Gdy prowadzisz jakąkolwiek działalność, jej interesariusze, menedżerowie i klienci oczekują wydajności, niezawodności i bezpieczeństwa. Dotyczy to zwłaszcza transakcji finansowych. Kontrola wewnętrzna zapewnia, że wszystkie procesy biznesowe lub organizacyjne spełniają te wymagania. Jednak ważne jest, aby zidentyfikować wszelkie słabości w ramach konfiguracji kontroli wewnętrznej. Istnieje kilka sposobów na wykrycie tych braków i informacje są dostępne, aby ci pomóc. Na przykład Komisja Papierów Wartościowych i Giełd wydała wytyczne dotyczące monitorowania kontroli wewnętrznych.
Skataloguj wszystkie swoje wewnętrzne procedury kontrolne. Obejmuje to dokumentowanie transakcji finansowych, projektowanie i testowanie produktu, procedury zakupowe i audyt wewnętrzny. Dokładnie wiedz, z czym masz do czynienia, zanim przejrzysz dalsze procedury. Spróbuj zidentyfikować części firmy lub organizacji, które mogą być bardziej zagrożone niż inne. Oceniaj również wygląd swoich elementów sterujących. Zazwyczaj obejmuje to dokumentację, organizację, segregację obowiązków, informacje zwrotne i szkolenia.
Przeprowadź ocenę ryzyka dla wszystkich swoich procedur kontrolnych. Zidentyfikuj najbardziej prawdopodobne niepowodzenia w Twojej firmie lub organizacji. Ocena ryzyka zazwyczaj przyjmuje postać tabeli. Każde nowe ryzyko jest umieszczane w jednym rzędzie. Aby zbadać ryzyko, dodaj kilka kolumn wskazujących, co może pójść nie tak, dlaczego, kto jest odpowiedzialny za ten konkretny proces, kto go sprawdził, rozwiązania i kiedy osoba odpowiedzialna podjęła działanie.
Przeprowadź audyt wewnętrzny. Obejmuje to inwentaryzację zapasów i zasobów, rozliczanie gotówki i zobowiązania. Uzgodnienie gotówki oznacza, że kwota płynnej gotówki posiadana przez spółkę jest prawidłowa w porównaniu do przychodów i wydatków. Kontrola zobowiązań finansowych oznacza sprawdzenie, czy wszystkie płatności są dokonywane na rzecz właściwej firmy lub osoby fizycznej. Powinny się one odnosić do wszystkich sprawozdań finansowych zarówno wewnętrznych (dział księgowości), jak i zewnętrznych (banki).
Kształcić pracowników w zakresie nowoczesnych procesów i metod kontroli wewnętrznej. Kontrola wewnętrzna, podobnie jak wiele innych aspektów działalności, stale ewoluuje. Powiadom swoich pracowników o wszelkich zmianach i utrzymuj ich dobrze wyszkolonych. Brak wiedzy i szkoleń jest główną przyczyną niepowodzeń kontroli wewnętrznej. Sprawdzaj wiedzę pracowników i przeprowadzaj sesje przeglądowe podczas szkolenia personelu.
Monitoruj swój personel kontroli wewnętrznej. Oceny ryzyka są zazwyczaj tworzone przez osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną. Monitorowanie lub przeprowadzanie inspekcji zewnętrznych pozwala osobie trzeciej zidentyfikować możliwe słabości osoby lub zespołu, które zostały pominięte. Mogą one obejmować zarówno sam proces, jak i nadzór nad tymi, którzy go kontrolują. Zazwyczaj zewnętrzna firma audytorska przeprowadza takie kontrole. Większość firm ma relacje z zaufanymi zewnętrznymi audytorami.
Zbadaj opinie klientów i interesariuszy. Czy są częste skargi? Czy miały miejsce jakiekolwiek naruszenia kontroli wewnętrznej? Jeśli na przykład wielu klientów zgłasza tę samą awarię produktu, na przykład wadliwy przycisk, możesz odszukać procedury firmy, aby znaleźć problem. Oznaczałoby to zazwyczaj przegląd, w odwrotnej kolejności, dostawę, montaż, produkcję, testowanie i projektowanie.
Spójrz na raporty departamentów. Czy obszary firmy uległy pogorszeniu lub nie uległy poprawie zgodnie z oczekiwaniami? Takie problemy mogą wynikać z innych czynników, ale mogą również sygnalizować awarię kontroli wewnętrznej. Każdy dział jest w stanie kontrolować i monitorować, co robi; ale raporty departamentów muszą być powiązane, aby odzwierciedlić cały biznes. Sprawdź, czy każdy departament ma wystarczająco silny mechanizm, aby jego pracownicy zgłaszali słabości kontroli.
