Powitanie listu biznesowego jest czymś, co czytelnik zobaczy przed przeczytaniem reszty listu. Źle napisane pozdrowienie może urazić czytelnika i ustawić zły ton dla reszty listu. Zazwyczaj podczas formułowania listów biznesowych należy stosować formalne i pełne szacunku podejście. Jeśli nie masz pewności, należy zawsze zwracać się do kogoś z tytułem i nazwiskiem. Mogą jednak występować przypadki, w których imiona mogą być używane w listach biznesowych.
Praktyczna zasada
Ogólnie rzecz biorąc, ludzie są adresowani przez tytuł i nazwisko w korespondencji handlowej. Jest to najbardziej formalny i tradycyjny sposób na zajęcie się listem biznesowym, w tym listami biznesowymi za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak dopuszczalne jest użycie imienia w niektórych przypadkach. Bez względu na to, w jaki sposób zdecydujesz się zwrócić się do osoby w liście biznesowym, dwukropek jest zwykle używany po jakimkolwiek pozdrowieniu.
Znajomość
Jeśli masz nazwisko z osobą, do której adresujesz list, ogólnie dopuszczalne jest adresowanie osoby po imieniu również w twoim liście. Dodatkowo możesz wykorzystać wskazówki z poprzedniej korespondencji od kontaktu biznesowego, aby dowiedzieć się, czy możesz użyć imienia. Na przykład, dopuszczalne jest adresowanie osoby po imieniu w listach firmowych, jeśli wysłał ci korespondencję i podpisał ją pod swoim imieniem. Jest to wskazówka, że można zastosować bardziej nieformalne podejście.
Niejednoznaczne nazwy
Gdy piszesz do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś, a jego imię jest niejednoznaczne, jak Pat, Leslie lub Chris, możesz zaadresować list firmowy według imienia i nazwiska, aby uniknąć niepoprawnego używania tytułu dotyczącego płci. Zamiast tego można użyć innych neutralnych pod względem płci pozdrowień, które pozwolą na uniknięcie nazwy, na przykład "Do kogo może interesować się" lub "Szanowny Panie lub Szanowna Pani".
Kiedy nie używać pierwszych imion
List firmowy, który ma charakter formalny lub prawny, powinien zawsze być opatrzony tytułem i nazwiskiem, bez względu na znajomość czytelnika. Pisząc do kobiet, pisarz nigdy nie powinien przyjmować stanu cywilnego; neutralny termin "Pani" powinny być stosowane, chyba że kobieta wyraźnie sugeruje, że woli "Mrs." używając go we własnej korespondencji handlowej lub mówiąc ci. Jeśli dana osoba ma tytuł zawodowy, na przykład "Dr.", najlepiej jest użyć tego tytułu.
