Serwis społecznościowy to szlachetna praca - ale często by tak się nie stało bez istotnej pracy, która odbywa się za kulisami. Zorganizowanie imprezy serwisowej dla społeczności to wielopłaszczyznowe przedsięwzięcie, a do obowiązków przewodniczącego należy dbanie o każdy szczegół. Planowanie zaawansowane ma kluczowe znaczenie, od wszystkiego, od wyznaczania celów po delegowanie zadań. Jeśli zajmiesz się listą komponentów przed czasem, zwiększysz prawdopodobieństwo, że wydarzenie zakończy się sukcesem.
Wybierz przyczynę. Wiele rodzajów projektów wchodzi w zakres usług społeczności. Niektóre pomysły obejmują projekty promujące środowisko, promujące bezpieczeństwo, zwalczające przestępczość lub pomagające bezdomnym.
Zastanów się nad głównym powodem, dla którego projekt jest potrzebny. Jeśli planujesz wydarzenie w imieniu organizacji, weź pod uwagę, czy wydarzenie jest zgodne z jego misją organizacyjną.
Wyznaczone cele. Określ konkretne cele projektu i upewnij się, że są mierzalne. Wymierne cele pomogą ci ocenić wydarzenie po jego zakończeniu.
Zaprojektuj wydarzenie. Wybierz datę, godzinę i miejsce. Następnie zastanów się, co to jest - np. Interesujący mówca, jedzenie lub wyjątkowa aktywność - aby ludzie uznali to wydarzenie za zabawne i wartościowe.
Zarys potrzeb kadrowych. Szczegółowe obowiązki i kto będzie wykonywał te obowiązki. Rekrutuj wolontariuszy, aby wypełnić te stanowiska.
Wymień wymagane zasoby, materiały i materiały eksploatacyjne. Dla celów budżetowych należy pamiętać, że każdy przedmiot zostanie przekazany lub zakupiony. W przypadku darowizny zapisz wartość rzeczową.
Poprzez pisemną komunikację lub prezentacje osobiste zaproś potencjalnych partnerów - takich jak ewentualni sponsorzy wydarzeń - do wzięcia udziału w wydarzeniu. Podziel się interesującą opowieścią o tym, jak Twój projekt wpłynie pozytywnie na społeczność. Następnie wyjaśnij im, co mogą zrobić, aby pomóc.
Uzupełnij proponowany budżet, wskazując wszystkie przewidywane dochody i wydatki. Uwzględnij wszystkie zasoby, materiały i materiały z listy do budżetu wydatków. Upewnij się, że wartość darowanych przedmiotów jest odzwierciedlona w budżecie.
Promuj wydarzenie. Komunikuj wydarzenie wszystkimi możliwymi środkami, takimi jak wiadomości, direct mail, osobiste zaproszenia, plakaty, ogłoszenia na stronie internetowej i poprzez różne media społecznościowe. Prosta aplikacja "szeptana" jest również bardzo skuteczna w przekazywaniu informacji. Pamiętaj, aby promować wydarzenie w szkołach rejonowych (jeśli jest to stosowne), ponieważ wielu uczniów jest zobowiązanych do wykonywania godzin pracy w społeczności i może być chętnych do wzięcia udziału.
Opracuj alternatywny plan na wypadek, gdyby coś poszło nie tak - nigdy nie boli Cię plan B. Opisz potencjalne problemy (takie jak zła pogoda), które mogłyby przeszkodzić w pomyślnym zakończeniu projektu. Następnie sformułuj rozwiązania tych problemów (takich jak przeniesienie zdarzenia do środka).
Sformułować konkretny plan działania. Wymień konkretne kroki, aby doprowadzić projekt do pomyślnego zakończenia. Pokaż planowane daty dla każdego kroku. Wydziel kroki na dzień wydarzenia na osobną listę, ponieważ może to być najbardziej szczegółowa i najczęściej przywoływana lista podczas samego zdarzenia.
