Każdy pracodawca ma moralny i prawny obowiązek ochrony firmy i jej pracowników, zarówno przed nielegalnym działaniem, jak i przed działaniami, które tworzą wrogie środowisko pracy. Przeprowadzenie dochodzenia w dowolnym momencie, gdy otrzymasz skargę lub masz powody, by sądzić, że pracownik dopuszcza się niewłaściwego postępowania jest niezbędne do wypełnienia tych obowiązków. Jeśli nie masz uzasadnionych powodów, aby tego nie robić, informowanie zaangażowanych stron, że dochodzenie będzie miało miejsce, jest wspólnym pierwszym krokiem.
Internal Memo Format
Chociaż możesz sporządzić list przy użyciu formatu notatki lub listu biznesowego, notatka jest bardziej powszechna w przypadku komunikacji wewnętrznej. Ponadto tytuł lub temat typowy w notatce może uczynić ten format bardziej skutecznym. Oprócz wiersza tytułu, notatka zawiera również datę, nazwę każdego odbiorcy oraz nazwę i tytuł nadawcy. Wyrównaj do lewej i pojedyncza przestrzeń każdego akapitu w treści notatki i użyj podwójnej spacji między akapitami. Dołącz specjalne oznaczenia, aby oznaczyć notatkę jako poufną i wskazać, czy notatka zawiera jakiekolwiek załączniki lub załączniki.
Oskarżony pracownik
Powiadom oskarżonego na piśmie przed rozpoczęciem dochodzenia. Pismo wyjaśniające powinno wyjaśniać zarzuty w możliwie najdokładniejszym stopniu, w tym nazwiska, daty i okoliczności. Opisz proces dochodzenia, zidentyfikuj prawa, jakie może mieć osoba oskarżona i powiedz oskarżonemu, że będzie miał okazję opowiedzieć swoją historię zarówno podczas pisania, jak i podczas osobistej rozmowy. Powiedz osobie, czy jest to "normalna sytuacja", czy też jego rola lub obowiązki służbowe wymagają modyfikacji do czasu zakończenia dochodzenia.
Oczekujące powiadomienie o dochodzeniu
W pierwszym powiadomieniu umieść bezpośredniego przełożonego pracownika i kierownika działu. Pismo powinno wyjaśniać charakter i zakres toczącego się dochodzenia. Ponadto pismo powinno określać kroki, które należy podjąć przed rozpoczęciem dochodzenia, takie jak rozliczanie i zabezpieczanie aktywów przedsiębiorstwa i mienia lub modyfikowanie obowiązków pracownika. Wreszcie pismo powinno określać, czy organy nadzoru i kierownicy będą uczestniczyć w dochodzeniu, a jeśli tak, to określić konkretne role i obowiązki.
Listy z przesłuchań z dochodzenia
Listy powinny również trafić do każdego, kogo planujesz przeprowadzić rozmowę, w miarę postępu dochodzenia. Jednak w przeciwieństwie do oczekującego powiadomienia o dochodzeniu, które może obejmować więcej niż jednego odbiorcę, powiadomienia z wywiadu powinny zawierać jednego adresata w linii adresowej, niezależnie od liczby wysyłanych listów. W piśmie nie należy podawać żadnych szczegółowych informacji, ale należy po prostu stwierdzić, że pracownik może zostać przesłuchany w ramach trwającego dochodzenia, podać nazwisko osoby, która będzie przeprowadzać rozmowę i wyznaczyć pełną współpracę. Ponadto pismo powinno określać, że notatka jest poufną informacją i nie jest odpowiednie dla dyskusji między urzędami.
