Kiedy pracownicy współpracują ze sobą, ważne jest, aby mogli skutecznie komunikować się, współpracować i rozwiązywać konflikty. Jednym z najlepszych sposobów na przyspieszenie tego procesu są zorganizowane działania związane z budowaniem zespołu. Oprócz komunikacji, pracy zespołowej i rozwiązywania konfliktów, budowanie zespołu może poprawić morale pracowników, zmniejszyć obroty, nauczyć pracowników nowych umiejętności, zwiększyć kreatywność pracowników i więcej, co może poprawić wydajność pracy w biurze.
Wskazówki
-
Głównym celem budowy zespołu jest poprawa wydajności, a to poprzez zwiększenie morale, poprawę rozwiązywania problemów, ustanowienie lepszej komunikacji i nauczenie nowych umiejętności.
Główne cele budowania zespołu
Badanie C & IT / Center Parcs zwróciło się do profesjonalistów z branży eventowej: "Jakie są Twoje główne cele podczas rezerwowania działań budujących zespół?" Największą odpowiedzią, którą udzieliło ponad 80 procent respondentów, było "zwiększenie morale i motywacji". Aby zespół był spójny, każda osoba musi być zmotywowana, aby pomóc grupie osiągnąć sukces. Budowanie zespołu może pomóc pracownikom poczuć poczucie wspólnego celu, który zainspiruje ich do przeniesienia ich pracy na wyższy poziom.
Drugim najbardziej popularnym specjalistą od odpowiedzi ankietowani przyznawali geodetom, dlaczego zdecydowali się na budowanie zespołu, ponieważ zwiększa to zaangażowanie pracowników i ich zaangażowanie. W dużym stopniu wiąże się to z wyższym morale, ponieważ większa satysfakcja pracowników może pomóc w zmniejszeniu obrotu, co może pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze, gdy nie musisz szkolić nowych pracowników.
Kolejną odpowiedzią, którą ponad połowa respondentów stwierdziła, jest to, że może wspierać szkolenie pracowników lub rozwój nowych umiejętności. Działania związane z budowaniem zespołu to zabawny i skuteczny sposób szkolenia pracowników i uczenia ich nowych umiejętności, a nie tylko siadanie przy biurku na komputerze instruktażowym lub oglądanie nudnego wideo szkoleniowego. Nawet jeśli nie próbujesz uczyć konkretnego zadania, zachęcanie pracowników do doskonalenia umiejętności rozwiązywania problemów i elastycznego myślenia jest wspólnym i logicznym celem budowania zespołu.
Inne cele budowania zespołu obejmują: zachęcanie do tworzenia sieci kontaktów i komunikacji w celu poprawy wydajności w biurze; wspieranie pracy zespołowej i zaufania między grupami, aby wszyscy mogli lepiej poznać mocne i słabe strony oraz zainteresowania innych w celu usprawnienia pracy zespołu; wspieranie innowacji i kreatywności oraz pomoc zespołowi w dzieleniu się pomysłami; opracowanie strategii firmy i budowanie świadomości marki w celu ujednolicenia wszystkich pracowników w ramach ogólnych celów i wizerunku organizacji; wprowadzenie pracowników do nowego menedżera, dzięki czemu zespół może szybciej dostosować się do opinii i wskazówek kierowanych przez nowego lidera; oraz budowanie umiejętności rozwiązywania konfliktów, aby poszczególni członkowie grupy mogli szybciej odłożyć na bok swoje problemy i szybciej nawiązać współpracę, gdy pojawią się konflikty.
Pięć etapów rozwoju zespołu
Filozofia budowania zespołu w dużej mierze opiera się na pięciu etapach rozwoju zespołu stworzonych przez Bruce'a Wayne'a Tuckmana i Mary Ann Jensen. Tuckman przedstawił pierwsze cztery etapy w 1965 roku, a następnie wprowadził piąty etap wraz z Jensenem w 1977 roku. Pięć etapów to formowanie, szturmowanie, normowanie, wykonywanie i odkładanie.
