Listy biznesowe często kończą się przez podanie inicjałów referencyjnych. Inicjały te mają służyć jako punkt odniesienia dla pisarza listu, osoby podpisującej i maszynistki. Wiele firm wymaga użycia inicjałów referencyjnych na wszystkich listach biznesowych; inni nie.
Umieszczenie
Ostatnia część listu biznesowego poświęcona jest inicjałowi referencyjnemu. Te inicjały są zawsze umieszczane na dole litery, dwie linie poniżej bloku podpisu i wyrównane z lewym marginesem. Może istnieć jeden lub więcej zestawów inicjałów odniesienia.
Detale
Skróty te są używane w celach referencyjnych, więc zrozumienie kolejności inicjałów jest ważne dla czytelnika listu; może być jeden, dwa lub trzy zestawy inicjałów. Osoba podpisująca inicjały liter jest umieszczana jako pierwsza, wielkimi literami, a następnie znakiem kreskowym (/) lub dwukropkiem (:). Następnie pisane są inicjały pisarza, ponownie dużymi literami, po których następuje ukośnik lub dwukropek. Inicjały maszynopisu są zawsze umieszczane jako ostatnie i powinny być pisane małymi literami.
Cel, powód
Literatura referencyjna służy jako sposób zapisu, który napisał podpis i napisał dokument. Te inicjały umożliwiają firmom zbadanie kwestii dotyczących listów wysłanych przez firmę. Jeżeli w liście wystąpi nieporozumienie, czytelnik może odkryć, że osoba pisząca list różni się od osoby, która go podpisała; autor mógł pominąć ważne elementy, które sygnatariusz listu chciał znaleźć w dokumencie.
Elementy listów biznesowych
Gdy firma pisze list biznesowy, zawiera pewne standardowe elementy. Większość firm pisze listy biznesowe na papierze firmowym. Maszynistka pisze datę, adres adresata i pozdrowienie. Następnie maszynistka pisze treść listu, zamykając i zawiera blok podpisu; Inicjały odniesienia są uważane za część bloku podpisu. Inne elementy często zawarte w listach firmowych to linia odniesienia, która określa cel listu lub jego treść, lub linię uwag, która zapewnia, że dokument dociera do właściwej osoby.
