Twoja firma musi wypełnić formularz W2 każdego roku dla każdego pracownika. Formularze te zawierają informacje, które wpływają na obliczenia podatkowe, w tym wynagrodzenia, państwowe i federalne potrącanie podatku dochodowego oraz składki emerytalne. Pracownik jest odpowiedzialny za przesłanie kopii formularza wraz z rocznym zeznaniem podatkowym do Urzędu Skarbowego. Wypełnienie W2 jest stosunkowo proste, jeśli masz oprogramowanie do księgowania podatków, aby śledzić liczby.
Formatuj według reguł
Oprogramowanie księgowe może automatycznie wypełniać poszczególne pola formularza, korzystając z zapisanych danych i obliczeń. IRS wymaga standardowej, wpisanej lub wydrukowanej czarnej 12-punktowej czcionki Courier bez żadnych poprawek i wszystkich wpisów pasujących całkowicie do pudeł. Formularz jest odczytywany maszynowo, a jeśli zostanie wyrzucony z powodu niewłaściwego formatowania lub odręcznego lub w niewłaściwym kolorze, będziesz musiał go ponownie przesłać.
Bardziej szczegółowe opisy
Pokaż całkowite płace, wstrzymanie i wszystkie inne odpowiednie informacje we właściwych polach. IRS udostępnia podręcznik "Informacje dla formularza W2", dostępny w wersji papierowej lub online, z podziałem wymaganych informacji. Niektóre pola są wyłącznie informacyjne, ale nadal obowiązkowe. Na przykład, pokazując kod DD w polu 12, informuje IRS, że pracodawca zgłasza swój wkład do kwalifikowanego planu zdrowotnego, który jest wyłączony z podlegającego opodatkowaniu dochodu pracownika. Funkcje skrzynki mogą ulec zmianie, ponieważ prawo podatkowe tworzy nowe wymagania dotyczące sprawozdawczości.
Dystrybucja dokumentu
Kopiowanie plików A formularza W2 z administracją zabezpieczenia społecznego, która potrzebuje informacji o wynagrodzeniu pracownika i składkach pracownika. Wyślij kopię 1 do działu podatków państwowych lub lokalnych, jeśli wymaga tego prawo. Kopiuj B, Kopiuj C i Kopiuj 2 przejdź do pracownika, a Kopiuj D do dokumentów pracodawcy. Termin dystrybucji formularza i pliku jest różny każdego roku. Ostatecznym terminem składania wniosków do 2014 r. Jest 2 marca 2015 r., Natomiast ostateczny termin przekazania go pracownikom to 2 lutego 2015 r. Możesz poprosić o przedłużenie czasu na składanie formularza IRS 8809. Powinna istnieć stała kopia W2 w twoim systemie rachunkowości. Urząd skarbowy wymaga, aby formularz pozostawał przez cztery lata, nawet jeśli pracownik nie może go dostarczyć.
Oszczędź czas dzięki BSO
Możesz skorzystać z usług biznesowych Social Security Online, aby utworzyć i / lub przesłać elektroniczną wersję swoich W2, które można wydrukować również dla pracowników. Jeśli prowadzisz małą firmę, stanowi to alternatywę dla łączenia W2 przez własny system rachunkowości lub robienia ich ręcznie. Strona SSA wymaga rejestracji. Musisz mieć przeglądarkę internetową z 128-bitowym szyfrowaniem i włączonymi plikami cookie oraz Adobe Acrobat Reader, aby tworzyć dokumenty online.