Formowanie następuje, gdy zespół po raz pierwszy się spotyka. Na tym etapie dzielą się informacjami na temat ich pochodzenia, zainteresowań i doświadczenia, aby budować pierwsze wrażenia. Grupa zapozna się również z projektem, nad którym pracują i jakie będą jego indywidualne role w ukończeniu projektu. Lider dostarczy informacji na temat celów zespołu, indywidualnych obowiązków i sposobu, w jaki zespół powinien współpracować.
Etap szturmu polega na tym, że członkowie zespołu rywalizują między sobą o status lub akceptację swoich pomysłów. Każdy pracownik ma własne zdanie na temat tego, co należy zrobić i jak, co może powodować konflikt w zespole. Kierownik zespołu musi pomagać osobom z grupy uczyć się wspólnie rozwiązywać problemy, pracować samodzielnie i wypełniać obowiązki. Idealnie, lider zespołu powinien pomóc każdemu członkowi zespołu poczuć, że jest słuchany i zachęcać go do słuchania także swoich współpracowników. Będzie to wymagało od kierownika, aby niektórzy pracownicy byli bardziej asertywni, a inni - lepszymi słuchaczami. Etap kończy się, gdy grupa jako całość staje się bardziej akceptująca siebie nawzajem i uczy się lepiej współpracować ze sobą.
Kiedy wszyscy zaczynają efektywnie pracować razem, weszli w fazę normowania. Na tym etapie koncentrują się na projekcie pod ręką, a nie na własnych indywidualnych celach. Szanują się nawzajem i zaczynają doceniać różne punkty widzenia, które każdy członek wnosi do zespołu. Grupa zaczęła sobie ufać i aktywnie szukać pomocy, gdy jest to konieczne. W wyniku ich jedności zaczynają współpracować znacznie wydajniej. Menedżer nie będzie miał tak wiele do zrobienia na tym etapie, ponieważ każdy pracownik powinien skupić się na wypełnianiu swoich zadań i będzie wiedział, do kogo zwrócić się o pomoc, kiedy jej potrzebuje. Szef będzie musiał nadzorować pracę i być gotowym do podjęcia działań, gdy zajdzie taka potrzeba, szczególnie jeśli zespół zdaje się utknąć, gdy pojawiają się sporadyczne konflikty lub gdy trzeba podejmować decyzje. W tym momencie może zacząć działać jako trener, oferując wsparcie i zachętę przez większość czasu, zawsze będąc gotowym do kierowania zespołem w razie potrzeby.
Wiele grup przestaje postępować na etapie normowania, ale te, które kontynuują budowanie komunikacji i pracy zespołowej, mogą osiągnąć etap wykonania. Ten etap jest określony przez zdolność grupy do bezproblemowej współpracy. Działają jak dobrze naoliwiona maszyna, przy czym każdy pracownik wie, kiedy pracować samodzielnie i kiedy współpracować. Zespół może samodzielnie podejmować decyzje i rozwiązywać problemy bez przerywania pracy. Menedżer będzie mógł przyjąć jeszcze bardziej nieuczciwe podejście i powinien to zrobić, zamiast ryzykować wejście na drogę dobrze funkcjonującego zespołu. Biorąc to pod uwagę, podczas gdy zespół nie potrzebuje menedżera, aby podejmował dla nich codzienne decyzje, lider grupy nadal będzie musiał podejmować decyzje na wyższym szczeblu w większości przypadków. Dodatkowo menedżer powinien tam być, aby nadzorować postęp zespołu i pomagać mu w świętowaniu głównych etapów.
Jak sama nazwa wskazuje, etap odroczenia ma miejsce, gdy projekt zbliża się do końca. Pracownicy na tym etapie mogą wyjeżdżać do nowych firm lub działów lub zespół może pozostać razem do pracy nad nowym projektem. Niektóre zespoły nigdy nie przejdą etapu odroczenia, ponieważ ich praca jest w toku, a ich projekt nie jest czymś, co można ukończyć. Na przykład, firma pracująca nad grą wideo osiągnie etap odroczenia, gdy gra zostanie ukończona i zacznie pracować nad nową grą lub opuści firmę, aby znaleźć nową pozycję. Z drugiej strony, dział księgowości w firmie z listy Fortune 500 nigdy nie zostanie skończony z płacącymi pracownikami i dostawcami, o ile firma nie zamknie na dobre swoich drzwi.
