Okrągła litera służy do udostępniania tych samych informacji dużym odbiorcom. Różni się celowo od osobistego listu, który przesyła określone informacje do jednego lub kilku odbiorców. Okólniki są często używane do ogłaszania nowych informacji lub wyjaśniania zasad. Są dość ogólne w temacie, ponieważ są szeroko czytane. Napisanie jakiejkolwiek okrągłej litery wymaga kilku ważnych kroków.
Poznaj swoich odbiorców. W przypadku listów okrągłych liczba czytelników jest zróżnicowana, więc może być trudno ocenić poziom wcześniejszej znajomości lub znajomości treści, którą chcesz udostępnić. Należy jednak wziąć pod uwagę większość prawdopodobnych czytelników podczas pisania, aby Twój list był przydatny dla większości osób.
Rozróżnia wewnętrzne i zewnętrzne okrągłe litery. Wewnętrzna okrągła litera, mimo że została przekazana do dużej grupy, jest nadal ograniczona do grupy. Na przykład firma może rozpowszechniać wewnętrzny list do pracowników dotyczący nowej polityki firmy. Natomiast list zewnętrzny byłby listem rozsyłanym do wszystkich klientów lub do społeczeństwa.
Użyj tonu i głosu odpowiedniego dla rodzaju komunikacji (wewnętrznej lub zewnętrznej), dla której będzie działać litera okrągła. Na przykład surowy ton byłby odpowiedni dla okrągłego listu do wszystkich pracowników zajmujących się opieszałością lub absencją. Jednak surowy ton nie byłby odpowiedni do użycia w celu wysłania listu do klientów.
Udostępnij tylko autoryzowane informacje. Ponieważ okrągłe litery są przeznaczone dla szerokiego grona odbiorców, nie nadają się do ujawnienia poufnych informacji lub informacji nieprzeznaczonych dla szerokiego grona odbiorców.
