Sponsorzy to osoby filantropijne, które lubią pomagać innym. Wyrażając wdzięczność w piśmie skierowanym do osób lub grup, które pomogły wesprzeć twoją sprawę, damy im znać, że ich wsparcie zostało docenione. Unikaj zbyt kwiecistego lub nastrojowego sentymentu. Zachowaj pismo bezpośrednie, jasne i proste.
Wybierz format Business Letter
Napisz list na swoim papierze firmowym lub na papierze grupy, którą reprezentujesz, która otrzymała sponsoring. Otwórz swój list, adresując go do osoby po imieniu. Jeśli trafi ona do organizacji, napisz do głównego przedstawiciela, takiego jak "President Jones" lub "Pani Emma Whitaker, CEO", a następnie CC - carbon copy - do Rady Dyrektorów z dodatkową kopią. Powitanie typu "Szanowna pani Whitaker i członkowie zarządu" jest właściwe.
Wyraź swoją wdzięczność
Pisz z sercem słowa, które wyrażają twoją wdzięczność. Powiedz bezpośrednio, że jesteś naprawdę wdzięczny za konkretne wsparcie udzielone przez firmę, a następnie dodaj nazwę swojego projektu lub wydarzenia. Wiele dużych grup filantropijnych może wnieść wkład do tysięcy ludzi, więc dołącz to, do czego przyczyniła się osoba lub grupa. Przykładem może być: "Nasz zespół wyścigi jachtów dla kobiet przyłącza się do mnie, dziękując wszystkim za wkład finansowy w wysokości 50 000 $ za wejście do wyścigu Vic Maui." Jeśli elementy zostały wniesione, dziękuję za szczegóły, takie jak sprzęt, narzędzia, materiały, sprzęt lub zakwaterowanie.
Bądź konkretny o pieniądzach
Dodaj szczegółowe informacje o doświadczeniu i notatkę na temat tego, na co te pieniądze przeznaczono. Na przykład: "Twoje fundusze sponsorskie poszły w kierunku pełnego zestawu nowych żagli dla jachtu i nowego sprzętu nawigacyjnego.. Wyścig zakończył się z jednym drobnym usterką w ciągu ostatnich dwóch godzin, jednak najpierw zajął miejsce w naszej dywizji. Niewykluczone, że niewidome kobiety, które były członkami załogi, przekażą wiadomość, że staną się niezależne dla różnych społeczności, w kierunku inspirujących młodych kobiet."
Pomyśl o przyszłości na nowe cele
Dodaj zdanie lub dwa, wskazujące następny projekt i cele. Wspomnienie o przyszłym wydarzeniu pomoże przygotować grunt pod spodziewane przyszłe finansowanie. Jeśli osiągnąłeś sukces lub osiągnąłeś swój cel, sponsor najprawdopodobniej będzie otwarty na przyszłe wsparcie.
Z poważaniem Zamknij list
Zamknij list z "Bardzo szczerze Twój" lub "Ze szczerą wdzięcznością", a następnie podpisz go. Dodaj nazwiska członków zespołu, jeśli grupa jest mała, ale w przeciwnym razie twoja będzie wystarczająca. Dodaj informacje kontaktowe i link do strony na końcu listu. Zachowaj całą literę na jednej stronie, używając swojego autentycznego "głosu" - języka, w którym czujesz się komfortowo - w połączeniu z profesjonalnym podejściem. Spersonalizuj podpis ręcznie, podpisując go, a nie pisząc, nawet jeśli wpisano resztę litery.
Załącz pamiątkę
Dobrą praktyką jest dodawanie pamiątki, kiedy to możliwe. Na przykład, jeśli jesteś sponsorowany, aby napisać książkę, wyślij podpisaną kopię z listem. Jeśli dostałeś mundur lub ekwipunek, wyślij zdjęcie zespołu, które je pokazuje. W przypadku kobiecej drużyny wyścigowej odpowiednie byłoby zdjęcie załogi na statku. Oprawianie jest opcjonalne. Wyślij DVD, jeśli zrobiłeś film lub ktoś nagrał twoje wydarzenie wideo. Oglądanie materiału z wspinaczki na Mount Everest, zanim świat to zobaczy, może być ekscytujące dla sponsorów.
