Zgłaszanie dotacji, którą otrzymała Twoja organizacja, jest ważnym aspektem relacji między instytucją przyznającą a odbiorcą dotacji. Raporty dotacji zawierają informacje na temat działań przeprowadzonych w pierwotnej propozycji dotacji, nowych ustaleń, pułapek, sukcesów i danych finansowych. Szczerej, jasnej i przyszłej w raporcie dotacji pomaga instytucja przyznająca dotacje zmierzyć jego wpływ i uczyć się z doświadczeń Twojej organizacji. Ważne jest, aby składać sprawozdania dotyczące konkretnych rezultatów i działań zaproponowanych w pierwotnej propozycji dotacji. Raporty Grant zazwyczaj zawierają list motywacyjny, arkusz okładek, sekcję narracyjną i finansową.
Zbierz informacje i deleguj zadania
Rozpoczynając pisanie raportu o dotacji, chcesz mieć jasność co do szczegółów, które zaproponowałeś w propozycji dotacji, i dobrze znać projekt finansowany z tej dotacji. Zapoznaj się z propozycją dotacji i listem z przyznaniem dotacji.
Znacznie wcześniej, niż przed upływem terminu raportu, skorzystaj z pomocy szefów właściwych działów, których potrzebujesz, aby ukończyć grant. Na przykład, skonsultuj finansowo i księgowo sprawozdania finansowe, personel programowy dla raportów terenowych, dyrektor wykonawczy ds. Podpisu i komunikacji dla zdjęć.
Zbieraj różne materiały i trzymaj je na wyciągnięcie ręki, umieszczając je wszystkie razem w raporcie.
Napisz Arkusz Okładkowy i Sekcję Narracyjną
Pierwsza sekcja jest arkuszem tytułowym i wymaga podstawowych informacji kontaktowych oraz danych, które będą łączyły raport dotacyjny z pierwotną propozycją dotacji. Ta sekcja zawiera prawną nazwę organizacji, zakres dat projektu opisanego w dotacji, nazwisko dyrektora wykonawczego lub prezesa organizacji, nazwisko osoby kontaktowej najbardziej zaznajomionej z finansowanym projektem i raport dotacyjny. Podaj również swój pełny adres do korespondencji, numer telefonu i faksu, adres e-mail, nazwę projektu, kwotę dotacji, numer identyfikacyjny dotacji oraz cel dotacji. Upewnij się, że wszystkie te informacje odpowiadają temu, co jest w oryginalnym wniosku o dotację i liście z nagrodami. W stopce raportu umieść numer identyfikacyjny dotacji i numer strony raportu.
W części dotyczącej narracji wyjaśnij, w jaki sposób finansowanie projektu wpłynęło na twoją społeczność lub na życie osób, którym pomogłeś. Możesz podać dane ilościowe i statystyki, takie jak wskaźniki ukończenia studiów, poziomy dochodów lub stopnie. Możesz również podać dane jakościowe, takie jak ankiety, wywiady lub historie osób lub rodzin, które skorzystały z twoich usług.
Poinformuj grantodawcę, jeśli odkryłeś coś nowego w wyniku dotacji. Wyjaśnij szczegółowo, czy zdarzyło się coś nieoczekiwanego, dobre czy złe.
Poinformuj grantodawcę, czy pracowałeś we współpracy z innymi organizacjami i jak wpłynął on na projekt. Jest to ważne, ponieważ grantodawcy cenią sobie współpracę między organizacjami.
Podziel się doświadczeniami z projektu. Opisz szczegółowo wszystkie wyzwania, które pojawiły się podczas twojego projektu i jak je przezwyciężyłeś. Jeśli zrobisz to dobrze, zyskasz dużo szacunku od grantodawcy. Doceniają, gdy organizacje non-profit mówią, że jest to przeciwieństwo sytuacji, w której cukier pokrywa się z farbą.
Poinformuj grantodawcę, jakie są przyszłe plany dotyczące projektu. Dodaj źródła finansowania, jeśli projekt będzie kontynuowany. Wyjaśnij, jak możesz zmienić projekt, biorąc pod uwagę nowe zdobyte doświadczenia.
Dziękuję grantodawcy za jego hojność w inwestowaniu w Twój projekt. Wyraź swoją wdzięczność. Dodaj wszelkie dodatkowe stosowne komentarze.
Uwzględnij finanse
Dawca może poprosić o konkretne sprawozdania finansowe, takie jak dochód, przepływy pieniężne i bilans. Prześlij żądane oświadczenia za rok projektu. Wyjaśnij wszelkie ekstremalne zmiany w kondycji finansowej od momentu otrzymania dotacji do czasu zgłoszenia. Lepiej, żebyś zwrócił na to uwagę i miał dobre wytłumaczenie, niż gdyby sam odkrywał grantodawcę. Bądź z góry.
Przedstawić szczegółowe raporty na temat środków z dotacji wydanej na konkretne projekty. Szczegóły podane w tej sekcji powinny bezpośrednio odpowiadać Twojemu budżetowi w propozycji dotacji.
Jeśli masz nieoczekiwane koszty, umieść je w raporcie i określ je jako takie. Wyjaśnij te koszty w części opisowej raportu dotacyjnego.
Spakuj raport
Dołącz krótką korespondencję opisującą zawartość raportu, która powinna zawierać Twój numer identyfikacyjny nagrody. List powinien pochodzić od dyrektora wykonawczego lub prezesa organizacji do jego odpowiednika w instytucji przyznającej. List ponownie powinien podziękować darczyńcy za dotację. Nigdy nie możesz naprawdę wystarczająco podziękować.
Edycja narracji dotacji przy pomocy jednego z kolegów. Uzyskaj ostateczne podpisy od finansów na temat finansów. Upewnij się, że czcionka i ton raportu są spójne podczas edycji.
Dołącz ankiety, wykresy, mapy, statystyki lub informacje zebrane w celu pomiaru Twojego projektu. Podsumowałeś najważniejsze aspekty sekcji narracyjnej, ale powinny one zostać udostępnione w celach informacyjnych. Przedstaw wszystkie dane tak zwięźle jak to możliwe.
Używaj oszczędnie załączników. Grantmakers są bardzo zajęci i po prostu nie mają czasu na branie choćby jednego ze swoich ulotek, zdjęć i informacji prasowych. Wybierz najlepsze dwa lub trzy zdjęcia, opublikowany lub nagrany materiał multimedialny i być może biuletyn od Twojej organizacji. Jeśli zdecydujesz się dołączyć dodatkowe materiały, upewnij się, że pomaga to Twojej sprawie i jest bezpośrednio związane z projektem.
Uzyskaj podpis od upoważnionego przedstawiciela Twojej organizacji - prawdopodobnie ta sama osoba, która podpisała wniosek o dotację.
Prześlij na czas
Wyślij raport dotacyjny w medium i trybie pod dyktando nagrody. Instytucja przyznająca dotację może poprosić o e-mail, mieć portal internetowy lub wolą trzy kopie wysłane pocztą USPS. Zawsze najbezpieczniej jest sprawdzić podwójnie.
Potwierdzenie odbioru. Jeśli nie otrzymasz automatycznego potwierdzenia, możesz skontaktować się z odpowiednią osobą w instytucji przyznającej, aby potwierdzić otrzymanie raportu o dotacji.
Zapisz kopię dla swoich rekordów. Na wypadek, gdyby cokolwiek stało się z dostarczeniem raportu o dotacji, musisz być przygotowany na dostarczenie innej kopii do grantodawcy.
