Dziś firmy mają szczęście, że dysponują wieloma narzędziami, które ułatwiają efektywną komunikację. Od komunikatorów po rozmowy wideo i internetowe platformy współpracy zespołowej nie brakuje sposobów komunikacji ze współpracownikami, klientami, partnerami i interesariuszami biznesowymi. Podczas gdy istnieje kilka różnych systemów komunikacyjnych, które firmy mogą włączyć do codziennych procesów, jakość skutecznej komunikacji jest nadal wymagana bez względu na to, która platforma jest używana.
Słuchaj uważnie w rozmowie
Słuchanie jest kluczowym elementem wymaganym do efektywnej komunikacji. W biznesie ważne jest, aby ćwiczyć aktywne słuchanie, co oznacza wysiłek, aby usłyszeć i zrozumieć, co ktoś mówi do ciebie. Jeśli kolega rozmawia z tobą o problemie z klientem, ważne jest, aby zrozumieć szczegóły przed przystąpieniem do rozwiązania.
Ludzie nie lubią rozmawiać z kimś, kto nie poświęca czasu na słuchanie tego, co mają do powiedzenia. Aby pokazać swojemu koledze, że aktywnie wpisujesz się na listę, możesz powtórzyć lub przeformułować część swojej rozmowy, aby zademonstrować zrozumienie sytuacji z klientem. Zadawanie pytań w celu uzyskania wyjaśnienia szczegółów jest również sposobem na aktywne słuchanie i zrozumienie całości obrazu.
Poznaj swoją publiczność
Modyfikowanie wiadomości na podstawie odbiorców jest kryterium skutecznej komunikacji. To, co masz do powiedzenia jednej osobie, nie będzie odpowiednie dla drugiej osoby w oparciu o jej rolę w organizacji i ich znajomość tematu. Aby skutecznie przekazać swoją wiadomość, musisz zmienić język, ton i medium tak, aby były odpowiednie dla odbiorców.
Na przykład sposób, w jaki rozmawiasz z osobą wykonawczą w Twojej organizacji, może różnić się od sposobu, w jaki rozmawiasz z rówieśnikiem, nawet jeśli treść wiadomości jest taka sama. Niektórzy używają bardziej sformalizowanego języka w kontaktach z przełożonymi, gdy używają swobodnego języka biznesowego z kolegami. Kultura Twojej firmy wpłynie również na sposób komunikacji z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami.
Bądź zwięzły, kompletny i poprawny
Zapewnienie zwięzłej, bezpośredniej komunikacji pomaga uniknąć powtarzania i frustracji. Usuwając niepotrzebne szczegóły z komunikacji, możesz zmniejszyć szanse nieporozumień. W dzisiejszych czasach rozpiętość uwagi ludzi jest krótka, więc przesłanie wiadomości w dziesięć minut jest bardziej skuteczne niż 30 minut. Na przykład, jeśli spotykasz się z klientem w sprawie możliwości sprzedaży, pokaż im, że szanujesz ich czas, utrzymując prezentację tak zwięzłą, jak to możliwe.
Chociaż skuteczna komunikacja jest krótka i zwięzła, musi również być kompletna. Oznacza to, że przesłanie musi zawierać wszystkie istotne fakty i powinno być zorganizowane logicznie, aby było łatwe do naśladowania. Na podstawie tego, z kim rozmawiasz, możesz przejąć pewne aspekty swojej wiedzy, podając szczegółowe informacje, których mogą nie znać. Zapewnienie pełnego znaczenia wiadomości jest kluczem do efektywnej komunikacji. Na przykład, jeśli pracujesz z nowym partnerem biznesowym i rozmawiasz o zakupie materiałów eksploatacyjnych, konieczne jest dostarczenie im wszystkich specyfikacji materiałów, których potrzebujesz. Bez dostarczenia cennych informacji dostawca może nie być w stanie dostarczyć właściwych części, co może powodować frustrację, opóźnienia i słabe relacje.
Dostarczanie faktów bez ich zawyżania jest jedną z cech dobrych umiejętności komunikacyjnych i pozwala uniknąć niejednoznaczności i zamieszania. Jeśli masz do czynienia ze skargą, którą klient ma z pracownikiem, na przykład, musisz uzyskać informację zwrotną od obu stron, aby zrozumieć problem.
