Udoskonalanie procesów to akt rozwijania interesów biznesowych poprzez udoskonalanie struktury operacji w organizacji, w przeciwieństwie do rozwiązywania problemów pojedynczo. Zamiast przyglądać się tylko temu, co się dzieje, zachęca się pracowników do zbadania, w jaki sposób kształtują się okoliczności, biorąc pod uwagę wszystkie elementy peryferyjne wpływające na obecne warunki. Usprawnienie procesu odciąga uwagę od szukania błędów lub przypisywania winy i do pracy zespołowej w celu wyeliminowania nieekonomicznych działań i usprawnienia wydajności.
Wyzwania
Jednym z najtrudniejszych zadań w zastosowaniu tego pomysłu do strategii organizacyjnej jest zachęcenie pracowników do przyjęcia mentalności współpracy zamiast konkurencji. Najważniejsi liderzy są niezbędni przy wdrażaniu zmiany paradygmatu w całej firmie. Wymaga to sporej zmiany sposobu, w jaki biznes odbywa się w umysłach większości ludzi. Znaczenie doskonalenia procesów to idea, która musi zostać zaakceptowana i sprowadzona z góry.
Wybór drużyny
Usprawnianie procesu rozpoczyna się od podjęcia decyzji, co należy poprawić i ustalenia pożądanego rezultatu. Następnie należy wybrać zespół osób specjalnie przystosowanych do zamierzonego celu. Często dokument jest formalnie rejestrowany, identyfikując autorytet zespołu i jakie środki można uzyskać w dążeniu do celów firmy.
Uproszczenie procesu
Aktualna metoda działania jest następnie przedstawiana na diagramie, tworząc szczegółowy obraz wszystkich istotnych zdarzeń, które wystąpiły od początku procesu do jego zakończenia. Pozwala to członkom zespołu widzieć operacje z rozszerzonej perspektywy i eliminować wszelkie marnotrawstwo, które może utrudniać produkcję. Wybrane są pewne punkty informacyjne, według których gromadzone są dane, które zostaną porównane z późniejszymi odczytami w celu poprawy monitorowania. Zespół następnie określa, czy obecne metody działania są zbieżne z pożądanymi wynikami i misją korporacyjną.
Cykl Planuj-wykonaj-sprawdź-działaj
Zespół burzy mózgów, aby zidentyfikować podstawowe przyczyny pewnych trudności w procesie. Następnie opracuje możliwy plan poprawy z tych powodów. Po wprowadzeniu zmian, grupa następnie testuje ulepszenia. Porównując dane zebrane wcześniej z bieżącymi informacjami, członkowie zespołu mogą rozpoznać, czy dostosowanie przybliżyło firmę do pożądanych rezultatów. Jeśli się powiedzie, należy jeszcze ustalić, że zmiana jest praktyczna. Jeśli nie, zespół może powrócić do etapu planowania, aby udoskonalić proces. Jeśli zmiana jest możliwa, grupa może kontynuować nowy proces do czasu, gdy konieczna będzie dalsza weryfikacja lub powrócić do etapu identyfikacji, aby dowiedzieć się, w jaki sposób można udoskonalić tę metodę.
Wniosek
Jakość jest wynikiem ciągłego uczenia się. Skoncentrowanie się na strukturze operacji ujawnia, w jaki sposób każda osoba i dział przyczynia się do utrzymania danego systemu. Skuteczność wzrasta tylko poza naszym poziomem zrozumienia. A ponieważ sposoby, w jakie prowadzi się działalność, wciąż się rozwijają, trzeba więc zaakceptować pomysły na identyfikację wyzwań i odkrywanie rozwiązań.
