Dobrze napisane noty mogą szybko uzyskać zgodę na zakup komputerów dla Twojej firmy lub organizacji. Notatka musi jasno określać zapotrzebowanie na komputery, dlaczego dokonać zakupu teraz i jasno przedstawić wszelkie możliwe alternatywy. Notatka powinna być oparta na przyczynach biznesowych, a nie osobistych.
Zbierz informacje o bieżącym stanie komputerów Twojej organizacji. Dowiedz się, czy jest wystarczająco dużo komputerów dla wszystkich członków organizacji, ich warunków pracy i momentu zakupu. Sprawdź oryginalną cenę zakupu i porównaj ją z aktualnymi cenami. Zbierz dane na temat pieniędzy wydanych na naprawy. Dokumentuj jakość sprzętu i czy jest on przestarzały. Wywiaduj osoby, które korzystają z obecnych komputerów. Zapytaj o ich sympatie i antypatie. Zapytaj, czy czuli, że ich komputery w domu są lepsze niż ich komputery biurowe, a jeśli tak, dlaczego.
Skontaktuj się z kolegami z innych organizacji. Zbierz jak najwięcej informacji wywiadowczych o komputerach, z których korzystają, o tym, jak długo pracują i jakie są plany ulepszeń.
Rozważ skorzystanie z zebranych danych, aby ukończyć analizę SWOT. SWOT oznacza mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Analiza SWOT jest szczególnie pomocna, gdy próbujesz uzasadnić duży zakup dla dużej organizacji. Jednak przygotowanie SWOT do jakiejkolwiek decyzji może pomóc w zbudowaniu lepszego argumentu. Analiza SWOT pomoże określić, jak silna jest dziś Twoja technologia komputerowa, jej słabości i możliwości ulepszeń. Obejrzy również zagrożenia, na przykład, jak Twoja firma mogłaby się nie nadążyć za czasem i stracić interesy konkurentów, jeśli będzie kontynuowała przestarzałą technologię. Wreszcie, zbieraj informacje o cenach od kilku dostawców.
Napisz notatkę, używając wszystkich wymaganych danych. Koniecznie skup się na uzasadnieniu biznesowym zakupu; rzeczywiste zamówienie zakupu pojawi się później. Dyskutuj jasno i przekonująco. Przedstaw notatkę i uzyskaj zgodę.