Włączenie opinii do wiadomości
Skuteczna komunikacja wymaga dawania i otrzymywania aktualnych informacji zwrotnych. Informacje zwrotne pomagają pokazać zarówno Tobie, jak i osobie, z którą się komunikujesz, czy wiadomość została wysłana i otrzymana dokładnie. Jeśli informacje zwrotne są całkowicie nie na temat, może to świadczyć o tym, że nie komunikowałeś się skutecznie lub że odbiorca nie w pełni rozumiał Twoje znaczenie.
W środowisku biznesowym opinie są bardzo ważne podczas pracy w zespole. Na przykład, jeśli zajmujesz kierownicze stanowisko, musisz zapewnić swoim pracownikom konstruktywne opinie na temat ich wyników, ich roli i umiejętności komunikacyjnych z klientami. Informacje zwrotne obejmują również pochwały, które mogą podnieść morale firmy i zwiększyć koleżeństwo.
Oprócz przekazywania informacji zwrotnych, skuteczna komunikacja wymaga również jej otrzymania. Konstruktywna informacja zwrotna jest przydatna w celu poprawy wydajności w pracy. Jeśli jesteś odpowiedzialny za wygłaszanie przemówienia podczas spotkania w całej firmie, pamiętaj, aby poprosić kluczowych członków personelu o opinie zwrotne po przemówieniu. Ich opinie podpowiedzą Ci, czy Twoje przemówienie skutecznie przekazuje wiadomość, i pokaże Ci, czy Twój personel zrozumiał główne punkty, które chciałeś przekazać. Ich opinie pokażą także obszary, w których musisz poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Na przykład, jeśli krytyka była taka, że mowa była zbyt długa, wiesz, że następnym razem możesz pracować nad tym, by być bardziej zwięzłym w komunikacji.
Pokaż szacunek poprzez swoją rozmowę
Szanowanie osób, z którymi się komunikujesz, jest ważnym kryterium skutecznej komunikacji. Ludzie są bardziej zmotywowani do zaangażowania się z tobą, jeśli okazujesz szacunek dla nich i ich pomysłów. Jeśli na przykład spotkasz się z potencjalnym klientem po raz pierwszy, możesz okazać szacunek, adresując go przy użyciu jego nazwy, co sprawia, że czują się docenieni. Poświęcenie czasu na przeczytanie o ich działalności i zajęcie się nimi w rozmowie prowadzi długą drogę do pokazania perspektywy, którą szanujesz.
Jeśli rozmawiasz przez telefon z partnerem biznesowym, okazuj szacunek, koncentrując się na rozmowie. Zamiast sprawdzać pocztę e-mail lub przeglądać internet podczas rozmowy przez telefon, pozostawanie w kontakcie z nimi podczas rozmowy telefonicznej jest rzeczą godną szacunku.
Gdy komunikujesz się przez e-mail z kolegami, poświęć kilka minut na sprawdzenie wiadomości, aby nie było błędów pisowni i błędów ortograficznych lub gramatycznych. Okazujesz szacunek, poświęcając czas, aby uważnie skonstruować swoją wiadomość.
Nie zapomnij o komunikacji niewerbalnej
Słowa, których używamy do komunikacji, stanowią mniej niż 10 procent przekazu, który przekazujemy. Oznacza to, że sygnały niewerbalne mają kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji. Ton twojego głosu pokazuje, jak się czujesz, kiedy się komunikujesz. Jeśli chcesz być przyjazny, na przykład, upewnij się, że twój ton jest przyjazny.
Twoje gesty, postawa i język ciała pomagają ci przekazać znaczenie twoich słów. Przesłanie sygnałów z twoich ramion, że jesteś defensywny lub zamknięty podczas kontaktu wzrokowego pokazuje, że chcesz nawiązać połączenie.
Zwróć uwagę na sygnały niewerbalne, które są przekazywane przez osobę, do której mówisz. Ich postawa, ton i język ciała pokażą ci, jak czują się z tym, co mówisz i mogą pomóc ci w sposobie komunikowania się z nimi.
Wymagania dobrego systemu komunikacji
Dobry system komunikacji wymaga wyboru właściwego systemu komunikacji dla danego zadania. Przy tak wielu dostępnych opcjach, takich jak telefon, wiadomości, e-mail i osobiście, musisz wybrać medium, które najlepiej pasuje do tematu rozmowy. Na przykład, nie wysłałbyś swojego szefa, aby zrezygnował ze stanowiska lub poprosił o podwyżkę. Tego rodzaju ważne rozmowy powinny odbywać się osobiście. Podobnie, nie potrzebujesz spotkania osobistego w przypadku drobnych problemów biznesowych, które można przesłać e-mailem, aby zaoszczędzić czas i zasoby.
