgadzasz się powiadomić ich z wyprzedzeniem, gdy inne oferty będą niedostępne dla ofert.
Może się wydawać, że ta sytuacja jest nieszkodliwa, ponieważ wciąż dajesz innym sprzedawcom szansę licytowania i planujesz uczciwie rozważyć wszystkie oferty. Jednak, przekazując powiadomienie z wyprzedzeniem jednego sprzedawcy, dajesz im nieuczciwą przewagę, że masz więcej czasu na przygotowanie swojej oferty i uzyskanie oferty przed innymi sprzedawcami. Może zmieni to, jaka byłaby ich oferta, gdyby poświęcić mniej czasu; może to nie będzie. Ale nie jest sprawiedliwe, aby dać jednemu sprzedawcy jakąkolwiek przewagę nad innymi.
Przykład: Sprzedawca, któremu niedawno udzieliłeś zamówienia, przesłał Ci prezent z podziękowaniem za ulubioną brandy, bilety wstępu do gry sportowej lub kartę upominkową z niewielkim nominałem. Ponieważ jest to dar z podziękowaniami, nie wpłynął on na twoją decyzję, więc ją akceptujesz.
Istnieje wiele kwestii etycznych związanych z przyjmowaniem prezentów, nawet tych o niskich wartościach dolara. To prawda, że nie wpłynęło to na twoją decyzję, jeśli po raz pierwszy korzystasz z tego dostawcy. Ale jeśli zdecydujesz się użyć ich ponownie, skąd wiesz, że nie jesteś pod wpływem ich zamyślonego prezentu? Wygląda na to, że inni użytkownicy w branży mogą mieć na ciebie wpływ. Tak czy inaczej, staniesz się znany z przyjmowania prezentów, które mdleją Twoją reputację i reputację Twojej firmy, ponieważ jesteś ich agentem zakupowym.
Jedno pytanie, które należy zadać sobie we wszystkich decyzjach dotyczących zamówień, brzmi: Czy to działanie przynosi korzyść mojej firmie? Prezenty przynoszą korzyści, a nie firmie. Nawet jeśli prezent był dla firmy, boli, a nie pomaga, nadając firmie złą reputację.
Zapewnienie wysokiej etyki w zamówieniach
Jeśli jesteś właścicielem firmy lub menedżerem ds. Zaopatrzenia, możesz podjąć kroki, aby upewnić się, że firma przestrzega zasad etyki w zamówieniach.
- Określić kodeks etyczny firmy ze specyfiką dla działu zakupów.
- Szkolić wszystkich pracowników zatrudnionych w zakresie etyki, podając przykłady etycznych i nieetycznych działań. Jest to idealne miejsce dla działań odtwarzających role i agentów zakupów.
- Poinformuj pracowników, że kierownictwo dokona przeglądu zamówień publicznych, a także przeprowadzi niezapowiedziane kontrole. Koniecznie przestrzegaj obydwu, więc stanowisko firmy w kwestii etycznych zakupów jest zrozumiałe i przestrzegane przez wszystkich.
