Litery nadawcze, zwane także listami przewodnimi, towarzyszą faksom i wiadomościom e-mail, aby opisać zawartość faksowanych dokumentów lub plików załączonych do wiadomości e-mail. Listy przekazu zapewniają również, że dokumenty zostaną przekazane właściwej osobie, jeśli zostaną przesłane na wspólny faks lub adres e-mail. Listy te są zazwyczaj krótkie i przekazują jedynie niezbędne informacje. Ponieważ litery przekazu są formą korespondencji biznesowej, musisz przestrzegać pewnych standardów, aby napisać poprawnie.
Wpisz swoje nazwisko lub nazwę firmy, adres, numer telefonu i inne informacje kontaktowe u góry dokumentu, umieszczając je na stronie po prawej stronie. Zamiast tego możesz napisać list na firmowym papierze firmowym.
Pomiń linię i podaj datę pod informacjami po prawej stronie.
Wpisz nazwę odbiorcy, jego adres i, o ile ma to zastosowanie, numer konta lub inne informacje identyfikujące, po lewej stronie, dwa wiersze w dół od daty.
Zaadresuj list specjalnie do osoby, która go otrzyma. Jeśli nie znasz nazwiska osoby, wystarczy napisać "Szanowny Panie lub Pani".
Podaj powód, dla którego piszesz list w pierwszym zdaniu. Podaj, czy wysyłasz życiorys, propozycję biznesową, raport lub informację o produkcie lub usłudze.
Podaj podstawowe informacje o dokumencie, który wysyłasz w drugim akapicie. Może to obejmować daty, w których czytelnik musi postępować zgodnie z informacjami zawartymi w dokumencie lub, jeśli dokument zawiera wiele stron, krótkie wyjaśnienie dołączonych stron. Możesz także przypomnieć czytelnikowi o wszelkich rozmowach lub korespondencji, które miałeś z nim w związku z dokumentem.
Podziękuj czytelnikowi za jej czas w ostatnim akapicie i poproś ją o kontakt z Tobą, jeśli ma jakieś pytania.
Wpisz swoje nazwisko, tytuł i dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu, u dołu strony. Odręcz swój podpis nad swoim imieniem.
