Firmy muszą zapewniać pracownikom i niezależnym wykonawcom formularze dochodowe do składania zeznań podatkowych. Pracownicy otrzymują formularze W-2, a niezależni wykonawcy otrzymują formularze 1099-MISC. Formularze te wymagają podania nazwiska, adresu i federalnego numeru identyfikacji podatkowej, znanego również jako numer ubezpieczenia społecznego dla osób i numer identyfikacyjny pracodawcy dla firm.Zapobiegaj potencjalnym problemom z raportowaniem dla wszystkich stron, sprawdzając informacje dotyczące numeru identyfikacji podatkowej (NIP) na generowanych formularzach. Rekordy wyszukiwania publicznego mają różne zasoby do potwierdzania właścicieli TIN.
Internal Revenue Service
Wyszukiwanie non-profit: IRS ma narzędzie do wyszukiwania podmiotów non profit zwanych Exempt Organization Select Check. Wprowadzając numer NIP, narzędzie podaje nazwę organizacji non-profit i ostatnie znane szczegóły adresu. Określa również status zwolniony z podatku, identyfikując podmioty, które utraciły status organizacji non-profit. Podczas odliczania darowizn, a także przy wydawaniu formularzy 1099-MISC, pracodawcy używają informacji NIP o charakterze niedochodowym, jeśli jednostka charytatywna została zakontraktowana na usługi.
For-Profit and Individual Search: IRS ma również usługę dopasowywania NIP dla firm, aby dopasować informacje podatkowe dotyczące poszczególnych osób lub firm. Ta usługa dopasowuje informacje TIN z potencjalnymi zmianami nazw. Ta usługa działa tylko wtedy, gdy masz nazwisko, które pasuje do NIP. Pomaga to zapobiegać oszustwom popełnianym przez pracowników lub dostawców, którzy podają niedokładne informacje. Ta usługa jest dostępna online i zapewnia natychmiastowe wyniki wyszukiwania do 25 nazw. Duże wyszukiwania wymagają 24 godzin na dopasowywanie wsadowe do 100 000 TIN.
Komisja Papierów Wartościowych i Giełd
System EDGAR to wyszukiwanie bazy danych prowadzone przez SEC dla zarejestrowanych firm, które gromadzą 1 milion USD lub więcej. Firmy poniżej tego progu nie muszą się rejestrować. Ten system wymaga od strony poszukującej informacji o firmie do przeprowadzenia wyszukiwania. Nie ma możliwości wyszukiwania wyłącznie na podstawie NIP. Ogranicza to system EDGAR, ale jest to bezpłatny zasób dostępny dla przedsiębiorstw.
Administracja opieki społecznej
Usługa weryfikacji numeru ubezpieczenia społecznego działa podobnie do systemu IRS, ale jest dostępna wyłącznie dla numerów ubezpieczenia społecznego, które służą osobom prywatnym, a nie podmiotom gospodarczym. Firma może bezpłatnie zweryfikować do 10 numerów z nazwami lub odmianami w Internecie natychmiast. Pracodawcy mogą potwierdzić informacje o pracowniku przed przesłaniem informacji W-2.
Nie każdy niezależny kontrahent ma założony formalny podmiot gospodarczy. Ci kontrahenci "robią biznes jako" właściciele firm, którzy często używają własnego numeru ubezpieczenia społecznego zamiast oddzielnego numeru NIP do celów biznesowych. Usługa weryfikacji numeru Social Security potwierdza informacje w tych sytuacjach.
Dalsze rozwiązywanie problemów
Możliwe jest odrzucenie zeznań podatkowych, jeśli informacja NIP jest nieprawidłowa. Jeśli wyszukiwanie w bazie danych nie zapewni wymaganej weryfikacji TIN, rozwiąż problemy z istniejącymi rekordami biznesowymi. Może to być czasochłonne, ale wskaźniki sukcesu rosną wraz z dodatkowymi informacjami.
Zacznij od starych deklaracji podatkowych i rekordów zatrudnienia. Odsyłaj numer NIP do poprzednich informacji o pracowniku lub dostawcy. Dopasuj każdy NIP do informacji podanych na formularzu I-9, gdy zatrudniono pracownika lub sprzedawcę. Zadzwoń do osoby lub firmy sprzedającej i wyjaśnij problem za pomocą weryfikacji. Żądaj zaktualizowanych informacji, takich jak kopie kart Ubezpieczenia Społecznego, aby prawidłowo przetworzyć dane.
