Wspólne sporządzanie rocznika zabiera czas i pieniądze. Dlatego wiele pracowników poszukuje reklam biznesowych, fundraiserów i sponsorów, aby pomóc w zaspokojeniu potrzeb finansowych pracowników. Sponsorzy mogą być integralną częścią finansowania rocznego, ale dobrze jest najpierw zbadać potencjalnych sponsorów przed skontaktowaniem się z nimi w celu uzyskania wsparcia finansowego. Dobre kontakty mogą być rodzicami pracowników rocznika, pracownikami szkoły i pracownikami lub członkami społeczności, takimi jak właściciele firm.
Wczesne planowanie
Przed napisaniem spotkać się jako personel i ocenić potrzeby finansowe. Większość sztabów spotyka się późnym latem, przed rozpoczęciem roku szkolnego, aby sporządzić listę potrzeb finansowych. Weźmy na przykład roczny obóz, imprezy z okazji podpisania lub koszulki dla personelu. Wszystko to kosztuje, oprócz faktycznego kosztu publikacji rocznika. Po uporządkowaniu listy i budżetu, przejedź po okolicy lub przeszukaj Internet, aby lokalne firmy mogły sponsorować Twój rocznik i finansowo wspierać Twoje potrzeby. Pracownicy mogą wysyłać mailery do rodziców ze szkoły i personelu, ale dobrze jest zachować bardziej osobisty charakter listów sponsorowanych.
Grzeczności i wstępy
Każdy wielki list zaczyna się od uprzejmego powitania i wprowadzenia tego, kim jesteś. Jeśli kierujesz reklamy na określoną firmę, wykonaj badania i wyślij list do menedżera lub właściciela tej firmy. Uczynienie go tak osobistym, jak to tylko możliwe, jest ważne, gdy występuje się o pomoc finansową lub sponsorowanie. Po powitaniu pora na przedstawienie siebie, roczników i szkoły, którą reprezentujesz. Nie chcesz jeszcze dostać się do prośby; po prostu mów o tym, kim jesteś. To może być dobry moment, aby wspomnieć o swojej roli w społeczności, o wszelkich nagrodach wygranych w roczniku lub możliwych tematach książki.
Czyste intencje
Po wprowadzeniu, przejdź do celu listu. Powiedz im dokładnie, czego potrzebujesz i co zamierzasz zrobić z tymi pieniędzmi. Możesz zaproponować konkretne kwoty darowizny, np. 20 USD, 50 USD, 100 USD lub 200 USD. Warto wspomnieć o korzyściach z ich prezentu, takich jak ulgi podatkowe i pomoc dla pracowników i społeczności. Możesz także wspomnieć o tym, jak zamierzasz honorować darowiznę, na przykład poprzez przyznanie im małej plakietki do wyświetlania lub oferowania miejsca w Twoim roczniku na reklamę swojej firmy.
Dziękuję i obserwuj
Ostatni akapit listu powinien zawierać informacje kontaktowe, w tym najlepszy czas na dotarcie do Ciebie. Dołącz wiersz lub dwa, które również wskazują, kiedy masz zamiar się z nimi skontaktować, jeśli nie usłyszysz odpowiedzi.W zależności od pracowników możesz skontaktować się z nimi telefonicznie, przez e-mail lub osobiście, ale upewnij się, że wiedzą, kiedy i jak nie są zaskoczeni. Na koniec, podziękuj im za poświęcony czas i uwagę, a także wspomnij, że doceniasz to, co robią dla Twojej społeczności. Podpisz list swoim imieniem i nazwiskiem, a następnie personelem i nazwą szkoły pod swoim podpisem, choć niektóre sztaby uważają, że bardziej osobiste jest podpisanie list przez całą grupę.