Kiedy dział osiąga etap odroczenia, lider powinien pomagać wszystkim w świętowaniu sukcesu projektu, dokumentując sukcesy zespołu i niepowodzenia, które pomogą usprawnić przyszłe projekty. Członkowie grupy będą w dużej mierze spędzać ten czas na pożegnaniu się ze sobą, jeśli idą na różne sposoby lub przygotowują się do następnego projektu, jeśli będą kontynuować współpracę. Jeśli zespół się rozpada, często pojawiają się uczucia smutku, a grupa może wspierać się nawzajem w tym emocjonalnym okresie.
Ważne jest, aby rozpoznać, że na którymkolwiek etapie grupa może cofnąć się do dowolnego wcześniejszego etapu. Na przykład, w trakcie fazy występu, jeśli w zespole dojdzie do poważnego konfliktu lub jeden pracownik zacznie działać niezależnie od innych, wróci do etapu szturmu. Alternatywnie, jeśli nowy członek dołącza do zespołu, będzie musiał wrócić do etapu formowania, gdy nowy pracownik znajdzie swoje miejsce w grupie. Oczywiście, pod koniec etapu odejścia, pracownicy będą musieli powrócić do etapu formowania, gdy zaczną pracować nad nowym projektem.
Budowanie zespołu w pięciu etapach
W prawdziwym miejscu pracy, o ile nie powstaje właśnie firma lub dział, pracownicy zazwyczaj przychodzą w różnych momentach, gdy nowe stanowiska są opuszczane lub otwierane. Oznacza to, że etap formowania jest najbardziej rozpowszechnionym etapem dla zespołów biurowych. Jest to również bardzo ważny etap, ponieważ niektórzy pracownicy będą mieli lepsze połączenie z innymi i lepiej zrozumieją projekt niż inni, ale wszyscy w zespole muszą być na solidnych podstawach. Ćwiczenia budowania zespołu na tym etapie powinny skupiać się na zachęcaniu nowych pracowników lub tych, którzy mogą nie nawiązywać kontaktów towarzyskich, aby się uczyć nawzajem. Może to również wprowadzić firmę, projekt i obowiązki każdego z członków zespołu do nowych pracowników, jednocześnie wzmacniając te ważne koncepcje z obecnymi pracownikami. Działania na rzecz budowania zespołu na tym etapie powinny skupiać się na przełamywaniu lodu wśród pracowników, chociaż podstawowe rozwiązywanie problemów może być świetnym sposobem, aby zespół przyzwyczaił się do pracy ze sobą nawzajem, jednocześnie widząc swoje mocne i słabe strony w działaniu.
Ćwiczenia budujące zespoły na etapie szturmu mogą wprowadzać sztuczne konflikty, które budują umiejętności rozwiązywania problemów grupy poprzez zachęcanie do myślenia na zewnątrz, komunikowanie pomysłów i pracę zespołową. Pokoje Escape są świetną opcją do pracy na scenie szturmowej, ponieważ stanowią konflikt dla całego zespołu i wymagają od grupy, aby w pełni wykorzystała swoje mocne i słabe strony, aby rozwiązać problem.
Kiedy pracownicy znajdują się na etapie normowania lub wykonywania, ćwiczenia budujące zespół firmy mogą skupić się bardziej na zabawie i budowaniu morale niż na budowaniu komunikacji i umiejętności. Pikniki firmowe, wyjazdy i imprezy to świetne sposoby, aby odciążyć stres pracowników, poprawić morale i zmniejszyć obroty, aby zapewnić płynne poruszanie się.
Etap odejścia wymaga dobrej ceremonii wysłania, co często oznacza imprezę startową, kolację grupową w przyjemnej restauracji lub inną aktywność, w której każdy może się spotkać w szczęśliwym, bezstresowym otoczeniu, zanim przejdą dalej lub rozpoczną kolejne projekt.
